Automatisoi tietojen poisto
TULOSSA HELMI-MAALISKUUN VAIHTEESSA 2026
Tässä ohjeessa kuvataan automaattiset sisältöjen säilytys‑ ja poistotoiminnot, jotka mahdollistavat organisaatiotilille määriteltyyn poistopolitiikkaan, metatietoihin ja päivämääriin perustuvan tietojen automaattisen poiston. Säilytysasetuksia voidaan hallita sisällön luontinäkymissä, sisältösivuilla, metatiedoissa sekä organisaation asetuksissa.
Poistoasetusten muutokset koskevat vain uutta sisältöä. Niillä ole vaikutusta aiemmin luotuihin materiaaleihin. Poistoasetuksena on oletuksena “Säilytä toistaiseksi”.
Aiemmin luotujen sisältöjen poistoasetuksia voi päivittää takautuvasti käsin käyttöliittymän kautta. Mikäli on tarvetta päivittää / poistaa isompia määriä sisältöjä kerralla, SignSpace-asiakaspalvelu auttaa määrittelemään toimenpiteet ja näiden kustunnukset.
Organisaatiotason oletussäilytys
Pääkäyttäjät voivat määrittää organisaatiolle oletussäilytysajat. Säilytysajat voidaan määrittää erikseen allekirjoitetuille ja allekirjoittamattomille sisällöille sekä keskusteluille ja tehtäville. Asetus tehdään organisaation asetuksissa Säilytysasetukset -sivulla. Nämä säilytysajat ovat automaattisesti käytössä kaikelle uudelle sisällölle. Mikäli metatietoihin määritelty säilytysaika tai käyttäjä antaa sisällölle oletuksesta poikkeavan säilytysajan, tämä korvaa organisaatiotason asetuksen.
Poistopäivän laskenta
Poistopäivän määräytyminen riippuu sisällön tyypistä tai käytössä olevasta säilytyssäännöstä:
Allekirjoitetut sisällöt: Säilytysaika alkaa kulua allekirjoituspäivästä.
Allekirjoittamattomat sisällöt: Jos sisältöä ei allekirjoiteta ja sen säilytysaika allekirjoittamattomana päättyy, poistopäivä lasketaan tällöin sisällön luontipäivästä.
Keskustelut ja tehtävät: Poistetaan aina luontipäivän perusteella.
Päivämääräperusteinen säilytys: Poistopäivä määräytyy metatietokenttään tallennetun päivämäärän mukaan (metatietokenttään syötetty päivämäärä + säilytysaika).
Säilytys ja poisto ‑osio sisältösivuilla
Kaikilla sisältötyypeillä Tiedot -sivupalkista löytyy säilytys ja poisto ‑osio. Tässä osiossa voidaan tarkastella ja tarvittaessa muuttaa sisällön säilytysaikaa. Näkymä näyttää sisällölle lasketun poistopäivän. Jos säilytysajaksi valitaan “Säilytä toistaiseksi”, poistopäivää ei näytetä.
Käyttöoikeudet poisto- ja säilytysasetuksiin
Pääkäyttäjät ja luotetut hallinnoijat voivat myöntää ja perua yksittäisten käyttäjien poisto‑ ja säilytysoikeuksia organisaation asetuksissa Käyttäjähallinta‑sivulla. Pääkäyttäjillä on aina käytössään sekä poisto‑ että säilytys-oikeudet.
Poisto-oikeus
Organisaation käyttäjät, joille on myönnetty poisto-oikeus käyttäjähallinnassa, voivat poistaa omistamaansa sisältöä. Pääkäyttäjät ja luotetut hallinnoijat voivat poistaa mitä tahansa organisaation omistamaa sisältöä, johon heillä on pääsy, vaikka he eivät olisi itse sisällön omistajia.
Säilytys-oikeus
Organisaation käyttäjät, joille on myönnetty säilytys-oikeus käyttäjähallinnassa, voivat muokata omistamiensa sisältöjen säilytysasetuksia. Pääkäyttäjät ja luotetut hallinnoijat voivat muokata kaikkien niiden organisaation omistamien sisältöjen säilytysasetuksia, joihin heillä on pääsy, vaikka he eivät olisi itse sisällön omistajia.
Jos käyttäjällä ei ole säilytys-oikeutta ja hän yrittää muokata säilytysasetuksia, näytetään ilmoitus: "Sinulla ei ole oikeutta muokata säilytysasetuksia. Ota yhteyttä organisaatiosi SignSpace-pääkäyttäjään pyytääksesi tämän oikeuden".
Säilytys-oikeus tarvitaan kaikissa näkymissä, joissa käyttäjä voi määrittää tai muokata säilytysasetuksia – mukaan lukien allekirjoituspyyntöjen, äänestysten ja keskustelujen luonti-, muokkaus- ja tietonäkymät.
Poistoon liittyvät ilmoitukset
Kun sisältö on lähestymässä poistoa, Signspace näyttää useita eri tasoisia ilmoituksia.
Ilmoitukset sovelluksessa
Sisältösivun yläosaan ilmestyy 30 päivän ennen poistoa näkyvä banneri, joka kertoo suunnitellun poistopäivän. Samanaikaisesti listanäkymissä, kuten Koti- ja Allekirjoittaminen‑sivuilla, näytetään, milloin sisältö poistetaan.
Tiedostoluetteloon ilmestyy Poistopäivä‑sarakkeeseen päivämäärä punaisella kuukausi ennen poistoa.
Sisällöistä jotka ovat poistumassa 30 päivän kuluessa julkaistaan ilmoitus sovelluksessa. Peruskäyttäjille näytetään ilmoituksessa vain ne sisällöt, joihin heillä on pääsy. Pääkäyttäjät ja luotetut hallinnoijat näkevät otsikkotasolla luettelon kaikesta poistumassa olevasta sisällöstä, myös sellaisesta, johon heillä ei ole pääsyoikeutta.
Ilmoitukset sähköpostilla
Pääkäyttäjät voivat tilata poistoilmoitukset sähköpostitse. Ilmoitukset voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä Säilytysasetukset‑sivulla. Kun asetus on käytössä, pääkäyttäjille lähetetään yhteenveto tulevista poistoista 30 päivää ennen poistopäivää tai silloin, kun poistopäivä on asetettu alle 30 päivän päähän.
Säilytysajan määritys metatietojen perusteella
Säilytysaikojen määrittely voidaan tehdä metatiedoissa. Tällöin poistoaika määräytyy käyttäjän tekemän metatietovalinnan perusteella. Vaihtoehtoina ovat säilytysajan määrittely metatietomalleihin, metatietolistan riveille tai päivämääräperusteisesti.
Säilytysajan määrittely metatietomalleihin
Metatietomalleja voidaan hyödyntää erilaisten sopimustyyppien määrittelyyn sekä niihin liittyvien metatietojen keräämiseen käyttäjiltä.
Jokaiselle metatietomallille voidaan määrittää oma, yksilöllinen poistoaika, jolloin poistoaika määräytyy automaattisesti sen mukaan, minkä metatietomallin käyttäjä kulloinkin valitsee käyttöliittymässä täytettäväksi.
Päivämääräperusteinen säilytys
Päivämääräperusteinen säilytys mahdollistaa poistopäivän laskemisen metatietoihin tallennetun päivämäärän perusteella. Järjestelmä laskee poistopäivän kaavalla: valittu päivämäärä + määritetty säilytysaika. Päivämääräkohtainen sääntö voidaan ottaa käyttöön metatietomallin asetuksissa. Kun käyttäjä myöhemmin päivittää kyseisen päivämääräarvon, poistopäivä päivittyy automaattisesti sen mukaan.
Säilytysajan määrittely SignSpace Easy lomakkeille
SignSpace Easy -laajennuksen kautta allekirjoitettavaksi lähetetyille PDF-tiedostoille voidaan määrittää säilytysaika, joka vaikuttaa kaikkiin uusiin lomaketta käyttäviin allekirjoituspyyntöihin.
Säilytysaika määritellään Lomakkeet -osiossa, lomakesivun kohdassa Säilytys
Mikäli lomake on liitetty allekirjoituspyyntöön ja käyttäjä valitsee metatietoarvon, joka määrittää lomakkeesta poikkeavan säilytysajan, metatiedoissa asetettu säilytysaika syrjäyttää lomakkeen oman poistoasetuksen. Sovellus ilmoittaa tästä käyttäjälle.
Jos metatiedot myöhemmin poistetaan, säilytysaika palautuu automaattisesti lomakkeessa määriteltyyn arvoon.
Säilytys ja poisto API:n kautta
Signspace API mahdollistaa säilytysajan asettamisen sisällön luonnin yhteydessä sekä säilytyksen päivittämisen myöhemmin API-kutsulla. Samaa logiikkaa noudatetaan kuin käyttöliittymässä: API-asetus voi ylittää organisaatiotason ja metadatan säädöt, jos niin halutaan.
Audit‑lokit
Säilytysasetuksiin liittyvät muutokset kirjautuvat allekirjoituspyynnön Historia‑näkymään. Lokit kertovat esimerkiksi, milloin poistopäivä muuttui, siirtyikö säilytys metadatan vuoksi vai päivitettiinkö se manuaalisesti, ja mitä käyttäjä- tai järjestelmätoimintoa muutos koski.
Last updated