Hyödynnä lomakkeita ajolupien sähköiseen allekirjoittamiseen
Last updated
🇫🇮 Suomi
Last updated
Kun yrityksesi käyttää selainpohjaista järjestelmää ajolupalomakkeiden täyttämiseen, näiden sähköinen allekirjoittaminen voidaan toteuttaa helposti hyödyntäen tarjoamaa kevyttä integraatiota ja .
Allekirjoitusprosessin vaiheiden saumaton yhteensopivuus mahdollistaa ajolupien nopean käsittelyn. Kaikki tiedot tallentuvat sähköisesti ja allekirjoittajan henkilöllisyyden vahvistaminen lisää prosessin luotettavuutta. Henkilötietojen käsittely voidaan rajata tarvittaville henkilöille / ryhmille ja poistopolitiikka määritellä niin, että toiminta on tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaista.
Alla esitetty esimerkkiprosessi kattaa kaikki ajolupaprosessin vaiheet. SignSpace-palvelun joustavuus mahdollistaa ratkaisun räätälöinnin vastaamaan kunkin asiakkaan yksilöllisiä tarpeita.
1. Myyjä täyttää ajoluvan
Myyjä täyttää ajolupalomakkeen autoliikkeen järjestelmässä
2. SignSpace Easy -laajennuksen käyttö
Myyjä avaa ajolupadokumentin Chrome-selaimessa.
Klikkaa SignSpace Easy -laajennuksen kuvaketta.
Järjestelmä lukee automaattisesti asiakkaan tiedot ajolupadokumentilta.
Myyjä tarkistaa ja tarvittaessa muokkaa tietoja ja tallentaa allekirjoituspyynnön.
3. Myyjän allekirjoitus
Myyjä ohjataan SignSpace-sovellukseen ja allekirjoittaa ajoluvan kevyellä tunnistautumisella.
Tämän jälkeen hän voi tarvittaessa kopioida allekirjoituslinkin ja jakaa sen asiakkaalle esimerkiksi WhatsAppilla.
4. Asiakkaan allekirjoitus
Asiakas avaa allekirjoituskutsun puhelimella tai tietokoneella.
Tunnistautuu vahvasti pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Lukee ajoluvan, liittää ajokorttikuvan ja allekirjoittaa dokumentin.
Allekirjoitettu ajolupa voidaan avata selaimeen tai tallentaa laitteelle.
5. Allekirjoitetun ajoluvan toimitus
Asiakas voi ladata ajoluvan suojatusta linkistä tai se voidaan vaihtoehtoisesti lähettää sähköpostiin.
6. Tiedon palautus autoliikkeen järjestelmään
Riippuen autoliikkeen järjestelmän kyvykkyyksistä vastaanottaa tietoa, SignSpace voi palauttaa autoliikkeen järjestelmään tietoja, kuten linkin allekirjoitettuun dokumenttiin ja merkinnän onnistuneesta allekirjoituksesta.
Tietoja voidaan lukea automaattisesti PDF-dokumentista ja tallentaa SignSpacen metatietoihin (esim. ajoluvan numero, rekisterinumero).
Ajoluvat voidaan jakaa SignSpace-palvelussa määriteltyihin ryhmiin ja ohjausta näihin voidaan tarkentaa metatiedoilla.
Ajoluvat voidaan arkistoida ulkoiseen järjestelmään kuten SharePointiin.
Asiakas määrittelee ajoluville poistoajan, jonka jälkeen ne poistuvat SignSpace -järjestelmästä.
Mikäli tarvetta niin SignSpace-palvelun monipuoliset ominaisuudet, kuten sisäinen viestintä, tagit ja tehtävienhallinta ovat hyödynnettävissä ajolupien käsittelyssä.
Autokaupan järjestelmässä lomakkeelle täytettävien allekirjoittajatietojen ja metatietojen tulee sijaita selaimeen avattavalla PDF-dokumentilla aina samoissa kohdissa.
Chrome-selaimeen tulee asentaa SignSpace Easy -laajennus kullekin käyttäjälle.
Henkilöiden jotka lähettävät ajolupia allekirjoitettavaksi, tulee olla yrityksen SignSpace-tilin käyttäjiä ja tunnistautua tilille kertaalleen vahvasti.
