# Automatisoi tietojen poisto

Tässä ohjeessa kuvataan automaattiset sisältöjen säilytys‑ ja poistotoiminnot, jotka mahdollistavat organisaatiotilille määriteltyyn poistopolitiikkaan, metatietoihin ja päivämääriin perustuvan tietojen automaattisen poiston. Säilytysasetuksia voidaan hallita sisällön luontinäkymissä, sisältösivuilla, metatiedoissa sekä organisaation asetuksissa.

{% hint style="info" %}
**Poistoasetusten muutokset koskevat vain uutta sisältöä. Niillä ole vaikutusta aiemmin luotuihin materiaaleihin. Poistoasetuksena on oletuksena “Säilytä toistaiseksi”.**

Aiemmin luotujen sisältöjen poistoasetuksia voi päivittää takautuvasti käsin käyttöliittymän kautta. Mikäli on tarvetta päivittää / poistaa isompia määriä sisältöjä kerralla, [SignSpace-asiakaspalvelu](https://signspace.vastuugroup.fi/ota-yhteytta) auttaa määrittelemään toimenpiteet ja näiden kustunnukset.
{% endhint %}

### **Organisaatiotason oletussäilytys**

Pääkäyttäjät voivat määrittää organisaatiolle oletussäilytysajat.  Säilytysajat voidaan määrittää erikseen allekirjoitetuille ja allekirjoittamattomille sisällöille sekä keskusteluille ja tehtäville. Asetus tehdään organisaation asetuksissa **Säilytysasetukset** -sivulla. Nämä säilytysajat ovat automaattisesti käytössä kaikelle uudelle sisällölle. Mikäli metatietoihin määritelty säilytysaika tai käyttäjä antaa sisällölle oletuksesta poikkeavan säilytysajan, tämä korvaa organisaatiotason asetuksen.

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FvdnOn5CDP4p9FoBpjily%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=2d787cee-2ca7-413c-8a6f-2edcab0ebc5b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Poistokäytäntöjen kategoriat

SignSpace‑palvelussa sisällöt jaetaan poistokäytännöissä kolmeen kategoriaan: *allekirjoitettuihin sisältöihin, allekirjoittamattomiin sisältöihin* sekä *keskusteluihin.*

* ***Allekirjoitetut sisällöt*** sisältävät kaikki allekirjoitetut dokumentit ja äänestykset sekä niihin liittyvät keskustelut ja liitetiedostot.&#x20;
* ***Allekirjoittamattomat sisällöt*** puolestaan kattavat dokumentit ja äänestykset, jotka on lähetetty allekirjoitettavaksi, mutta joita ei ole allekirjoitettu määriteltyyn säilytysaikaan mennessä; tähän sisältyvät myös niihin liittyvät keskustelut ja liitteet.&#x20;
* ***Keskustelut ja tehtävät*** käsittävät itsenäisissä keskusteluketjuissa käydyt viestit, niiden liitteet sekä tehtäviin liittyvän sisällön. Näihin ei sisälly allekirjoituspyyntöjen ja äänestysten yhteydessä käytyjä keskusteluja tai liitteitä.

Näiden kategorioiden avulla voidaan määritellä selkeät poistopolitiikat erilaista sisältöä varten ja varmistaa palvelun tietojen hallittu elinkaari.

### **Poistopäivän laskenta**

Poistopäivän määräytyminen riippuu sisällön tyypistä tai käytössä olevasta säilytyssäännöstä:

* ***Allekirjoitetut sisällöt:*** Säilytysaika alkaa kulua allekirjoituspäivästä.
* ***Allekirjoittamattomat sisällöt:*** Jos sisältöä ei allekirjoiteta ja sen säilytysaika allekirjoittamattomana päättyy, poistopäivä lasketaan tällöin sisällön luontipäivästä.
* ***Keskustelut ja tehtävät:*** Poistetaan aina luontipäivän perusteella.
* ***Päivämääräperusteinen säilytys:*** Poistopäivä määräytyy metatietokenttään tallennetun päivämäärän mukaan (metatietokenttään syötetty päivämäärä + säilytysaika).

### **Säilytys ja poisto ‑osio sisältösivuilla**

Kaikilla sisältötyypeillä Tiedot -sivupalkista löytyy säilytys ja poisto ‑osio. Tässä osiossa voidaan tarkastella ja tarvittaessa muuttaa sisällön säilytysaikaa. Näkymä näyttää sisällölle lasketun poistopäivän. Jos säilytysajaksi valitaan “Säilytä toistaiseksi”, poistopäivää ei näytetä.

<div align="left"><figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FZF9NLhsIrKPP8BdtFraS%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=63827e44-62de-47cc-99e3-6b0500d0a9f1" alt="" width="355"><figcaption></figcaption></figure></div>

### **Käyttöoikeudet poisto- ja säilytysasetuksiin**

**Pääkäyttäjät** ja **luotetut hallinnoijat** voivat myöntää ja perua yksittäisten käyttäjien **poisto‑** ja **säilytysoikeuksia** organisaation asetuksissa **Käyttäjähallinta**‑sivulla. Pääkäyttäjillä on aina käytössään sekä poisto‑ että säilytys-oikeudet.

**Poisto-oikeus**

Organisaation käyttäjät, joille on myönnetty poisto-oikeus käyttäjähallinnassa, voivat poistaa omistamaansa sisältöä. Pääkäyttäjät ja luotetut hallinnoijat voivat poistaa mitä tahansa organisaation omistamaa sisältöä, johon heillä on pääsy, vaikka he eivät olisi itse sisällön omistajia.

**Säilytys-oikeus**

Organisaation käyttäjät, joille on myönnetty säilytys-oikeus käyttäjähallinnassa, voivat muokata omistamiensa sisältöjen säilytysasetuksia. Pääkäyttäjät ja luotetut hallinnoijat voivat muokata kaikkien niiden organisaation omistamien sisältöjen säilytysasetuksia, joihin heillä on pääsy, vaikka he eivät olisi itse sisällön omistajia.

Jos käyttäjällä ei ole säilytys-oikeutta ja hän yrittää muokata säilytysasetuksia, näytetään ilmoitus: **"Sinulla ei ole oikeutta muokata säilytysasetuksia. Ota yhteyttä organisaatiosi SignSpace-pääkäyttäjään pyytääksesi tämän oikeuden".**

Säilytys-oikeus tarvitaan kaikissa näkymissä, joissa käyttäjä voi määrittää tai muokata säilytysasetuksia – mukaan lukien allekirjoituspyyntöjen, äänestysten ja keskustelujen luonti-, muokkaus- ja tietonäkymät.

### **Poistoon liittyvät ilmoitukset**

Kun sisältö on lähestymässä poistoa, Signspace näyttää useita eri tasoisia ilmoituksia.&#x20;

**Ilmoitukset sovelluksessa**

Sisältösivun yläosaan ilmestyy 30 päivän ennen poistoa näkyvä banneri, joka kertoo suunnitellun poistopäivän. Samanaikaisesti listanäkymissä, kuten Koti- ja Allekirjoittaminen‑sivuilla, näytetään, milloin sisältö poistetaan.&#x20;

<div align="left"><figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FEpvkP2GsJDkBUoOp3mIo%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=4a7c23ef-7bee-4bb7-8a25-973ee698caf6" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure></div>

Tiedostoluetteloon ilmestyy Poistopäivä‑sarakkeeseen päivämäärä punaisella kuukausi ennen poistoa.&#x20;

<div align="left"><figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2Fhe9ekixTfXgQmKm8o2am%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=9d2c049f-d1b1-4975-82b9-3dc7a58d2807" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure></div>

Sisällöistä jotka ovat poistumassa 30 päivän kuluessa julkaistaan ilmoitus sovelluksessa. Peruskäyttäjille näytetään ilmoituksessa vain ne sisällöt, joihin heillä on pääsy. Pääkäyttäjät ja luotetut hallinnoijat näkevät otsikkotasolla luettelon kaikesta poistumassa olevasta sisällöstä, myös sellaisesta, johon heillä ei ole pääsyoikeutta.

<div align="left"><figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2Fb6pOvwjrtfpVFFPQaO0r%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=f56eb17f-d7a4-43bb-bd32-faa1ed9ed674" alt="" width="375"><figcaption></figcaption></figure></div>

**Ilmoitukset sähköpostilla**

Pääkäyttäjät voivat tilata poistoilmoitukset sähköpostitse. Ilmoitukset voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä Säilytysasetukset‑sivulla. Kun asetus on käytössä, pääkäyttäjille lähetetään yhteenveto tulevista poistoista 30 päivää ennen poistopäivää tai silloin, kun poistopäivä on asetettu alle 30 päivän päähän.

### **Säilytysajan määritys metatietojen perusteella**

Säilytysaikojen määrittely voidaan tehdä metatiedoissa. Tällöin poistoaika määräytyy käyttäjän tekemän metatietovalinnan perusteella. Vaihtoehtoina ovat säilytysajan määrittely metatietomalleihin, metatietolistan riveille tai päivämääräperusteisesti.

#### **Säilytysajan määrittely metatietomalleihin**

Metatietomalleja voidaan hyödyntää erilaisten sopimustyyppien määrittelyyn sekä niihin liittyvien metatietojen keräämiseen käyttäjiltä.

Jokaiselle metatietomallille voidaan määrittää oma, yksilöllinen poistoaika, jolloin poistoaika määräytyy automaattisesti sen mukaan, minkä metatietomallin käyttäjä kulloinkin valitsee käyttöliittymässä täytettäväksi.

<div align="left"><figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2Fr2w16wZPqG51zb9Lq2r8%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=ff74e8e6-f825-4897-adb7-535270255d6a" alt="" width="563"><figcaption><p>Kuvan esimerkissä "Asiakassopimus" -tyyppisten sisältöjen säilytysaika on määritelty metatietomallilla</p></figcaption></figure></div>

<div align="left"><figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FW6SUJp7lCEj4k9VNQwvr%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=363445a0-76b5-48e0-9cc2-1ec2b66b2e86" alt="" width="563"><figcaption><p>Kun käyttäjä valitsee metatietomallin “Asiakassopimus”, sen määrittämä säilytysaika päivittyy automaattisesti</p></figcaption></figure></div>

#### **Päivämääräperusteinen säilytys**

Päivämääräperusteinen säilytys mahdollistaa poistopäivän laskemisen metatietoihin tallennetun päivämäärän perusteella. Järjestelmä laskee poistopäivän kaavalla: valittu päivämäärä + määritetty säilytysaika. Päivämääräkohtainen sääntö voidaan ottaa käyttöön metatietomallin asetuksissa. Kun käyttäjä myöhemmin päivittää kyseisen päivämääräarvon, poistopäivä päivittyy automaattisesti sen mukaan.&#x20;

### **Säilytysajan määrittely SignSpace Easy lomakkeille**

[SignSpace Easy -laajennuksen](https://guide.signspace.com/signspace-easy-laajennuksen-kayttoonotto-chrome) kautta allekirjoitettavaksi lähetetyille PDF-tiedostoille voidaan määrittää säilytysaika, joka vaikuttaa kaikkiin uusiin lomaketta käyttäviin allekirjoituspyyntöihin.&#x20;

Säilytysaika määritellään Lomakkeet -osiossa, lomakesivun kohdassa **Säilytys**

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FyDtNR1FeT5DunA8ygiL9%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=dfe0ede0-8dad-46d8-9fa2-6c93683010e7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Mikäli lomake on liitetty allekirjoituspyyntöön ja käyttäjä valitsee metatietoarvon, joka määrittää lomakkeesta poikkeavan säilytysajan, metatiedoissa asetettu säilytysaika syrjäyttää lomakkeen oman poistoasetuksen. Sovellus ilmoittaa tästä käyttäjälle.

Jos metatiedot myöhemmin poistetaan, säilytysaika palautuu automaattisesti lomakkeessa määriteltyyn arvoon.
{% endhint %}

### **Säilytys ja poisto API:n kautta**

Signspace API mahdollistaa säilytysajan asettamisen sisällön luonnin yhteydessä sekä säilytyksen päivittämisen myöhemmin [API-kutsulla](https://guide.signspace.com/integroi-signspace-rajapinnan-avulla). Samaa logiikkaa noudatetaan kuin käyttöliittymässä: API-asetus voi ylittää organisaatiotason ja metadatan säädöt, jos niin halutaan.&#x20;

### **Audit‑lokit**

Säilytysasetuksiin liittyvät muutokset kirjautuvat allekirjoituspyynnön [Historia‑näkymään](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/katsele-allekirjoituspyynnon-historiatietoja). Lokit kertovat esimerkiksi, milloin poistopäivä muuttui, siirtyikö säilytys metadatan vuoksi vai päivitettiinkö se manuaalisesti, ja mitä käyttäjä- tai järjestelmätoimintoa muutos koski.