Lomaketoiminnallisuus

Ota yhteyttä, niin suunnitellaan yhdessä, miten lomakkeita voidaan hyödyntää liiketoiminnassasi. Aktivoimme ominaisuuden yrityksellesi käyttöön.

Lomakkeiden avulla allekirjoituspyynnön tekijä voi täydentää vakiomuotoiseen sopimukseen tarvittavat tiedot ennen sen lähettämistä allekirjoitettavaksi. Lomakkeita voidaan käyttää myös siten, että allekirjoittajaa pyydetään täyttämään halutut kentät ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Kun ulkoisessa järjestelmässä laadittu lomakemallin mukainen sopimus liitetään allekirjoitusprosessiin SignSpace Easy -integraation kautta, sen sisältö luetaan automaattisesti lomakkeessa määriteltyjen kenttien perusteella ja tiedot esitäytetään allekirjoituspyynnölle. Allekirjoittajille asetetaan lomakkeelta tarvittavat tiedot, kuten sähköpostiosoite, nimi, henkilötunnus ja puhelinnumero.

Sopimuksen metatiedot voidaan lukea automaattisesti dokumentilta, ja näitä tietoja hyödyntää esimerkiksi ulkoiseen järjestelmään integroidussa automattisessa arkistoinnissa tai helpottamaan sopimusten löytymistä SignSpace-palvelusta.

Joustavuuden ansiosta lomakkeita voidaan hyödyntää useissa erilaisissa liiketoimintaprosesseissa, joissa tarvitaan saumatonta integraatiota eri järjestelmien välillä sekä tietojen keräämistä sopijaosapuolilta prosessin eri vaiheissa. Tässä muutamia esimerkkejä:

• Integraatiot: Yhdessä SignSpace Easy -laajennuksen kanssa, lomakkeet mahdollistavat allekirjoitusprosessien liittämisen kolmannen osapuolen työkaluihin ilman teknistä integraatiota.

• Hakemukset: Hakijat voivat täyttää tarvittavat tiedot ja liitteet sopimukselle ennen allekirjoitusta.

• Sisäiset hyväksynnät: Tietojen kerääminen määrämuotoisiin kulukorvaus-, hankinta- ja projektihakemuksiin ennen allekirjoittamista.

• Koeajoluvat: Lomakkeiden avulla koeajoluvat voidaan lähettää lähdejärjestelmästä helposti ja luotettavasti allekirjoitettavaksi ilman teknistä integraatiota, mikä nopeuttaa ja tehostaa ajolupien käsittelyprosessia.

Näin luot uuden lomakkeen

Avaa Lomakkeet-osio ylävalikon lomakekuvakkeesta .

Luo uusi lomake valitsemalla "+ Uusi lomake".

Aloita lataamalla pdf-tiedostomuotoinen lomakepohja, jota haluat käyttää sopimuksen pohjana.

On tärkeää varmistaa, että lomakepohjatiedosto on vakiomuotoinen – eli kenttien tiedot syötetään ja niiden tietoja luetaan aina samoista kohdista asiakirjassa.

Lomakkeen rakentaminen

Lomakkeen rakentaminen tapahtuu esikatselualueella vetämällä kenttiä oikeasta sivupalkista lomakkeeseen. Kenttiä voi siirtää ja muokata tarpeen mukaan.

Esimerkin lomakkeen rakentamisesta löydät kappaleesta: Allekirjoittajatietojen lukeminen ja automaattinen täyttö.

Toimijat (Actors)

Seuraavaksi lisätään toimija lomakkeelle. Toimijat ovat osapuolia, jotka suorittavat toimintoja allekirjoitusprosessissa. Vaihtoehdot ovat:

• Tekijä (Creator)

• Allekirjoittaja (Signatory)

• Robotti (Robot)

Voit lisätä toimijoita klikkaamalla "Lisää toimija" -painiketta ja valitsemalla toimijan tyyppi pudotusvalikosta.

Taulukossa esitellään toimijat ja niiden tekemät toiminnot.

Toimija	Toiminto	Kuvaus	Edellytykset
Robotti	Lue metatiedot	Robotti lukee määritellyistä pdf-tiedoston kentistä arvoja ja tallentaa nämä allekirjoituspyynnön metatietoihin	Käytetään yhdessä SignSpcae Easy-laajennuksen kanssa
Robotti	Lue allekirjoittajatiedot	Robotti lukee allekirjoittajien tiedot pdf-tiedostosta ja täyttää nämä allekirjoituspyynnölle	Käytetään yhdessä SignSpcae Easy-laajennuksen kanssa
Allekirjoittaja	Tietojen syöttö	Allekirjoittaja täyttää kenttien tiedot ennen allekirjoittamista	Tiedot voidaan kerätä ainoastaan ensimmäiseltä allekirjoittajalta
Tekijä	Tietojen syöttö	Tekijä täyttää kenttien tiedot ennen allekirjoituspyynnön lähettämistä	Tekijä lisää lomakkeen allekirjoituspyynnölle ja täyttää sen ennen lähettämistä allekirjoitettavaksi

Robotti toimijana

Robotti asetetaan toimijaksi silloin kun käytössäsi on SignSpace Easy-laajennus ja on tarvetta lukea allekirjoittajien tietoja ja / tai metatietoja ulkoisessa järjestelmässä täytetyltä lomakemallin mukaiselta pdf-dokumentilta.

Allekirjoittajatietojen lukeminen ja automaattinen täyttö

Kun toimintotyypiksi on valittu Lue allekirjoittajatiedot, robotti lukee määritellyistä pdf-tiedoston kohdista allekirjoittajan tiedot ja tuo ne automaattisesti allekirjoituspyynnölle allekirjoittajan tietoihin.

Valitse ensin mitä tietoja haluat tuoda allekirjoituspyynnölle:

• Sähköposti

• Henkilötunnus

• Nimi

• Puhelin

Raahaa sitten lomakepohjan päälle ilmestyneet kentät niihin kohtiin, joista robotti lukee tiedot.

Esimerkissä luetaan allekirjoittajan nimi, hetu ja sähköpostiosoite ja täytetään automaattisesti allekirjoituspyynnölle.

Voit muuttaa kentän kokoa vetämällä laatikon reunasta ja tämä on usein tarpeen, jotta tiedot saadaan luettua kentän koko alueelta. Rajaa otsikkotekstit kentän ulkopuolelle, jotta ne eivät häiritse tietojen lukua.

Muut määrittelyt tehdään SignSpace Easy -laajennuksen asetuksissa.

Metatietojen automaattinen lukeminen ja tallennus

Kun toimintotyypiksi on valittu Lue metatiedot, robotti lukee määritellyistä pdf-tiedoston kohdista kenttien tekstit ja tallentaa ne automaattisesti allekirjoituspyynnön metatietoihin.

Valitse valintalistalta metatietokentät, joihin haluat tallentaa tietoja ja aseta kentät lomakkeella niihin kohtiin joista tiedot luetaan.

Esimerkissä lomakkeelta luetaan ajoluvan numero ja tallennetaan se metatietoihin kenttään "Driving permiossion ID"

Allekirjoittaja toimijana

Kun allekirjoittaja on asetettu toimijaksi, allekirjoittajaa pyydetään täyttämään lomakkeelle määritellyt tiedot ennen allekirjoitusta. Tietoja voi kerätä vain ensimmäiseltä allekirjoittajalta, sillä sopimukseen ei voi enää tehdä muutoksia kun allekirjoittaminen on aloitettu.

Esimerkkilomakkeella pyydetään allekirjoittajaa syöttämään passin numero- ja hetu -tiedot ennen allekirjoittamista

Kenttiä voi lisätä ja poistaa muokkaus (Edit) valikon kautta.

Tämänhetkinen versio tukee ainoastaan tekstikenttien syöttöä. Mikäli sinulla on tarvetta esimerkiksi radiopainikkeille, valintaruuduille, listoille tai päivämääräkentille, niin ole meihin yhteydessä.

Tekijä toimijana

Tekijä asetetaan toimijaksi, kun halutaan kerätä tietoja allekirjoituspyynnön laatijalta ennen sopimuksen lähettämistä allekirjoitettavaksi. Tarvittavat kentät lisätään lomakkeelle ja sijoitetaan niihin kohtiin, joissa tiedot halutaan esittää dokumentissa.

Lomake on saatavilla allekirjoituspyynnön luontilomakkeella niille käyttäjille, joille se on jaettu.

Lomakkeen lisääminen allekirjoituspyynnölle

Voit lisätä lomakkeita uudelle allekirjoituspyynnölle tiedoston tavoin.

Klikkaa uudella allekirjoituspyynnöllä Lisää lomake ja valitse haluamasi lomake listalta:

Jos tietojen syöttöä kenttiin edellytetään, lomake avautuu tietojen syöttönäkymään.

Käyttäjä on lisännyt lomakkeen allekirjoituspyynnölle ja täyttää sen ennen lähettämistä allekirjoitettavaksi

Kaikki pakolliset (*) kentät on täytettävä ennen lähetyksen sallimista.

Lomaketiedoston päivitys

Kun lomakkeen pohjatiedoston sisältöön tulee muutoksia, se voidaan päivittää uuteen versioon valitsemalla Päivitä tiedosto.

Lomake mallipohjaan

Lomakkeita voidaan lisätä mallipohjiin, kuten muitakin tiedostoja.

Fontin määrittely

Tekstityypin ja koon voi määritellä lomakkeen asetuksissa (kun ensimmäinen toimija lisätty). Asetus on voimassa kaikilla lomakkeen kentillä.