# Valmistele sopimus keskustelutoiminnoilla

Keskustelutoiminnallisuudet on uudistettu tukemaan entistä paremmin sopimusten allekirjoitusta edeltävää esikäsittelyä. Uudistusten myötä sopimusten valmistelu, kommentointi ja versioiden läpikäynti on sujuvaa ja tietoturvallista kaikille osapuolille. Keskusteluihin liittyminen ei edellytä SignSpace-tilin rekisteröimistä, joten ominaisuutta on helppo hyödyntää kaikkien sidosryhmien kanssa.

Keskustelut soveltuvat kaikkiin tilanteisiin, joissa keskeneräisiä sopimuksia tarkistetaan, kommentoidaan tai jaetaan ennen allekirjoitusvaihetta — aina kevyestä sisällöntarkastuksesta laajoihin sopimusneuvotteluihin.

{% hint style="success" %}
**Tärkeimmät ominaisuudet**

* **Keskustelut viestiketjussa:** selkeyttää tiedonvaihtoa ja nopeuttaa sopimusten esikäsittelyä.
* **Ei edellytä rekisteröitymistä**: kutsutut voivat liittyä keskusteluun suoraan sähköpostilinkin kautta.
* **PDF-tiedostojen kommentointi**: keskusteluun liitettyihin PDF-tiedostoihin voidaan kirjoittaa kommentteja.
* **Kohdennetut sähköposti-ilmoitukset:** Lähettäjä voi valita viestikohtaisesti, kenelle sähköposti‑ilmoitus uudesta viestistä toimitetaan.
* **Siirtyminen allekirjoitusvaiheeseen dokumenteista**: keskusteluun tallennetuista tiedostoista voi valita valmiit ja käynnistää uuden allekirjoituspyynnön.
* **Tietoturvallinen:** keskustelut on aina suojattu vähintään pääsykoodilla ja voit lisäksi edellyttää vahvaa tunnistautuminen, jolla varmistat että ainoastaan nimeämäsi henkilöt pääsevät näkemään keskustelun. 
* **Elinkaaren hallinta:** Määritä kutsulinkkien voimassaolo ja keskustelun säilytysaika, jotta pääsyoikeudet ja aineisto poistuvat haluttuna ajankohtana.
  {% endhint %}

{% hint style="info" %}
Lue [täältä](/viestinta/suojattu-viestinta-turvaposti.md), miten voit hyödyntää keskustelutoiminnallisuutta turvapostina — ja jakaa, vastaanottaa sekä käsitellä sensitiivistä tai luottamuksellista tietoa tietoturvallisesti.
{% endhint %}

### Uuden keskustelun luominen

Näin luot uuden keskustelun:

1. Valitse ylävalikosta **+ Uusi** → **Keskustelu**

<figure><img src="/files/0R7FyOjXMLkXjQC6eagd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. **Lisää osallistujat** nimellä tai sähköpostiosoitteella.

* Jos **Vahva henkilöllisyyden varmennus** on päällä, kullekin osallistujalle täytyy lisäksi täyttää **Maa**, **Etunimi Sukunimi** ja/tai **Syntymäaika.**

3. **Kirjoita viesti.** Tekstiä voi muokata työkalupalkista löytyvillä vaihtoehdoilla.
4. **Lisää** **liitteet**-osioon, jossa tiedostojen esittämisjärjestystä voi muokata.
5. **PDF-tiedostojen kommentointi** on oletuksena käytössä. Poista valinta, jos haluat estää kommentoinnin.
6. Tee tarvittavat **muutokset keskustelun asetuksiin** sivupalkista
7. Julkaise keskustelu valitsemalla **Lähetä**

Kun keskustelu on julkaistu, osallistujat vastaanottavat kutsun keskusteluun sähköpostilla.

### Sivupalkin asetukset

Sivupalkissa hallitaan keskustelun perusasetuksia, suojausta ja elinkaarta.

**Kutsun kieli**

Sähköposti‑ilmoitukset lähetetään valitulla kielellä, ellei vastaanottaja ole rekisteröitynyt käyttäjä ja valinnut käyttöliittymäänsä toista kieltä. Kutsun voi lähettää suomeksi, englanniksi tai ruotsiksi.

<div align="left"><figure><img src="/files/YDrfsiQ3LtmNYy23TTeW" alt="" width="330"><figcaption></figcaption></figure></div>

**Turvallisuusasetukset**

Turvallisuusasetuksissa määritellään suojauksen taso.

<div align="left"><figure><img src="/files/lM0uOYmc1EUtqWvzCEjA" alt="" width="332"><figcaption></figcaption></figure></div>

**Oletuksena** jokaisen keskusteluun osallistuvan tulee joko kirjautua omalle SignSpace-tililleen tai todentaa henkilöllisyytensä kuusinumeroisella pääsykoodilla, joka lähetetään sähköpostiin kunkin keskusteluun liittymisen yhteydessä.

**Vahva tunnistautuminen vaaditaan:** Voit tiukentaa tietoturvaa ottamalla vahvan tunnistautumisen käyttöön. Tällöin jokaisen osallistujan on todistettava henkilöllisyytensä vahvasti. Asetuksen ollessa päällä **Etunimi Sukunimi** ja/tai **Syntymäaika** on pakollinen tieto jokaiselle osallistujalle. Näitä tietoja verrataan tunnistautumisen yhteydessä palautuviin henkilötietoihin, ja pääsy myönnetään ainoastaan, jos tiedot täsmäävät. Suojaustaso on korkeimmillaan, kun osallistujille syötetään sekä nimi että syntymäaika.

{% hint style="warning" %}
**Vahva tunnistautuminen on lisämaksullinen ominaisuus. Käytöstä veloitetaan käyttöperusteisesti** [**hinnaston**](https://signspace.vastuugroup.fi/hinnasto) **mukaisesti.**
{% endhint %}

Mikäli et halua, että keskustelujen sisältöjä näytetään sähköposti‑ilmoituksissa, voit ottaa käyttöön asetuksen **Älä näytä keskusteluja sähköposti-ilmoituksissa**.

{% hint style="info" %}
Mikäli keskustelu sisältää ryhmiä, vahvaa tunnistautumista ei voi ottaa käyttöön. Jos vahvan tunnistautumisen käyttöönotto on välttämätöntä, kaikki ryhmät tulee poistaa ennen asetuksen muuttamista. Tämän jälkeen voit kutsua tarvittavat ryhmien jäsenet uudestaan keskusteluun yksittäisinä henkilöinä.
{% endhint %}

**Pääsyoikeudet**

Oletuksena muut osallistujat **eivät voi lisätä** uusia käyttäjiä keskusteluun. He voivat kuitenkin **ehdottaa** uusia henkilöitä lisättäväksi, jolloin saat tästä ilmoituksen ja voit joko hyväksyä tai hylätä ehdotetun pääsyn.

<div align="left"><figure><img src="/files/7O6vyEgzJ1FDmHGQtYal" alt="" width="330"><figcaption></figcaption></figure></div>

Voit halutessasi sallia, että muut osallistujat **kutsuvat suoraan uusia käyttäjiä** joko omasta organisaatiostasi ja/tai sen ulkopuolelta.

**Kutsulinkin voimassaolo**

Sähköpostikutsulinkki on oletuksena voimassa kuukauden kutsun lähettämisestä. Voimassaoloaikaa voi tarvittaessa muuttaa lyhyemmäksi tai pidemmäksi.

<div align="left"><figure><img src="/files/G4DigA2HSWXwueuIaG3Q" alt="" width="330"><figcaption></figcaption></figure></div>

{% hint style="info" %}
Jokaisessa lähetetyssä sähköposti‑ilmoituksessa oleva linkki on voimassa sähköpostin lähetyspäivästä alkaen sen ajan, joka on määritelty keskustelun *kutsulinkin voimassaolo* ‑asetuksessa.
{% endhint %}

**Säilytys**

Keskustelu poistetaan automaattisesti, kun sen säilytysaika päättyy. Oletussäilytysaika määräytyy [organisaatiosi asetusten mukaisesti](/tietojen-sailytys-ja-poisto/automatisoi-tietojen-poisto.md). Mikäli sinulle on myönnetty [tarvittavat oikeudet](/tietojen-sailytys-ja-poisto/automatisoi-tietojen-poisto.md) pääkäyttäjän toimesta, voit muuttaa keskustelun säilytysasetusta.

<div align="left"><figure><img src="/files/spQmaR0QXzbWZItSmkOz" alt="" width="331"><figcaption></figcaption></figure></div>

### Julkaistu keskustelu

Julkaistu keskustelu kokoaa kaiken viestinnän, tiedostot ja kommentit yhteen selkeään näkymään. Viestiketjumainen rakenne tekee yhteistyöstä sujuvaa, ja kaikki osallistujat pysyvät ajan tasalla keskustelun sisällöstä ja sen muutoksista.

<div align="left"><figure><img src="/files/kxXTYx7IKVtaN0xHufWS" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

**Tiedostojen liittäminen ja käsittely**

Kaikki osallistujat voivat jakaa tiedostoja liittämällä niitä viesteihin. Jos jaat useita tiedostoja kerralla, voit valita, haluatko muodostaa niistä **tiedostopaketin** vai pitää ne **erillisinä tiedostoina**. Tiedostopaketti näkyy muille osallistujille yhtenä kokonaisuutena, kun taas erilliset tiedostot esitetään yksitellen. Tiedostopakettien etuna on helpompi käsiteltävyys ja parempi luettavuus erityisesti silloin, kun sopimuksessa on paljon liitteitä.

Voit halutessasi muuttaa tiedostojen esitysjärjestystä esikatselunäkymän Yhteenveto-välilehdellä. Samassa näkymässä on mahdollista myös muokata tiedostonimiä.

<div align="left"><figure><img src="/files/Ud2s4uOYV5buKfPcPwfu" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure></div>

Sivupalkin **Liitteet**-osiossa näytetään kaikki keskustelussa jaetut dokumentit kronologisessa järjestyksessä.&#x20;

**Dokumenttien lähettäminen allekirjoitettavaksi**

Voit valita haluamasi tiedostot valintaruudun avulla ja sen jälkeen joko **ladata valitut tiedostot** tai **lähettää ne suoraan allekirjoitettavaksi**.

<div align="left"><figure><img src="/files/zoNJnV7Y99FbxXMuXxjt" alt="" width="317"><figcaption></figcaption></figure></div>

Yllä olevassa esimerkissä valittu “Sopimus alihankinta” lähetetään allekirjoitettavaksi valitsemalla valikosta **Lähetä allekirjoitettavaksi**. Tämän jälkeen järjestelmä luo uuden allekirjoituslomakkeen, jonka voit täyttää ja lähettää vastaanottajille.

**Tiedostojen kommentointi**

Osallistujat voivat jättää kommentteja PDF-muotoisiin dokumentteihin. Kommentointi tapahtuu tiedoston esikatselunäkymässä.&#x20;

<figure><img src="/files/KDELXLNCruPgjbHrmijf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Kommentti‑kuvake näyttää, jos tiedostossa on kommentteja. Jokaisesta kommentista lisätään myös ilmoitus keskusteluketjuun.

<div align="left"><figure><img src="/files/V3cs2R7QoWZyAfcRfva7" alt="" width="563"><figcaption><p>Kuvake kertoo että dokumentteihin on jätetty kommentteja</p></figcaption></figure></div>

<div align="left"><figure><img src="/files/fITFPX5viD7encmkUL67" alt="" width="563"><figcaption><p>Jätetyistä kommenteista näytetään rivi-ilmoitus keskustelunäkymässä</p></figcaption></figure></div>

### Vastaaminen

Voit kirjoittaa uuden viestin keskusteluketjuun klikkaamalla sivun alalaidassa olevaa tekstikenttää. Kun alat kirjoittaa, tekstikentän yläpuolelle avautuva työkalupalkki mahdollistaa tekstin muotoilun, tehtävien luomisen, keskusteluun osallistuvien henkilöiden @maininnan sekä tiedostojen liittämisen.

Näet samalla, kenelle sähköposti-ilmoitus lähtee oletuksena.&#x20;

<div align="left"><figure><img src="/files/URRQf1gVGtVuYVhriRBh" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure></div>

Sähköpostilähetyslistalle lisätään automaattisesti viime aikoina keskusteluun osallistuneet sekä keskustelun luoja. Voit poistaa vastaanottajia x-painikkeella tai lisätä uusia kirjoittamalla nimen kenttään, klikkaamalla kirjekuori‑ikonia tai valitsemalla kaikki vastaanottajiksi “Ilmoita kaikille” ‑kuvakkeesta.

{% hint style="info" %}
Uusien jäsenten lisääminen keskusteluun ei ole mahdollista vastaamisen yhteydessä.

Omistajat ja [luotetut hallinnoijat](/organisaatiotilin-hallinnointi/hallinnoi-organisaation-tietoja.md) voivat lisätä uusia osallistujia **Jäsenet**-ikkunassa.
{% endhint %}

### Liittyminen keskusteluun ilman SignSpace-tiliä

Osallistujat saavat sähköpostiinsa kutsun, jonka linkkiä klikkaamalla he voivat liittyä keskusteluun. Jos käyttäjällä ei ole SignSpace‑tiliä, linkki ohjaa hänet tunnistautumaan joko pääsykoodilla tai vahvalla tunnistautumisella, riippuen lähettäjän määrittämistä suojausasetuksista.

<div align="left"><figure><img src="/files/wu0TKSizAa3MUtP1pfx1" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure></div>

Rekisteröimättömät käyttäjät tunnistautuvat vahvasti jokaiseen istuntoon. Istunto on voimassa 30 minuuttia kerrallaan. Jos istunto ei ole vielä vanhentunut, sen voimassaoloa voidaan jatkaa aina uudella 30 minuutin jaksolla. Käyttäjälle näytetään pidennyspyyntö **viisi minuuttia** ennen istunnon vanhenemista.

### Osallistujien lisääminen ja poisto

Keskustelun osallistujista saa selkeän yleiskuvan sivun yläreunassa näkyvästä osallistujaluettelosta. Keskustelun luoja<img src="/files/x0oueiQekDN1vFHNgIpB" alt="" data-size="line">, muut nimetyt omistajat<img src="/files/PeHfiiL2En9kYDVuiaIU" alt="" data-size="line"> sekä [luotetut hallinnoijat](/organisaatiotilin-hallinnointi/hallinnoi-organisaation-tietoja.md) voivat lisätä tai poistaa osallistujia valitsemalla ylävalikosta **Jäsenet**‑toiminnon.

<div align="left"><figure><img src="/files/4WTRHwQ7N1qTKn3uv79i" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure></div>

Mikäli keskustelu on suojattu vahvalla tunnistautumisella, omistajat näkevät osallistujaluettelossa osallistujien etu‑ ja sukunimen sekä syntymäajan. Näitä tietoja voidaan tarvittaessa muokata esimerkiksi virheiden korjaamiseksi tai uusia osallistujia lisättäessä. Poikkeuksena ovat käyttäjät, joilla on rekisteröity SignSpace‑tili: heidän nimensä tulee suoraan tilitiedoista eikä ole muokattavissa, jolloin kynä‑ikoni ei ole näkyvissä.

<figure><img src="/files/CjBeKB19nYK7UFSnTqyQ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://guide.signspace.com/valmistelu/valmistele-sopimus-keskustelutoiminnoilla.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.