Tietojen säilytys- ja poistokäytännöt
Last updated
🇫🇮 Suomi
Last updated
SignSpace-palveluun tallennettuja tietoja säilytetään ja poistetaan alla kuvattujen käytäntöjen mukaisesti.
Allekirjoitettuja asiakirjoja, niihin liittyviä keskusteluja ja liitetiedostoja säilytetään oletuksena kymmenen vuoden ajan asiakirjan viimeisestä allekirjoituspäivästä lukien. Säilytysajan aikana sisältö on saatavilla kaikille sopimusosapuolille, kutsutuille osallistujille, sekä niille , joilla on organisaation omistajuuden kautta pääsyoikeus kyseiseen sisältöön.
Kukin osapuoli voi poistaa allekirjoitettuja asiakirjoja ainoastaan omalta tililtään. Allekirjoitettuja asiakirjoja säilytetään SignSpace-palvelussa, kunnes pääsyoikeus asiakirjoihin on poistunut kaikilta osapuolilta.
Palveluun tallennettuja tietoja joita ei ole sähköisesti allekirjoitettu, säilytetään oletuksena 12 kuukautta päivästä jolloin ensimmäinen uuteen keskusteluketjuun, tehtävään, allekirjoituspyyntöön tai äänestykseen liitetty dokumentti ladattiin palveluun tai kun viesti lähetettiin. 12 kuukauden automaattinen poistokäytäntö astuu voimaan kun palveluun on toteutettuna arkistointiominaisuus, joka antaa asiakkaille mahdollisuuden tallennusajan määrittämiseen sisältökohtaisesti (arvio Q1/2025).
Allekirjoittamattomien tietojen osalta kukin sisällön omistava organisaatio päättää miten tietoja säilytetään. Omistajan palvelusta poistama tieto poistuu kaikilta osapuolilta joille tieto on jaettu, lukuunottamatta tilannetta jossa omistajuus on alkuperäisen omistajan toimesta jaettu toiselle tai useammalle organisaatiolle. Tällöin kukin organisaatio päättää itse tiedon poistosta omalta tililtään.
Tietojen poisto voidaan peruuttaa omistajan toimesta 14 päivän sisällä tiedon poistosta.
Omistajaorganisaation käyttäjät joilla on omistajuus tietoihin sekä poisto-oikeudet myönnetty käyttäjähallinnassa ja luotetut hallinnoijat voivat poistaa tietoja organisaation tililtä. Pääkäyttäjät voivat myöntää ja evätä poisto-oikeuksia käyttäjäkohtaisesti. Oletuksena poisto-oikeus on myönnetty ainostaan pääkäyttäjille ja luotetuille hallinnoijille.
SignSpace-palveluun asiakkaiden tallentamat tiedot hävitetään pysyvästi kun pääsyoikeus on poistunut kaikilta osapuolilta ja tietojen poiston palauttamisen mahdollistava 14 päivän ajanjakso on mennyt umpeen.
Asiakkaan palveluun lataamat tiedot, joiden tallennukselle ei ole perustetta, poistetaan tietokannasta päivittäin ja näiden varmuuskopiot hävitetään 12kk sisällä poistosta.