Luo ryhmä

Ryhmien avulla voit jakaa sisältöjä useille henkilöille kerralla. Voit kohdistaa allekirjoituspyyntöjä, asiatarkastuspyyntöjä ja tehtäviä ryhmälle siten, että ne ohjautuvat niille jäsenille, joille on annettu oikeus käsitellä kyseisiä pyyntöjä.

Vinkki! Sisältöjen jakaminen ryhmille yksittäisten käyttäjien sijaan mahdollistaa tehokkaan jakamisen yrityksen toimintojen, yksiköiden ja muiden tarvittavien rakenteiden mukaisesti. Ryhmän kautta on helppo jakaa tietyn aihealueen sisällöt myös uudelle työntekijälle, lisäämällä henkilö ryhmän jäseneksi.

Luo uusi ryhmä valitsemalla Ryhmät-välilehdellä + Uusi ryhmä tai +Uusi valikosta Ryhmä

Täytä ryhmän tiedot ja lisää ryhmän jäsenet uuden ryhmän hallintasivulla.

Pääsy ryhmään

Pääsy ryhmään -kentässä voit valita ryhmän yksityisyyden tason:

• Yksityinen: näkyy ainoastaan ryhmän jäsenille ryhmäluettelossa. Yksityiseen ryhmään liittyminen edellyttää kutsua ryhmän omistajalta.

• Hyväksynnän perusteella: näkyy niille, jotka kuuluvat ryhmän omistajan kanssa samaan organisaatioon. Kuka tahansa ryhmän omistajan kanssa samaan organisaatioon kuuluva voi pyytää pääsyä ryhmään. Ryhmän omistajan on kuitenkin hyväksyttävä pyyntö, ennen kuin uusi jäsen pääsee ryhmään.

• Avoin: näkyy niille, jotka kuuluvat ryhmän omistajan kanssa samaan organisaatioon, ja kaikki organisaation jäsenet voivat liittyä ryhmään ilman erillistä hyväksyntää.

Käyttäjät, jotka eivät kuulu samaan organisaatioon ryhmän omistajan kanssa, eivät näe edellä mainittuja ryhmiä eivätkä voi pyytää niihin pääsyä. He voivat liittyä ryhmään ainoastaan ryhmän omistajan kutsusta.

Ryhmän jäsenluettelon näkyvyys

Ryhmän jäsenluettelon näkyvyys -kentässä voit määrittää, ketkä näkevät ryhmän jäsenten nimet. Asetus koskee kaikkia tilanteita, joissa ryhmä on osallistujana. Seuraavat vaihtoehdot ovat käytettävissä:

• Vain ryhmän jäsenet

• Vain ryhmän jäsenet ja organisaatiosi jäsenet

• Kaikki

Oletusasetukset

Oletusasetukset-osiossa voit määrittää asetukset kaikille ryhmän jäsenille kerralla.

Nämä asetukset:

• koskevat sekä nykyisiä että uusia jäseniä

• helpottavat suurten käyttäjämäärien hallintaa

• vähentävät tarvetta käyttäjäkohtaiseen ylläpitoon

Sähköposti-ilmoitukset

Ryhmän omistaja voi määrittää ryhmälle oletusarvoiset sähköposti-ilmoitusasetukset.

Toiminta:

• Asetus päivittyy kaikille nykyisille jäsenille

• Asetus koskee automaattisesti uusia jäseniä

• Yksittäinen käyttäjä voi muuttaa omaa asetustaan myöhemmin

• Jos ryhmän oletusasetusta muutetaan uudelleen, se ylikirjoittaa kaikkien jäsenten tekemät omat asetukset

Mykistä ryhmä

Oletuksena mykistys on pois päältä. Kun asetus on päällä:

• Ryhmä näkyy käyttäjillä vasemmassa sivupalkissa (suodatin)

• Ryhmä mykistetään automaattisesti kaikilta jäseniltä, myös uusilta

Lisää kaikki organisaation jäsenet automaattisesti tähän ryhmään -asetus

Valitsemalla tämän asetuksen kaikki organisaation jäsenet lisätään ryhmään automaattisesti. Ryhmän jäsenlista päivittyy jatkossa vastaamaan kaikkia tilin aktiivisia käyttäjiä.

Ryhmän jäsenet

Lisää ryhmään jäseniä napsauttamalla Lisää käyttäjiä tai ryhmiä. Kun alat kirjoittaa nimeä, SignSpace ehdottaa sen automaattista täydentämistä. Kun olet lisännyt kaikki haluamasi osallistujat, napsauta Lisää-painiketta.

Uudet ryhmän jäsenet lisätään ryhmään.

Uudet jäsenet lisätään ryhmään oletuksena ilman erityisiä oikeuksia. Ryhmän omistaja voi lisätä käyttäjälle tarvittavat oikeudet ja asetukset:

• Ryhmän omistaja: käyttäjä saa kaikki ryhmän perustason hallinnointioikeudet, kuten oikeuden lisätä ja poistaa jäseniä sekä muuttaa ryhmän asetuksia.

• Allekirjoittaja: määrittää käyttäjän yhdeksi niistä, joilla on oikeus allekirjoittaa allekirjoituspyyntöjä koko ryhmän nimissä, jos ryhmä on merkitty allekirjoittajaksi.

• Hallitsee tehtäviä: määrittää käyttäjän yhdeksi niistä, joilla on oikeus merkitä tehtäviä valmiiksi koko ryhmän nimissä, jos tehtävä tai asiatarkastuspyyntö on osoitettu ryhmälle.

• Sähköposti-ilmoitukset: antaa käyttäjälle oikeuden hallinnoida sähköposti-ilmoituksia, joita käyttäjät saavat ollessaan ryhmän jäseniä. Oletuksena käyttäjä saa kaikki ryhmään liittyvät sähköposti-ilmoitukset.

Huomaa! Kukin käyttäjä voi hallinnoida omia sähköposti-ilmoitusasetuksiaan tällä sivulla.