# Tilaajavastuutietojen tarkastus

Tilaajavastuulaki velvoittaa tilaajan selvittämään, että hänen sopimuskumppaninsa täyttävät sopimuspuolina ja työnantajina lakisääteiset velvoitteensa. Tilaajavastuutiedot tulee tarkastaa ennen sopimuksen solmimista. 

Lisäpalveluna tilattavan tarkastustoiminnallisuuden avulla voit helpottaa organisaatiossasi tilaajavastuutietojen tarkastamista tuomalla sen osaksi allekirjoitusprosessia. Lain edellyttämät tilaajavastuuraportit ja näiden lukukuittaukset tallentuvat SignSpace-palveluun. Sisäisten- ja viranomaistarkastusten edellyttämät tiedot on helposti saatavilla yhteenvetonäkymästä tarvittaessa.

* [Tilaajavastuu-ominaisuuden käyttöönotto](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#tilaajavastuu-ominaisuuden-kayttoonotto)
* [Luotettava Kumppani -tulkinta](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#luotettava-kumppani-tulkinta)
* [Sopijaosapuolen lisääminen](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#sopijaosapuolen-lisaaminen)
* [Tarkastusominaisuuden asettaminen päälle](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#tarkastusominaisuuden-asettaminen-paalle)
* [Tarkastuksen käsittelyvaihtoehdot](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#tarkastuksen-kasittelyvaihtoehdot)
* [Tarkastuksen suorittaminen](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#tarkastuksen-suorittaminen)
* [Käsittelytoimenpiteet](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#kasittelytoimenpiteet)
* [Tarkastuksen asettaminen valmiiksi](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#tarkastuksen-asettaminen-valmiiksi)
* [Sopimuskumppanin kutsuminen Luottava Kumppani - palveluun](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#sopimuskumppanin-kutsuminen-luottava-kumppani-palveluun)
* [Luotettava Kumppani-raportin liittäminen sopimukseen](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#luotettava-kumppani-raportin-liittaminen-sopimukseen)
* [Tilaajavastuuselvitysten seuranta](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#tilaajavastuuselvitysten-seuranta)
* [Organisaatioiden tilaajavastuutietojen valvonta](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#organisaatioiden-tilaajavastuutietojen-valvonta)
* [Tietojen tallennus ja poisto](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#tietojen-tallennus-ja-poisto)

### Tilaajavastuu-ominaisuuden käyttöönotto

Saat tilaajavastuu-toiminnallisuudet käyttöösi ottamalla yhteyttä SignSpace-palvelun myyntiin. Voit kokeilla ominaisuutta 30 päivää, jonka aikana tilauksen voi irtisanoa maksutta. Mikäli ominaisuuden tilausta ei irtisanota kokeilujakson aikana, sen käyttö muuttuu maksulliseksi ja laskutetaan tilaussopimuksen mukaisesti.

Ominaisuus on saatavilla ainoastaan suomalaisille yrityksille.

 

### Luotettava Kumppani -tulkinta

Tilaajavastuulain edellyttämät tiedot sisältävä Luotettava kumppani -tulkinta näytetään allekirjoittajan tiedoissa, silloin kun organisaatio on lisättynä allekirjoituspyynnölle. Tieto on saatavilla suomalaisista ja virolaisista organisaatioista.

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FjAkaXIbL6Tzwzh17oIFY%2Fmceclip0.png?alt=media&#x26;token=a3c192fb-cd8e-471f-a31a-5c3699838a5a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Luotettava Kumppani -tulkinta näytetään maksutta kaikille palvelun käyttäjille riippumatta tilaustyypistä.

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FfOzjfvYhRGvdg5fKicqT%2Fmceclip1.png?alt=media&#x26;token=8221cb93-e29b-4569-a706-7821f01d673e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

&#x20;Kuvake ![](https://signspace.zendesk.com/hc/article_attachments/17350453472530) näytetään kun organisaatio, jonka tilaajavastuutiedot eivät ole saatavilla löytyy kaupparekisterin yritystietojärjestelmästä (YTJ). Yritys voi liittyä Luotettava Kumppani -palveluun ja näin helpottaa tilaajaa lakivelvoitteiden noudattamisessa. [Katso miten sopimuskumppani kutsutaan Luotettava Kumppani -palveluun](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#tarkastuksen-asettaminen-valmiiksi).&#x20;

### Sopijaosapuolen lisääminen

Tilaajavastuutietojen tarkastus edellyttää sopijaosapuolen organisaation lisäämistä allekirjoittajan tietoihin uudella [allekirjoituspyynnöllä](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/luo-allekirjoituspyynto). Syötä organisaation nimi tai y-tunnus ja valitse **Vahvista**.

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FJIPPOZX0RUjUd4khSSMa%2Fmceclip1%20(1).png?alt=media&#x26;token=fb4f19b1-a6da-44fe-9be6-d62d4fa3ea6d" alt="" width="563"><figcaption></figcaption></figure>

Mikäli syöttämäsi organisaatio löytyy SignSpace-palvelun käyttämistä tietolähteistä, Luottava Kumppani-tulkinta tai ![](https://signspace.zendesk.com/hc/article_attachments/17350453472530)-kuvake näytetään symbolina allekirjoittajan organisaation kohdalla.

Mikäli syöttämääsi organisaatiota ei löydy tietolähteistä, kuvaketta ei näytetä. Myöskään oman organisaation tai tytäryhtiöiden kohdalla kuvaketta ei näytetä.

&#x20;

### Tarkastusominaisuuden asettaminen päälle

Kun organisaatiosi on ottanut tilaajavastuutietojen tarkastusominaisuuden käyttöön, niin voit asettaa sen päälle allekirjoituspyyntölomakkeen alalaidasta löytyvästä tilaajavastuutarkastus-liukukytkimestä.&#x20;

<div align="left"><figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2F29SgA4Kk8D1H4GqR6o7r%2Fmceclip4.png?alt=media&#x26;token=8a232f18-f9df-46a9-a34e-64fc16271092" alt="" width="263"><figcaption></figcaption></figure></div>

**Huom!** Organisaatiosi on saattanut määrittää oletusasetuksen siten, että se on aina kytkettynä päälle, mutta sen voi kytkeä pois päältä tai siten että sitä ei voi poistaa käytöstä.

&#x20;

### Tarkastuksen käsittelyvaihtoehdot

Voit valita kahdesta käsittelyvaihtoehdosta: **Tee tarkistus** tai **Ei sovelleta**

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FBoAyVQPTTFgd2FqO64sC%2Fmceclip0%20(1).png?alt=media&#x26;token=1fea3e1b-09ac-4fb0-9f29-c681b5cc06fc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Mikäli tilaajavastuutietojen tarkastusta ei edellytetä, valitse **Ei sovelleta**. Voit halutessasi jättää kommentin, joka näkyy oman organisaatiosi käyttäjille allekirjoituspyynnöllä.

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FXkAbK7W6JyIUHezMfXZ4%2Fmceclip1%20(2).png?alt=media&#x26;token=9a563284-c1e9-4bed-bd33-0608db61960a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Valitse **Tee tarkastus** kun tilaajavastuutiedot tulee tarkastaa.

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FoOrK83pOlCYc6ovN4SNM%2Fmceclip4%20(1).png?alt=media&#x26;token=8027cc95-7bb2-46de-8bbc-7bd93bace98d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Tarkastuksen suorittaminen

Tarkastusikkuna avautuu valitsemalla käsittelyvaihtoehdoista: **Tee tarkastus**&#x20;

Mikäli Luotettava Kumppani -raportti on saatavilla kyseiselle organisaatiolle, raportti avautuu esikatseluikkunaan luettavaksi. Voit myös ladata raportin tietokoneellesi tarvittaessa valitsemalla **Lataa**.

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2F7tcZsvcn0MzQo37TmVa6%2Fmceclip11.png?alt=media&#x26;token=d34e9ad2-519e-4a94-b53e-132d98573d0a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Kun raportin tulkinta on **Ok** ![](https://signspace.zendesk.com/hc/article_attachments/17035264061842) lisäselvityksiä ei edellytetä ja voit [asettaa tarkastuksen valmiiksi](https://guide.signspace.com/allekirjoituspyyntojen-hallinnointi/tilaajavastuutietojen-tarkastus#tarkastuksen-asettaminen-valmiiksi) luettuasi raportin. Muistathan aina lukea raportin koko sisällön!

Kun raportin tulkinta on **Huomioi** ![](https://signspace.zendesk.com/hc/article_attachments/17035264073234), pyydä toimittajaltasi tarvittavat lisäselvitykset poikkeuksesta.

Mikäli raportin tulkinta on **Selvitettävää** ![](https://signspace.zendesk.com/hc/article_attachments/17295279541906)  tai **Tietoja puuttuu** ![](https://signspace.zendesk.com/hc/article_attachments/17295271208338) , edellytetään [käsittelytoimenpiteitä](https://signspace.zendesk.com/hc/fi/articles/17028695470226#h_01HPMF24J32NPBEK6XJDJSQ5E6).

**Stop** ![](https://signspace.zendesk.com/hc/article_attachments/17295271215890) näytetään kun organisaatio ei täytä tilaajavastuulain vaatimuksia: organisaation kaupparekisteriotteella mainitulla vastuuhenkilöllä on liiketoimintakielto tai YTJ-tietojen perusteella organisaatio on lakkautettu, konkurssissa tai toiminta on päättynyt.

[Lisätietoa Luotettava kumppani -raportin tulkinnoista.](https://support.vastuugroup.fi/hc/fi/articles/115005569269-Luotettava-Kumppani-raportin-tulkinnat#stop)

&#x20;

### Käsittelytoimenpiteet

Kun sopijaosapuolen tilaajavastuutiedoissa on huomioitavaa, selvitettävää, tietoa puuttuu tai tietoa odotetaan tietolähteestä, tarvitaan joko lisäselvityksiä tai päivitettyä Luotettava Kumppani -raporttia.

Tarvittavat käsittelytoimenpiteet vaihtelevat tilanteesta riippuen. &#x20;

Mikäli sinulla on kerättynä Luotettava Kumppani -raporttia täydentävät tilaajavastuuselvityksen edellyttämät asiakirjat, tai haluat jättää selvitykseen liittyviä kommentteja, voit

a) liittää tiedostoja tarkastusikkunan oikealla puolella olevaan **Liitä tiedostoja** - kenttään:

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FLNpx27JvnqxMFNiXpNmL%2Fmceclip20.png?alt=media&#x26;token=97177b91-4b2a-44a4-8a51-4bfaa8e7c786" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

b) tallentaa allekirjoituspyynnön luonnoksena ja kerätä puuttuvat  tiedot myöhemmin ja tallentaa ne allekirjoituspyynnöltä löytyvään **Tilaajaavastuutarkastus** -keskusteluun:

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FOXX6m3hdMHjaeoGxIits%2Fmceclip6.png?alt=media&#x26;token=1be9a4c9-4cee-4ea5-a04f-b3cf24c3590e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

c) tai palata tarkastusikkunaan syöttämään tarvittavat tiedot.&#x20;

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FWVidrg7VwpdZyxDIYjNk%2Fmceclip8.png?alt=media&#x26;token=f1981371-c85e-4787-9f08-9d175e688540" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Tilaajavastuutarkastukseen liittyvät kommentit näkyvät ainoastaan niille oman organisaatiosi henkilöille joille kyseinen allekirjoituspyyntö on jaettu sekä organisaatiosi Luotetuille Hallinnoijille.

&#x20;

### Tarkastuksen asettaminen valmiiksi

Kun tarkastus on tilaajavastuulain edellyttämässä laajuudessa tehty, voit asettaa tarkastuksen valmiiksi klikkaamalla **Olen tarkastanut, ...** -valintaruutua ja valitsemalla **Aseta valmiiksi**.

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FVqo5eXqnNDbIK6MpESqz%2Fmceclip18.png?alt=media&#x26;token=8cf16c6c-c2f0-4f3f-aaf0-40dca4d8daea" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

&#x20;

### Sopimuskumppanin kutsuminen Luottava Kumppani - palveluun

Kuvake ![](https://signspace.zendesk.com/hc/article_attachments/17299655341842) näytetään silloin kun organisaation tilaajavastuutietoja ei voi tarkistaa, koska organisaatio ei ole mukana Luotettava Kumppani -palvelussa.&#x20;

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2F0DZA4nF4PHWVcRHZitAm%2Fmceclip21.png?alt=media&#x26;token=90c6147e-4bf2-44a0-a320-f123721a7597" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden hoitaminen onnistuu helpoiten pyytämällä sopimuskumppania liittymään Luotettava Kumppani -palveluun.

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FNds63iQgZNw13FIOnHbA%2Fmceclip23.png?alt=media&#x26;token=86df1b89-739e-48db-95fd-0c42395f0b59" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klikkaa **Kutsu ...** -nappia ja lähetä esitäytetty kutsu sopimuskumppanisi edustajalle sähköpostiin. Voit muokata saatetekstiä vapaasti ennen lähettämistä.

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FGNZVS2vwf9T8NCPZ98mf%2Fmceclip24.png?alt=media&#x26;token=39fcbf9c-ad94-40ed-ab86-e3ad5603d4d3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

SignSpace ilmoittaa sinulle sähköpostilla kun sopimuskumppanisi Luotettava Kumppani -raportti on saatavilla ja voit edetä allekirjoittamaan sopimuksen.

&#x20;

### Luotettava Kumppani-raportin liittäminen sopimukseen

Tarkastettu Luotettava Kumppani -raportti ja sen lukukuittaus tallennetaan aina organisaatiosi tilille osana tilaajavastuutarkastusta. Mikäli tämän lisäksi haluat liittää tilaajavastuuraportin osaksi allekirjoitettavaa sopimusta, valitse KYLLÄ kohdassa **Liitetäänkö Luotettava kumppani -raportti osaksi allekirjoitettavaa sopimusta?**

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FM9jgjbd4G94ESGPhBRmd%2Fmceclip25.png?alt=media&#x26;token=3136f269-7a3f-4e6e-abe0-aa19f7617237" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Kun **KYLLÄ** on valittuna, raportti tuodaan osaksi allekirjoitettavaa sopimusta.

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FTqzRtmzXW4TR65NAuMwF%2Fmceclip27.png?alt=media&#x26;token=cc77ed75-b069-4742-8c59-7cb082cf8447" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Mikäli allekirjottavat sopimustiedostot ovat pdf-muotoisia, voit halutessasi yhdistää tiedostot yhdeksi tiedostoksi valitsemalla **Yhdistä pdf-tiedostoja yhdeksi tiedostoksi**.

&#x20;

### Tilaajavastuuselvitysten seuranta

Voit seurata sopimuksille tehtyjä tilaajavastuuselvityksiä [Tiedostot-välilehdeltä](https://guide.signspace.com/dokumenttien-hallinta/kasittele-tiedostoja). Valitse **Muokkaa sarakkeita** ja klikkaa valintaruutuja niiden sarakkeiden kohdalta, jotka haluat esittää tiedostot-näkymässä. Valitsemasi sarake-asetukset eivät näy muille käyttäjille.

**Huom!** Tilaajavastuutarkastus-sarakkeet tulevat näkyviin kun organisaatiosi on ottanut käyttöön maksullisen tilaajavastuutietojen tarkastustoiminnallisuuden.

<div align="left"><figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FX9DEgfoBXCHXO54YpXKQ%2Fmceclip1%20(3).png?alt=media&#x26;token=1a1e88ef-f031-474d-b5e2-55d773d87595" alt="" width="324"><figcaption></figcaption></figure></div>

Valitsemasi sarakkeet esitetään Tiedostot-näkymässä. Hyödyntämällä esimääriteltyjä **Tilaajavastuutarkastus** -otsikon alta löytyviä suodattimia voit hakea listalle haluamasi sopimukset.

<figure><img src="https://1973776767-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FqbxtWbizWqb9FhNHBXKi%2Fuploads%2FSNAoCYJNGH77qjkzV7xp%2Fmceclip2.png?alt=media&#x26;token=db397006-c67d-404a-a61a-55fc35d755b7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

&#x20;

### Organisaatioiden tilaajavastuutietojen valvonta

SignSpace-tarjoaa organisaatiotietojen vientitoiminnon Excel-tiedostoon. Tiedoston avulla sopimuskumppaneiden organisaatiotietojen tuonti onnistuu vaivattomasti esimerkiksi Vastuu Group Oy:n tarjoamaan [Valvoja-palveluun](https://www.vastuugroup.fi/fi-fi/palvelut/valvoja).

### &#x20;Tietojen tallennus ja poisto

Allekirjoitettujen sopimusten tilaajavastuutiedot tallennetaan palveluun oletuksena 10-vuoden ajan. Tilaajavastuutiedot poistuvat palvelusta allekirjoitetun sopimuksen poiston yhteydessä.