Tietojen kerääminen osana allekirjoitusprosessia

Tässä ohjeessa kuvataan käyttötapaus, jossa sopimuksen allekirjoittajalta kerätään lisätietoja osana allekirjoitusprosessia. Käyttötapauksessa oletetaan, että organisaatio hyödyntää valmiita mallipohjia sopimusten luontiin.

Valmistelut

1. Lisää lomake ja määrittele asetukset

2. Lisää allekirjoituspyyntömalli

1. Lisää tietojenkeruulomake ja määrittele asetukset

Lomake lisätään lomaketoiminnallisuuksissa.

Voit käyttää joko:

• staattista PDF‑tiedostoa

• AcroForms-lomaketta, jossa syöttökentät ovat valmiiksi määritelty

Jos lomake on osa useammasta tiedostosta koostuvaa allekirjoitusprosessia, valitse lomakeasetuksista:

“Näytä tämä lomake allekirjoitusprosessin viimeisenä tiedostona.”

Näin varmistetaan, että allekirjoittaja näkee ensin varsinaiset sopimusdokumentit ja täyttää lomakkeen vasta niiden jälkeen.

Lomakkeen luontinäkymä

2. Lisää allekirjoituspyyntömalli

Lomakemallien avulla voit määritellä allekirjoituspyynnön asetukset valmiiksi. Näin varmistat, että allekirjoitusprosessi toimii luotettavasti ja yhdenmukaisesti kaikille käyttäjille.

Mallin muokkausnäkymä

Kun lomake on lisätty malliin, järjestelmä näyttää valintaruudun:

“Kutsu oman organisaation allekirjoittajat vasta sen jälkeen, kun ulkoinen allekirjoittaja on allekirjoittanut.”

Valitse tämä vaihtoehto, jos:

• sopimuksen allekirjoittaa sekä ulkoinen että sisäinen allekirjoittaja

• ja haluat kerätä tiedot ulkoiselta allekirjoittajalta lomakkeen kautta ennen sisäisiä allekirjoituksia

Tärkeää! Allekirjoitusjärjestys tulee määritellä niin, että ensimmäinen allekirjoittaja täyttää lomakkeen. Tämä on välttämätöntä, koska lomake sisältyy allekirjoitettavaan dokumenttipakettiin, ja kaikkien allekirjoittajien on allekirjoitettava sisällöltään identtinen kokonaisuus.

Allekirjoituspyynnön luonti mallin pohjalta

Käyttäjiä tulee opastaa luomaan uudet allekirjoituspyynnöt mallipohjaa hyödyntäen. Mallien avulla kaikki tarvittavat asetukset ovat valmiiksi määritettyinä, jolloin allekirjoituspyynnön lähettäminen on mahdollisimman vaivatonta ja toimintavarmaa.

Mallin pohjalta luotu allekirjoituspyyntö

Allekirjoitusjärjestys on asetettu automaattisesti, kun mallilta on valittuna "Kutsu oman organisaation allekirjoittajat vasta sen jälkeen, kun ulkoinen allekirjoittaja on allekirjoittanut". Ulkoinen allekirjoittaja kutsutaan allekirjoittamaan ensin, ja tämän jälkeen kutsutaan oman organisaation allekirjoittaja(t).

Kun yllä kuvattu allekirjoitusjärjestyksen määrittävä asetus on päällä, sisäisiä allekirjoittajia voi olla useampia, mutta ulkoisia allekirjoittajia voi olla vain yksi. Tämä varmistaa, että lomakkeen täyttö voidaan ohjata oikealle henkilölle ennen sisäisiä allekirjoituksia.

Allekirjoittaminen

Kun allekirjoituspyyntö on lähetetty allekirjoitettavaksi, allekirjoituspyyntöön lisätyt dokumentit lähetetään ensimmäisessä vaiheessa ulkoiselle allekirjoittajalle.

Ulkoinen allekirjoittaja lukee sopimuksen, täyttää lomakkeen ja allekirjoittaa sopimuksen.

Ensin esitetään dokumentit luettavaksi

Sitten pyydetään täyttämään lomake

Tämän jälkeen sopimuskokonaisuus allekirjoitetaan.

Kun ulkoinen henkilö on allekirjoittanut joko vahvalla tunnistautumisella tai sähköpostiin lähetetyn koodin avulla, sisäiset allekirjoittajat saavat sähköpostikutsun allekirjoittamista varten ja voivat edetä allekirjoittamaan.