Tervetuloa SignSpace-palvelun käyttöoppaaseen!

SignSpace tarjoaa helpon ja turvallisen alustan sähköiseen allekirjoittamiseen, sopimusten hallintaan ja sähköisiin äänestyksiin. Täältä löydät ohjeet palvelun eri toimintoihin, vinkkejä tehokkaaseen käyttöön sekä vastauksia yleisimpiin kysymyksiin.

Aloita tutkimalla aihealueita tai käyttämällä hakutoimintoa löytääksesi tarvitsemasi tiedot nopeasti.

SignSpacen metatietotoiminnot tekevät sopimusten hallinnasta helpompaa ja jäsennellympää. Tarvittavat tiedot ovat niitä tarvitsevien henkilöiden saatavilla ja niiden löytäminen on helppoa. Tiedot voidaan järjestää vastaamaan kunkin organisaation yksilöllisiä tiedonhallintavaatimuksia. Ennalta määritettyjä tietorakenteita voidaan hyödyntää automatisoitujen prosessien rakentamiseen, kuten sisällön jakamiseen, automaattisiin sopimusten uusimisilmoituksiin sekä täysin automatisoituun arkistointiin.

Ennalta määritettyjen metatietorakenteiden ansiosta käyttäjät voivat lisätä metatietoja, silloin kun he luovat allekirjoituspyyntöjä tai jakavat tiedostoja. Jotta käyttäjät voivat lisätä metatietoja, rakenteet täytyy ensin määrittää.

Metatietomalleja käytetään tarvittavien metatietojen keräämiseen käyttäjiltä. Metatietokentät määrittävät, mitä tietoja kerätään.

Kun sinut kutsutaan allekirjoittamaan asiakirja, saat tästä ilmoituksen sähköpostiisi.

HUOM! Mikäli olet allekirjoituspyynnön lähettäjänä lisännyt itsesi allekirjoittajaksi, niin sinulle ei lähetetä tästä erillistä sähköposti-ilmoitusta.

Napsauttamalla Näytä allekirjoituspyyntö-linkkiä sinut ohjataan allekirjoitusprosessiin:

• kirjautuneet käyttäjät ohjataan SignSpace-palveluun allekijoittamaan

• henkilöt joilla ei ole SignSpace-tiliä sekä käyttäjät jotka eivät ole kirjautuneet palveluun ohjataan allekirjoittamaan selaimessa avatulle sivulle

Pääsy asiakirjoihin on saatettu suojata turvakoodilla. Jos näin on, sinua pyydetään antamaan turvakoodi, joka lähetetään sinulle sähköpostiviestissä.

Mikäli allekirjoitusprosessia ei ole suojattu turvakoodilla, sinut ohjataan tiedostojen katseluun. SignSpace mahdollistaa useiden eri tiedostotyyppien allekirjoittamisen. Joidenkin tiedostotyyppien kohdalla esikatselu ei ole käytössä. Lataa tällaiset tiedostot koneellesi esikatselua varten.

HUOM! Mikäli sinulla on SignSpace-tili, niin voit halutessasi siirtyä allekirjoittamaan SignSpace-palveluun klikkaamalla linkkiä Kirjaudu SignSpaceen

Jos et ole oikea henkilö allekirjoittamaan kyseisiä tiedostoja tai tiedostoihin täytyy tehdä muutoksia, sinulla on kaksi vaihtoehtoa riippuen kutsun tekijän määrittämistä asetuksista:

Voit myös jättää viestin, joka näkyy kaikille osallistujille. Kutsun lähettänyt henkilö saa viestistäsi ilmoituksen sähköpostiin ja lisäksi ilmoituksen tietokoneelle mikäli on kirjautuneena palveluun ja ottanut työpöytäilmoitukset käyttöön.

Kun olet valmis allekirjoittamaan asiakirjat, klikkaa Seuraava kunnes yhteenvetosivu tulee näkyviin. Syötä virallinen nimesi, jos sitä kysytään, tarkista/muokkaa henkilötietosi ja klikkaa Allekirjoita-painiketta, kun olet valmis allekirjoittamaan.

HUOM!

• Rekisteröityneet käyttäjät eivät voi muokata henkilötietoja allekirjoittamisen työnkulussa. Tällöin muokkaukset tehdään sovelluksen asetuksissa.

• Sähköpostisoitetta ei voi muokata, mikäli on valittu Kevyt.

Jos vaaditaan kevyttä tunnistautumismenetelmää, sinua pyydetään syöttämään sähköpostilla saamasi koodi Syötä turvakoodi -kenttään.

Jos vaaditaan vahvaa tunnistautumista, sinua pyydetään suorittamaan vahva sähköinen tunnistautuminen. Vahva sähköinen tunnistautuminen suoritetaan -palvelun kautta. Suomen, Ruotsin, Norjan, Viron, Latvian ja Liettuan kansalaisten henkilöllisyys vahvistetaan sähköisten henkilötunnistetietojen avulla. Tarvitset tunnistautumista varten pankkitunnukset tai mobiilivarmenteen.

Kun henkilöllisyytesi on varmennettu, näkyviin tulee sivu, jolla kerrotaan asiakirjojen allekirjoittamisen onnistuneen. Allekirjoitetut asiakirjat lähetetään sinulle sähköpostilla, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet. Mikäli allekirjoitettujen tiedostojen lähettäminen sähköpostiin on estetty lähettäjän toimesta, niin sinulle lähetetään allekirjoitettujen asiakirjojen latauslinkki.

Mikäli luot itsellesi SignSpace-tilin samaa sähköpostiosoitetta käyttäen johon kutsu on lähetetty, näet allekirjoitetut tiedostot myös sieltä.

En voi allekirjoittaa -painike näkyy asiakirjan jokaisella sivulla tarkistuksen yhteydessä. Sinua pyydetään kertomaan, miksi et voi allekirjoittaa allekirjoituspyyntöä. Kommenttisi toimitetaan pyynnön luoneelle henkilölle sekä muille pyynnön hallinnoijille. Allekirjoituspyyntö asetetaan pitoon.

Voit halutessasi ottaa käyttöön toiminnon joka lisää jokaisen allekirjoitetun PDF-sivun alareunaan allekirjoitusmerkinnän. Tämä voi olla tarpeen erityisesti silloin kun sähköisesti allekirjoitettuja tiedostoja tulostetaan paperisiin arkistoihin.

Kun allekirjoituspyyntölomakkeelta löytyvä Merkitse jokainen sivu -toiminto on asetettu päälle, kunkin allekirjoitetun sivun alalaitaan lisätään allekirjoitusmerkintä.

Allekirjoitusmerkintä näyttää tältä.

Allekirjoituspyynnön omistajat voivat ottaa merkintätoiminnon käyttöön myös lähetettyään kutsut allekirjoituspyynnön muokkaussivulla.

TÄRKEÄÄ! Suosittelemme ottamaan huomioon merkintätoiminnallisuuden rajoitukset. Merkinnän lisääminen jokaiselle yksittäiselle sivulle vaatii käsittelyaikaa ja voi siksi tapauksesta riippuen heikentää merkittävästikin allekirjoittajan käyttökokemusta, varsinkin silloin kun allekirjoitetaan isokokoisia / usean tiedoston sisältäviä asiakirjanippuja. Tämän lisäksi poikkeuksellisissa pdf-tiedostomuodoissa saattaa ilmetä teknisiä ongelmia merkinnän kirjoittamisvaiheessa.

Allekirjoituspyynnön omistaja voi perua allekirjoituspyynnön, joka ei enää ole tarpeellinen. Toiminto löytyy allekirjoituspyynnön työkalupalkista.

Allekirjoittajille lähetään ilmoitus perumisesta sähköpostilla.

Perutun allekirjoituspyynnön voi avata uudestaan.

Kuka tahansa käyttäjä voi asettaa allekirjoituspyynnön pitoon. Laita pitoon -toiminto löytyy allekirjoituspyynnön työkalupalkista.

Allekirjoitusopyynnön omistaja(t) saavat ilmoituksen sähköpostiin että allekirjoituspyyntö on asetettu pitoon ja ne nostetaan esiin allekirjoituspyyntöjen listalla punaisella huomiovärillä sekä suodattuvat Vaatii huomiotasi! listalle.

Allekirjoittaminen on estetty kun allekirjoituspyyntö on pidossa.

Allekirjoituspyynnön omistaja voi poistaa allekirjoituspyynnön pidosta valitsemalla Avaa uudelleen -toiminnon allekirjoituspyynnön työkalupalkista.

Allekirjoituspyynnön omistaja voi avata pitoon asetetun allekirjoituspyynnön uudelleen milloin tahansa.

Kun tarvittavat muokkaukset asiakirjoihin tai allekirjoittajiin on tehty, omistaja voi poistaa allekirjoituspyynnön pidosta valitsemalla Avaa uudelleen -toiminnon allekirjoituspyynnön työkalupalkista.

Allekirjoituspyynnön avaaminen lähettää allekirjoittajille uuden sähköpostikutsun allekirjoittamaan. Ikkunaan kirjoitettu saateviesti näytetään allekirjoittajille sähköposti-ilmoituksella. Mikäli viestikentän jättää tyhjäksi niin allekirjoittajille näytetään alkuperäinen saateviesti.

Jos äänestyspyynnön lähettäminen SignSpace-järjestelmästä ei onnistu teknisistä syistä, äänestyspyynnön laatijalla on pääsy kullekin äänestäjälle lähetettyyn yksilölliseen kutsulinkkiin. Napsauta lähetetyssä äänestyspyynnössä kyseisen äänestäjän rivillä näkyviä kolmea pistettä, niin voit kopioida linkin avautuvasta kontekstivalikosta.

Napsauta valikkokohtaa, niin linkki kopioidaan tietokoneesi leikepöydälle. Voit nyt liittää sen toiseen jakotyökaluun, kuten sähköpostiin tai chat-keskusteluun.

Linkin kopiointi edellyttää, että hyväksyt tunnistetietojesi tallentamisen väärinkäytösten varalta. Tiedot tallennetaan SignSpace-palvelun turvalokiin, ja niitä voidaan luovuttaa viranomaiselle pyynnöstä, mikäli on perusteltu epäily väärinkäytöksestä.

Ilmoitusten avulla voit seurata muiden käyttäjien tekemiä sinuun liittyviä muutoksia ja palvelutapahtumia.

Ilmoitusten lukeminen

Pääset ilmoituksiin klikkaamalla kello-kuvaketta, sivun ylälaidassa. Kun sinulle on uusia ilmoituksia, kellon oikealle puolelle ilmestyy punainen merkki.

Ilmoitusten tyypit

Näytämme ilmoituksen kun sinut lisätään tai poistetaan ryhmästä, sinulle jaettu sisältö poistetaan palvelusta tai sinulta poistetaan pääsyoikeus sinulle aiemmin jaettuun sisältöön.

Metatiedot täydentävät hakutuloksia. Kun hakukenttään kirjoitetaan vapaata tekstiä, ehdotetut tulokset listataan automaattisesti.

Metatietojen haku kohdistuu luetteloihin ja tekstikenttiin, joissa haku on sallittu.

Oletusarvoisesti pääkäyttäjillä on oikeus hallinnoida metatietoa. Lisäkäyttäjille tai ryhmille voidaan myöntää oikeus Metatiedon ylläpitäjät -osiossa.

Metatietojen ylläpitäjät listalle lisätyillä henkilöillä, sekä ryhmillä ja näiden jäsenillä, on luku-/kirjoitusoikeus metatietoasetuksiin, jonne pääsee napauttamalla yläpalkissa olevaa taulukkoa muistuttavaa metatietoikonia.

Ikoni ei ole näkyvissä käyttäjille joilla ei ole metatietojen ylläpitäjän oikeuksia.

Henkilö-kenttää käytetään, kun tietty henkilö tai ryhmä täytyy sisällyttää metatietoihin. Tämä tieto on hyödyllinen silloin, kun haluat määrittää henkilön tai ryhmän, jolle lähetetään automaattisia ilmoituksia (ks. Päivämäärä-kenttä)

HUOMAUTUS: Kenttään voidaan lisätä ainoastaan henkilöitä/ryhmiä, joilla on rekisteröity SignSpace-tili.

Numero-kenttää käytetään, kun metatietoja täytyy tallentaa numeromuodossa. Desimaalit voidaan antaa välillä 0–2.

Tiedoston esikatselussa voit lukea PDF-tiedostojen sisällön lataamatta tiedostoja. Muita tiedostomuotoja varten on Lataa-painike. Tiedoston esikatselu avautuu napsauttamalla tiedoston nimeä.

Yhden tiedoston esikatselu näyttää tältä. Sivupalkissa on tiedoston yhteenvetotiedot. Kaikki käyttäjät, joilla on pääsy tiedostoon, näkevät sivupalkin yläosan. Tagit ja metatiedot sisältävä osio näkyy vain oman organisaatiosi jäsenille. Kuka tahansa organisaatiosi jäsen voi muokata tageja. Metatietojen muokkausominaisuus on saatavilla pääkäyttäjille. Muut käyttäjät näkevät metatiedot, mutta ei voi tehdä niihin muutoksia.

Jos tiedosto kuuluu tiedostonippuun (samassa allekirjoituspyynnössä tai tehtävässä on usampia tiedostoja), koko nippu avautuu esikatseluun. Katseltavana oleva tiedosto osoitetaan sivupalkissa nuolella ja lihavoidulla kirjasinlajilla. Voit vaihtaa esikatseltavaa tiedostoa napsauttamalla haluamasi tiedoston nimeä.

Mikäli dokumentille on lisätty kommentteja, pääset näkemään kommentit klikkaamalla Dokumentin kommentit välilehteä.

Omistajat voivat muuttaa tietostojen tai tiedostonipun nimeä ja muuttaa tiedostojen esittämisjärjestystä.

Omistajat voivat nimetä tiedostoja tiedostojen esikatselunäkymässä. Kun hiiri asetetaan tiedoston tai tiedostojen otsikon päälle, muokkauskuvake tulee näkyviin. Kun kuvaketta napsautetaan, nimeä voi muuttaa. Nimenmuutokset tallentuvat historiatietoihin.

Jos liität allekirjoituspyyntöön tai tehtävään useita tiedostoja ja haluat varmistaa, että vastaanottajat näkevät tietyn tiedostot tietyssä järjestyksessä voit raahata ja tiputtaa tiedostoja haluamaasi järjestykseen ottamalla kiinni tiedoston harmaasta tartuntakahvasta.

Mikäli sinulla on myöhemmin tarvetta järjestellä tiedostoja, voit tehdä sen tiedostojen esikatselunäkymässä.

Tiedostojen esittämisjärjestyksen muuttaminen edellyttää omistajaoikeuksia sisältöön.

Äänestyspyynnön laatija voi perua äänestyksen, joka ei enää ole tarpeellinen. Peru -toiminto löytyy äänestyspyynnön työkalupalkissa.

Tämä ominaisuus on saatavilla Premium- ja Enterprise- tilauksille.

Sen sijaan, että allekirjoittaisit jokaisen pyynnön erikseen, voit valita useiden allekirjoituspyyntöjen allekirjoittamisen yhdellä tunnistautumisella.

Valitse Allekirjoitus-välilehdeltä ikoni, jossa on useita valintaruutuja, ja jokaisen allekirjoituspyynnön viereen ilmestyy valintaruutu.

Valitse pyynnöt, jotka haluat allekirjoittaa, ja napsauta Allekirjoita valitut -painiketta.

Seuraavassa vaiheessa jokaiseen allekirjoituspyyntöön liitetyt tiedostot on mahdollista lukea/ladata. Tiedostot, jotka olet avannut esikatseluvaiheessa, on merkitty harmaalla ruksilla. Tämä auttaa sinua pysymään selvillä siitä, mitkä tiedostot olet lukenut.

Kun olet lukenut tiedostot, napsauta Jatka allekirjoittamaan -painiketta.

Yhdistämällä useita pdf-tiedostoja yhdeksi tiedostoksi helpotat sopimusten käsittelyä.

Tiedostojen yhdistäminen

Lisää allekirjoitettavat tiedostot.

Järjestele tiedostot haluamaasi järjestykseen raahamalla ja tiputtamalla tiedostoja kuvakkeesta

Valitse Yhdistä pdf-tiedostoja yhdeksi tiedostoksi

Allekirjoituspyyntölomakkeen lisäasetuksissa voi ottaa allekirjoitusjärjestystoiminnon käyttöön.

Oletuksena allekirjoitusjärjestystoiminto ei ole käytössä. Kaikki allekirjoittajat siis kutsutaan samanaikaisesti allekirjoittamaan asiakirjat, kun allekirjoituspyyntö luodaan.

Jos haluat allekirjoittajien allekirjoittavan asiakirjat tietyssä järjestyksessä, valitse lomakkeessa Allekirjoitusjärjestys - PÄÄLLÄ. Tämän jälkeen jokaisen allekirjoittajan kohdalla näkyy numero, jota voit muuttaa.

Oletuksena jokaisella on numero 1. Napsauta niitä numeroita, jotka haluat muuttaa.

Kun allekirjoituspyyntö lähetetään, kukin allekirjoittaja saa sähköpostiinsa kutsun allekirjoittamaan numeron mukaisella vuorollaan.

Henkilöllisyyden varmentamisen tasot

SignSpace-palvelussa on kolme vaihtoehtoista tasoa henkilöllisyyden varmentamiseen. Allekirjoituspyynnön laatija valitsee kullekin pyynnölle sopivan tunnistustason lisäasetuksista.

Vahva taso Jos valitaan Vahva taso, allekirjoittajan on tunnistauduttava vahvalla sähköisellä tunnistautumisella. Tämä tapahtuu Kyberturvallisuuskeskuksen hyväksymän -tunnistuspalvelun välityksellä. Henkilöllisyys voidaan varmentaa sähköisellä henkilötunnisteella, joka on myönnetty Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Virossa, Latviassa tai Liettuassa. Tämä edellyttää allekirjoittajalta pankkitunnusten, mobiilivarmenteen tai :n käyttöä.

Kevyt taso

Tarvittavat allekirjoituspyynnöt on helppo löytää ennalta määritettyjen suodatinten, tagien ja vapaatekstihaun avulla.

Suodattimet ovat sivupalkissa. Valitse hakuusi sopiva suodatin, niin saat luettelon suodattimen mukaisista allekirjoituspyynnöistä. Voit tarkentaa hakua valitsemalla suodattimen nimen vieressä näkyvän kuvakkeen, josta avautuu lisää suodattimia. Voit tarkentaa hakua myös lisäämällä aiemmin käyttämiäsi tageja tai hakukenttään tai käyttämällä vapaatekstihakua.

Kun haluat luettelon allekirjoituspyynnöistä, jotka odottavat toimenpiteitäsi, valitse Allekirjoittaminen välilehdellä Allekirjoituspyynnöt -> Vaatii huomiotasi -suodatin.

Tervetuloa SignSpacen sähköiseen äänestystoimintoon!

Tämä työkalu mahdollistaa organisaatioille ja ryhmille päätösten tekemisen tehokkaasti ja läpinäkyvästi turvallisten sähköisten äänestysten avulla. Olipa kyseessä muodollisten äänestysten järjestäminen tai mielipiteiden kerääminen, sähköinen äänestystoiminto tarjoaa selkeän ja käyttäjäystävällisen alustan äänestysprosessien hallintaan.

Keskeiset hyödyt

• Tehokkuus: Kerää nopeasti äänet tai mielipiteitä useilta osallistujilta, mikä vähentää päätöksentekoon kuluvaa aikaa ja vaivaa.

Äänestäjät saavat ilmoituksen äänestyksestä sähköpostilla.

Saateviesti-ikkuna avautuu. Napsauta Seuraava vaihe.

Mikäli äänestykseen on liitetty dokumentteja, esikatselu- ja äänestysikkuna avautuu. Kun olet lukenut liitetyn dokumentin tai dokumentit, napsauta Seuraava vaihe -painiketta.

Äänestyksen asetuksista riippuen äänestyssivulla voi olla valittavissa vain yksi vaihtoehto (tällöin luettelossa näkyy valintapainikkeet) tai useampi vaihtoehto (tällöin luettelon vieressä näytetään lisätiedot, joista ilmenee, kuinka monta vaihtoehtoa voidaan valita). Voit milloin tahansa päättää myös antaa tyhjän äänen lähettämällä äänen, johon ei ole valittu yhtään vaihtoehtoa. Tässä tapauksessa sinua pyydetään vahvistamaan, että olet tarkoituksella lähettämässä tyhjää ääntä.

Mikäli äänestys on avoin eikä pyynnön luoja ei ole lisännyt nimitietojasi äänestyspyynnöllä, sinun tulee ilmoittaa äänestyksen yhteydessä etu- ja sukunimesi (ne näkyvät äänestystulosasiakirjassa ja sähköisen allekirjoituksen tiedoissa).

Äänestyspyynnön tekijä voi määritellä kutsulla mikäli äänestäjille annetaan pääsy äänestämään SignSpace-palvelussa, vai ainoastaan sähköpostilinkin kautta.

Mikäli olet kirjautunut SignSpace-palveluun ja sinulle on annettu pääsyoikeus äänestystilaan, voit vaihtoehtona sähköpostiin lähetettävälle äänestyslinkille äänestää suoraan SignSpace-palvelussa.

Löydät kaikki sinulle jaetut äänestykset Allekirjoittaminen -välilehdeltä ja sieltä valitsemalla Äänestyspyynnöt -suodattimen.

Aloita äänestysprosessi napsauttamalla nimesi vieressä olevaa Äänestä-kohtaa.

Esikatseluikkuna avautuu. Jos äänestyspyyntöön on liitetty vähintään yksi asiakirja, näet ensin liitetyt asiakirjat. Tämän jälkeen annetaan ääni ja napsautetaan Lähetä ääni. Äänestyksen asetuksista riippuen valittavissa voi olla vain yksi vaihtoehto (tällöin luettelossa näkyy valintapainikkeet) tai useampi vaihtoehto (tällöin luettelon vieressä näytetään lisätiedot, joista ilmenee, kuinka monta vaihtoehtoa voidaan valita). Voit päättää myös antaa tyhjän äänen lähettämällä äänen, johon ei ole valittu yhtään vaihtoehtoa. Tässä tapauksessa sinua pyydetään vahvistamaan, että olet tarkoituksella lähettämässä tyhjää ääntä.

Tiedostonäkymää on mahdollista laajentaa metatietosarakkeella. Valitse Muokkaa sarakkeita, valitse näytettävät metatiedot ja napsauta ”Vahvista”.

Valitut metatiedot näytetään tiedostoluettelossa.

Kieliversiot voidaan määrittää metatietokenttiin tai malleihin. Tuetut kielet ovat englanti, suomi ja ruotsi.

Jos kieliversiota ei määritetä, oletusteksti näytetään kaikilla kielillä. Kun kieliversio valitaan, oletusteksti korvataan valitun kielisellä tekstillä.

Alla olevassa esimerkissä oletusteksti on ”Luottamuksellisuus” ja englanninkieliseen versioon on lisätty vastine ”Confidentiality”. Kun palvelun kieleksi on valittu suomi, näytetään teksti ”Luottamuksellisuus”, kun taas englanninkielisissä versioissa näytetään teksti ”Confidentiality”.

Voit liittää tietokoneeltasi viesteihin, tehtäviin tai allekirjoituspyyntöihin enintään 50 tiedostoa, joiden koko on yhteensä enintään 60Mt.

Äänestyspyynnölle voit liittää enintään 3 tiedostoa, joiden koko on yhteensä enintään 10Mt.

Tiedostot voi liittää napsauttamalla paperiliitinkuvaketta tai vetää ja pudottaa syöttökenttään. Alue, jolle tiedostot pudotetaan, osoitetaan katkoviivalla.

Voit etsiä tiedostoja hakusanan perusteella syöttämällä hakusanan hakukenttään ja painamalla Enter. Käytössä oleva suodatin näkyy sinisellä rivillä. Voit poistaa suodattimen käytöstä napsauttamalla sinisen suodatinrivin oikeassa reunassa olevaa X-kohtaa.

Voit etsiä tiettyä tagia napsauttamalla tagia ja valitsemalla valikosta Etsi tätä tagia.

Voit myös hyödyntää sivun vasemmasta laidasta löytyviä suodattimia. Esimerkissä haettu asiakirjoja joiden allekirjoittaminen on kesken.

Allekirjoitettuja asiakirjoja arkistoidaan SignSpace-palvelussa 10 vuoden ajan.

Mikäli tämän lisäksi on tarvetta arkistoida asiakirjoja myös toiseen järjestelmään, arkistointi-toiminnallisuus auttaa pitämään arkistoinnin hallinnassa.

Arkistoi-toiminnallisuus lisää -merkinnän dokumenteille jotka on ensin käsin käyty siirtämässä ulkoiseen arkistoon ja sitten merkattu käyttöliittymässä arkistoiduksi.

Arkistoi-toiminto on saatavilla allekirjoitetuille asiakirjoille. Toiminnallisuus löytyy useasta paikasta käyttöliittymässä.

Allekirjoituspyynnöllä Arkistoi -ominaisuus löytyy työkalupalkista.

Allekirjoittaminen näkymässä Arkistoi -ominaisuus on saatavilla listan valintanäkymässä, johon pääset klikkaamalla -kuvaketta listan oikeassa yläreunassa.

Voit katsella allekirjoituspyynnön historiatietoja valitsemalla Historia allekirjoituspyynnön työkalupalkista.

Historia-ikkunasta löytyy luettelo tärkeimmistä allekirjoituspyynnön sisällön tai tilan muutoksiin liittyvistä toimista sekä lähetetyistä sähköposteista ja SMS-viesteistä.

Ryhmän omistaja voi sulkea ryhmän sen sivun oikeassa yläkulmassa olevasta kontekstivalikosta. Ryhmän jäsenille lähetetään ilmoitus ryhmän sulkemisesta.

Kun ryhmä on suljettu, siihen ei voi enää jakaa sisältöä. Ryhmän sulkeminen ei kuitenkaan poista sitä. Suljetut ryhmät näkyvät edelleen kaikkialla SignSpacen käyttöliittymässä, mutta ne on merkitty sanalla SULJETTU. Niistä voi edelleen hakea tietoa.

Koti-näkymän sivupalkissa niiden kuvake on viivattu yli.

Kaikki suljetut ryhmät näkyy niiden omistajille Suljetut ryhmät -suodattimen alla Ryhmät-välilehden sivupalkissa.

Ryhmän omistaja voi aktivoida suljetun ryhmän uudelleen.

Jos olet allekirjoituspyynnön omistaja, voit muokata lähetettyä allekirjoituspyyntöä. Napsauta lähetetyn allekirjoituspyynnön työkalupalkista olevaa Muokkaa -linkkiä.

Muokattava lomake avautuu.

Voit muuttaa sopimuksen nimeä, lisätä tai poistaa asiatarkastajia / allekirjoittajia, jotka eivät vielä ole asiatarkastaneet / allekirjoittaneet tai muuttaa viestien tekstejä.

Voit myös tehdä muutoksia lisäasetuksiin. Voit esimerkiksi ottaa allekirjoitusjärjestyksen käyttöön ja pois käytöstä. Osa asetuksista ohjaa työnkulkuja sopimuksen elinkaaren aikana, joten niitä voi muuttaa kun asiatarkastaminen tai allekirjoittaminen on aloitettu.

Kun olet tehnyt muutokset, napsauta Tallenna-painiketta, niin allekirjoituspyyntö päivitetään. Poistetut osallistujat saavat sähköposti-ilmoituksen poistosta ja asiatarkastajat / allekirjoittajat kutsun asiatarkastamaan / allekirjottamaan asiakirjat.

Vain ryhmän omistaja voi poistaa ryhmän jäsenen ryhmästä.

Siirry Ryhmät-luetteloon valitsemalla Ryhmät-näkymä yläpalkista (varmista, että olet valinnut sivupalkista oikean tilin, jos sinulla on useampi kuin yksi tili). Etsi ryhmän hallintasivulla ryhmän jäsen, jonka haluat poistaa, ja napsauta ryhmän jäsenen rivillä olevaa roskakorikuvaketta.

Ryhmän jäsen poistetaan ryhmästä, eikä hän enää pääse näkemään tietoja, jotka hän aiemmin näki tämän ryhmän kautta.

Poistetun jäsenen voi milloin tahansa lisätä takaisin ryhmään.

Voit kopioida ryhmän osoitteen leikepöydälle ja jakaa sen ulkoisille käyttäjille, joille ryhmä ei ole palvelussa näkyvissä.

Jos et enää halua nähdä tiettyä ryhmää sivupalkin luettelossa, voit poistaa sen. Valitse ryhmän nimi sivupalkista, avaa kontekstivalikko (alaspäin osoittava nuoli) ja valitse Poista sivupalkista. Ryhmä ei enää näy ryhmäluettelossasi. Kun tarvitset ryhmää seuraavan kerran, avaa ryhmäluettelon yläosassa oleva hakukenttä, syötä ryhmän nimi ja napsauta ryhmän nimeä, niin se lisätään takaisin luetteloosi.

Päivämäärä-kenttää käytetään, kun halutaan syöttää metatietoja päivämäärän muodossa. Voit aikatauluttaa automaattisia ilmoituksia kenttään syötetyn päivämäärän pohjalta. Voit esimerkiksi määrittää prosessin lähettämään automaattisen ilmoituksen ennalta määritetylle käyttäjälle tai ryhmälle, kun sopimus täytyy uusia.

Määritä ilmoitusaikataulu, valitse roolit, joille ilmoitus lähetetään, ja lisää teksti, joka näytetään vastaanottajille sähköposti-ilmoituksessa.

VINKKI: Jos haluat, että metatietojen luoja päättää, kenelle ilmoitus lähetetään, luo henkilökenttä, lisää se samaan malliin päivämäärän kanssa ja valitse henkilökenttä ilmoituksen vastaanottajaksi (rooli). Alla olevassa esimerkissä sopimuksen omistajalle (henkilökenttä) ilmoitetaan, kun sopimus täytyy uusia.

Saat sähköpostiisi ilmoituksen, kun organisaation hallinnoija kutsuu sinut liittymään organisaation tiliin. Napsauta Aloita palvelun käyttö.

Jos sinulla ei vielä ole SignSpace-tiliä, täytä rekisteröitymislomake ja napsauta Jatka ja seuraa ohjattua rekisteröitymisen työnkulkua.

Jos sinulla on jo SignSpace-tili, älä rekisteröidy uudelleen. Käytä kirjautumislinkkiä, joka näkyy sinisessä ilmoituksessa rekisteröitymislomakkeen yläosassa.

Vahva sähköinen tunnistautuminen tapahtuu tarjoamassa tunnistuksenvälityspalvelussa. Allekirjoittajien henkilöllisyyden varmentaminen edellyttää pankkitunnuksia tai matkapuhelimessa olevia sähköisiä henkilöllisyystodistuksia.

Henkilöllisyyden voi varmentaa vahvasti Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Virossa, Latviassa ja Liettuassa.

Suomi

Ruotsi

Norja

Viro, Latvia, Liettua

Kevyt sähköinen tunnistautuminen, joka perustuu sähköpostiosoitteen todentamiseen, on vaihtoehto silloin kun vahvan tunnustautumisen välineitä ei ole saatavilla.

Mikäli allekirjoitusten kerääminen kaikilta kutsutuilta allekirjoittajilta ei onnistu ja haluat dokumentit allekirjoitetuiksi jo kerätyillä allekirjoituksilla, voit asettaa allekirjoituspyynnön valmiiksi valitsemalla allekirjoituspyynnön työkalupalkista Aseta valmiiksi.

Henkilöt, jotka eivät ole vielä allekirjoittaneet poistetaan allekirjoituspyynnöltä ja heille lähetetään ilmoitus sähköpostilla.

Metatiedot täytetään, kun uusi allekirjoituspyyntö luodaan tai allekirjoituspyyntöä muokataan, tai myöhemmin esikatseluvaiheessa. Metatietoja voivat kirjoittaa tilan omistajat, metatiedon ylläpitäjät ja luotetut ylläpitäjät. Muilla valitussa metatietomallissa määritetyillä käyttäjillä on ainoastaan lukuoikeus.

Valitse malli luettelosta lisätäksesi metatietoja.

Täytä pakolliset kentät, jotka on merkitty asteriskillä (*), ja muut tarvittavat kentät.

Jos sinulla ei ole enää tarvetta olla ryhmässä, voit poistua siitä. Napsauta ryhmän hallintasivun jäsenlistalta oman nimesi kohdalta roskakori-kuvaketta.

Sinua kehotetaan vahvistamaan, että haluat poistua ryhmästä. Kun poistut ryhmästä, et enää pääse näkemään mitään tietoja, jotka aiemmin näit tämän ryhmän kautta. Jos haluat liittyä myöhemmin takaisin ryhmään, sinun on liityttävä siihen ryhmän edellyttämällä tavalla.

Jos olet ryhmän omistaja ja haluat poistua ryhmästä, sinun on ensin määritettävä toinen ryhmän jäsen ryhmän omistajaksi.

Jokaiselle organisaatiotilille on luotuna automaattisesti ryhmä, joka sisältää kaikki käyttäjät.

Tämän ryhmän avulla voit jakaa sisältöjä ja käyttöoikeuksia koko organisaatiolle ilman tarvetta luoda ja ylläpitää erillistä ryhmää.

Oletuksena ryhmään voivat jakaa vain pääkäyttäjät ja luotetut hallinnoijat.

Jos haluat sallia jakamisen kaikille organisaation käyttäjille, voit muuttaa asetusta valitsemalla Jakamisoikeudet -valikosta Organisaation käyttäjät.

Jos olet ryhmän jäsen mutta et halua saada kaikkia ryhmän ilmoituksia, voit mykistää ryhmän. Valitse ryhmän nimi sivupalkista, avaa kontekstivalikko (alaspäin osoittava nuoli) ja valitse Mykistä ryhmä. Kaikki ryhmässä olevat tiedot ovat edelleen käytettävissäsi SignSpacessa, mutta voit lukea niitä omassa tahdissasi silloin kun tarvitset niitä ilman jatkuvien ilmoitusten aiheuttamaa häiriötä.

Mykistetyn ryhmä kuvakkeen päällä näytetään vino viiva. Voit poistaa mykistyksen valitsemalla Poista mykistys.

Organisaatiot voivat kokeilla palvelua maksutta neljän viikon ajan valitsemalla maksullisen tilauksen. Kokeilujaksoon sisältyy kaikki palvelun toiminnallisuudet. Valittu tilaus jatkuu maksullisena neljän viikon kokeilujakson päätyttyä, ellei sitä ole peruttu kokeilujakson aikana.

Lisätietoja tilausvaihtoehdoista ja näiden ominaisuuksista löydät hinnastosta.

Siirry tilaamaan rekisteröimällä ensin henkilökohtainen tili ja tämän jälkeen voit tilata palvelun organisaatiosi käyttöön.

Henkilökohtaisen tilin rekisteröinti ja käyttö eivät edellytä maksullista tilausta. Tällöin sähköisen allekirjoittamisen ja palvelun toiminnallisuudet ovat rajalliset. Kokeilujaksoa ei ole saatavilla henkilökohtaisille tileille.

Kun sinut kutsutaan allekirjoittamaan asiakirja, saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi.

Mikäli olet kirjautuneena SignSpace-palveluun niin Näytä allekirjoituspyyntö-linkki ohjaa sinut allekirjoittamaan SignSpace-sovelluksessa.

Aloita allekirjoittamisprosessi napsauttamalla nimesi vieressä olevaa Lue ja allekirjoita -kohtaa, jolloin asiakirjan esikatseluikkuna avautuu.

Lue kaikki asiakirjat – tarkastettavana voi olla yksi tai useampi asiakirja. Asiakirjan esikatselu ei välttämättä ole käytettävissä kaikkien asiakirjatyyppien tapauksessa. Tällöin tiedostot on ladattava tietokoneelle lukemista varten.

Jos et ole oikea henkilö allekirjoittamaan kyseisiä tiedostoja tai tiedostoihin täytyy tehdä muutoksia, sinulla on kaksi vaihtoehtoa riippuen kutsun tekijän määrittämistä asetuksista:

Jos olet oikea henkilö allekirjoittamaan, napsauta Jatka allekirjoittamaan -painiketta, kun olet tarkistanut kaikki asiakirjat.

Suorita allekirjoittamisprosessi loppuun napsauttamalla Allekirjoita NN dokumenttia nyt.

Kun allekirjoituspyynnölle on luontivaiheessa valittu allekirjoituksen tasoksi Kevyt, vahvaa sähköistä tunnistautumista ei tarvita.

Mikäli allekirjoituksen tasoksi on valittu Vahva, allekirjoittaminen edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista.

Vahva sähköinen tunnistautuminen tapahtuu henkilöllisyyden varmentamiseen tarkoitetussa -palvelussa. Henkilöllisyys varmennetaan Suomen, Ruotsin, Norjan, Viron, Latvian tai Liettuan sähköisellä henkilöllisyystodistuksella. Pidä pankkitunnuksesi tai matkapuhelimessa oleva sähköinen henkilöllisyystodistuksesi valmiina henkilöllisyytesi varmentamista varten.

Onnistuneen tunnistautumisen jälkeen saat ilmoituksen allekirjoittamisen onnistumisesta ja palaat allekirjoituspyyntönäkymään.

Nimesi kohdalla allekirjoittamisen tilaksi on vaihtunut Allekirjoitettu.

Kun suojaat allekirjoituspyynnön sisällön vahvalla tunnustautumisella, voit varmistua siitä että ainostaan allekirjoituspyynnölle lisätyt henkilöt pääsevät lukemaan sen sisältöjä.

Suoja-asetuksen käyttöönotto

Voit ottaa asetuksen käyttöön allekirjoituspyynnön luontilomakkeella, oikeasta reunasta löytyvästä Suojaus -osioista, valitsemalla Vahva tunnistautuminen vaaditaan = PÄÄLLÄ.

Kun asetus on päällä, pääsyoikeus allekirjoitustapahtumaan edellyttää jokaiselta allekirjoittajalta ja käyttäjältä vahvaa tunnistautumista. Identiteetin varmentamisen tapa määräytyy sen mukaan, onko vastaanottaja allekirjoituspyynnön lähettäneen organisaation sisäinen vai ulkoinen käyttäjä. Sisäisille ja ulkoisille käyttäjille räätälöidyt suojauksen työnkulut mahdollistavat käytön helppouden ilman kompromisseja tietoturvan tasossa.

Ulkoisten allekirjoittajien identiteetin varmentaminen

Kun sopimussisällöt on suojattu vahvalla tunnistautumisella, ulkoista allekirjoittajaa pyydetään tunnistautumaan vahvasti allekirjoitusprosessin avaamiseksi.

Ulkoisen allekirjoittajan allekirjoituspyynnölle syötettyä nimeä tai henkilötunnusta verrataan tunnistautumisesta palautettuihin tietoihin.

Vahvalla tunnustaumisella suojattu istunto on avoinna 30 minuuttia, jonka aikana voi allekirjoittaa ilman tarvetta tunnistautua uudestaan.

Mikäli ulkoisella allekirjoittajalla on SignSpace-tili ja hän allekirjoittaa sovelluksen kautta, hänen aiemmin vahvan tunnistautumisen yhteydessä tallennettuja tietoja verrataan allekirjoituspyynnöllä annettuihin nimi- ja henkilötunnustietoihin. Tietojen tulee täsmätä, jotta allekirjoittajalle voidaan myöntää pääsyoikeus allekirjoituspyynnön sisältöihin.

Kun suoja-asetus on päällä, allekirjoituspyynnön laatijan on täytettävä joko nimi tai henkilötunnus ulkoisen allekirjoittajan tietoihin ennen allekirjoituspyynnön lähettämistä.

Sisäisten käyttäjien identiteetin varmentaminen

Oman organisaation käyttäjätilit (ns. sisäiset käyttäjät) ovat organisaation pääkäyttäjien hallinnoimia. Tämä mahdollistaa joustavan, mutta hallitun pääsyn sopimussisältöihin silloin, kun käyttäjä kuuluu omaan organisaatioon.

Sisäisiltä käyttäjiltä, jotka allekirjoittavat tai käsittelevät sopimuksia käyttöliittymän kautta, edellytetään kertaluonteinen vahva tunnistautuminen sovelluksessa. Tunnistautuminen liitetään käyttäjän sovelluksessa näkyvään nimeen, jolloin vahvasti tunnistautuneet käyttäjät esiintyvät aina virallisella nimellään.

Vahvasti tunnistautuneilla sisäisillä käyttäjillä on pääsy suojattuihin sisältöihin – ilman, että vahva tunnistautuminen täytyy toistaa jokaisella kirjautumiskerralla.

Jos sisäinen käyttäjä avaa allekirjoituskutsun suoraan sähköpostiviestissä olevan linkin kautta, ja asiakirja edellyttää vahvaa tunnistautumista, käyttäjää pyydetään tunnistautumaan ennen allekirjoitusprosessin avaamista. Tällöin käyttäjän sovellukseen tallennettua henkilötunnusta verrataan tunnistautumisen yhteydessä saatuihin tietoihin. Jos tiedot eivät täsmää tai käyttäjä ei ole vielä tunnistautunut sovelluksessa, pääsy allekirjoitusprosessiin estetään ja käyttäjä ohjataan kirjautumaan palveluun ja tunnistautumaan siellä vahvasti.

Käyttäjien lisääminen

Suojattuihin allekirjoituspyyntöihin voi lisätä omistajia, asiatarkastajia, tiedoksi vastaanottajia ja ryhmiä ainoastaan omasta organisaatiosta.

Kunkin sisäisen käyttäjän tulee varmentaa henkilöllisyytensä vahvasti SignSpace -tililleen kirjautuneena ennen pääsyoikeuden myöntämistä.

Kirjautuneet käyttäjät joutuvat aina tunnistautumaan vahvasti allekirjoitustapahtuman yhteydessä, mikäli allekirjoittaminen edellyttää vahvaa tunnistautumista.

Veloitukset suojauksen käytöstä

Allekirjoittamisen yhteydessä tehty vahva tunnistautuminen suojauksen avaamiseksi on maksuton. Mikäli allekirjoittaja tarvitsee useamman tunnistautumisen suojauksen avaamiseen / allekirjoittamiseen, tästä veloitetaan allekirjoituspyynnön lähettänyttä organisaatiota mukaisesti.

Mikäli SignSpace-palvelusta lähetetty sähköpostikutsu ei välity vastaanottajalle, voit lähettää vastaanottajalle allekirjoituslinkin valitsemaasi vaihtoehtoista kanavaa käyttäen.

Allekirjoituslinkin kopioiminen työpöydälle

Napsauta lähetetyssä allekirjoituspyynnössä allekirjoittajan rivillä näkyviä kolmea pistettä, niin voit kopioida linkin avautuvasta kontekstivalikosta. Napsauta Kopioi kutsulinkki, niin linkki kopioidaan tietokoneesi leikepöydälle. Voit nyt liittää sen valitsemaasi jakotyökaluun ja väittää sen vastaanottajalle.

Allekirjoituslinkin välittäminen SMS-viestillä

Napsauta lähetetyssä allekirjoituspyynnössä allekirjoittajan rivillä näkyviä kolmea pistettä, ja valitse Lähetä kutsu tekstiviestillä kontekstivalikosta. Valitse vastaanottajan maatunnus ja kirjoita puhelinnumero kenttään. Valitse Vahvista ja Lähetä kutsu.

Varmista vielä ilmoitus-ikkunasta että vastaanottajan sähköpostiosoite on varmasti oikein täytetty. Mikäli numero on oikein, valitse Kyllä, lähetä kutsu. Muussa tapauksessa, valitse Peru.

Vastaanottaja saa puhelimeensa kutsulinkin tekstiviestinä. Linkin haltijalla on pääsy allekirjoittamisen työnkulkuun ja siinä jaettujen asiakirjojen sisältöön.

Nopeuta allekirjoituspyyntöjen luontia valmiilla teksteillä

Voit tehostaa allekirjoituspyyntöjen laatimista hyödyntämällä valmiiksi kirjoitettuja tekstejä, kuten usein käyttämiäsi saateviestejä, pyyntöjen vakiosisältöjä tai yhteystietojasi. Nämä tekstit voit lisätä helposti osaksi kutakin allekirjoituskutsua.

Näin lisäät valmiita tekstejä

Avaa oikean yläkulman valikosta Valmiit tekstit.

Klikkaa + Uusi teksti lisätäksesi uuden.

Anna tekstille kuvaava nimi, jotta löydät sen helposti myöhemmin. Kirjoita haluamasi sisältö. Voit lisätä useampia eri tekstejä tarpeesi mukaan.

Valitse lopuksi, missä yhteydessä teksti on käytettävissä:

• Allekirjoituskutsuilla

• Tarkistustehtävissä

• Tai molemmissa

Näin käytät valmiita tekstejä

Uutta allekirjoituspyyntöä luodessasi klikkaa tekstikentän oikeasta alakulmasta Lisää valmis teksti ja valitse haluamasi teksti valikosta.

Valittu teksti lisätään automaattisesti tekstikenttään – voit muokata sitä vapaasti ennen lähettämistä.

Äänestyspyynnön lisäasetukset -taulukkoon voi tuoda tietoja CSV-tiedostosta.

Tietosisällön tulee olla esimerkkitiedoston mukaisessa muodossa.

Esimerkkitiedoston saa haettua Äänestyspyynnön lisäasetukset -sivun alareunassa olevasta linkistä.

CSV-tiedoston rivit tuodaan allekirjoituspyynnölle klikkaamalla Lataa tiedosto -linkkiä ja valitsemalla oikean tiedoston työasemalta.

Ladattavan tiedoston tulee olla muodossa CSV UTF-8 (Comma-delimited).

Esimerkki CSV-tiedostosta tuoduista äänestäjien tiedoista:

Mikäli CSV-tiedostosta puuttuu pakollisia tietoja niin ne esitetään punaisella taulukossa.

Tagien (tunnisteiden) käyttö tuo monia hyötyjä, erityisesti organisaatioille, joilla on laaja määrä sopimuksia hallittavana tai tageja halutaan hyödyntää jonkin tietyn prosessin seurantaan.

Tagien avulla sopimuksia voi ryhmitellä ja suodattaa tehokkaasti. Sopimusten löytämiseen ei tarvitse käyttää aikaa, sillä tagit helpottavat sopimusten nopeaa etsimistä.

Tagien lisääminen

Tagejä voi lisätä allekirjoituspyyntöihin, äänestyksiin, keskusteluihin, ja tehtäviin. Tiedostot-näkymässä tagit näkyvät niiden tiedostojen kohdalla, joihin liittyviin tapahtumiin tageja on lisätty.

Kuka tahansa voi lisätä tageja ja ne näkyvät vain niitä lisänneen henkilön oman organisaation käyttäjille.

Voit lisätä tageja joko listoilla, tapahtumien lisätiedot näkymässä tai tiedostot näkymässä.

Listoille tageja voi lisätä ja poistaa osoittamalla hiirellä haluttua riviä, klikkaamalla listalle ilmestynyttä tagi-kuvaketta ja lisäämällä / poistamalla halutut tagit.

Tapahtumien Tiedot näkymässä tageja lisätään tagi-kuvaketta klikkaamalla.

Tiedostot näkymässä tageja lisätään tagi-kuvaketta klikkaamalla.

Tagi-kuvakkeesta aukeaa ikkuna tagien lisäämiseen ja poistamiseen.

Poista tageja klikkaamalla X

Lisää tageja joko klikkaamalla esillä olevia yleisesti käytettyjä tageja tai kirjoittamalla tagin nimi Hae tai lisää tagi -kenttään.

Yleisesti käytettyjä tageja listalla näytetään max 15 yleisimmin käytettyä tagia, suosituimmuus järjestyksessä.

Tagien päivitys useampaan tapahtumaan yhdellä kertaa

Voit tehdä päivityksiä tageihin useampaan tapahtumaan yhdellä kertaa.

Kilkkaa ensin listan oikeasta yläreunasta kuvaketta, joka mahdollistaa useamman tapahtuman valinnan.

Valitse sitten listalta tapahtumat, joita haluat muokata.

Klikkaa listan työkalupalkista Tagit ja tee tarvittavat muokkaukset, jotka päivittyvät kaikkiin valittuihin tapahtumiin yhdellä kertaa.

Hakeminen tagien avulla

Tapahtumien hakeminen nopeutuu hyödyntämällä tageja.

Kirjoita tagin nimi listan hakukenttään ja valitse tagi, jonka avulla haluat tehdä haun.

Listalle tuodaan kaikki tapahtumat, joihin on lisätty valitsemasi tagi.

Voit halutessasi vielä tarkentaa hakua kirjoittamalla hakukenttään lisää hakuehtoja.

Voit myös hakea listalla näkyvän tagin avulla klikkaamalla tagia ja valitsemalla Etsi tätä tagia

VINKKI TYÖNSEURANTAAN!

Tagien avulla voit luoda kevyen työvaiheiden seurannan. Lisää kuvaava tagi kutakin työvaihetta varten ja ohjeista käyttäjiä vaihtaa tagia aina seuraavaan sovittuun tagiin kunkin työvaiheen jälkeen. Esimerkkinä: Vakuutus > Laskutus > Suoritus.

Mikäli hyödynnät allekirjoituspyyntöjen tekemiseen, voit määritellä ensimmäisen työvaiheen tagin jo valmiiksi malleille ja näihin lisätyt tagit periytyvät mallien pohjalta tehdyille allekirjoituspyynnöille.

Kaikki SignSpaceen liittämäsi tiedostot sekä sinulle jaetut tiedostot näkyvät Tiedostot-välilehden Tiedostot-luettelossa.

Käyttämäsi näytön koosta riippuen kaikki sarakkeet eivät ehkä mahdu näyttöön kerralla, vaan näyttöä on selattava vaakasuunnassa. Siksi sarakkeen leveyttä voi säätää. Vie hiiren osoitin sarakkeen nimen vieressä olevan pystypalkin päälle, niin voit muuttaa sarakkeen leveyttä.

Voit myös valita tiedostoluettelossasi näytettävät sarakkeet Muokkaa sarakkeita -apuikkunassa.

Kaikki tiedostot luetellaan aikajärjestyksessä niin, että uusimmat ovat ylimpänä.

Kukin tiedosto näkyy omalla rivillään, paitsi samaan allekirjoituspyyntöön tai tehtävään liitetyt useat tiedostot. Saman allekirjoituspyynnön tai tehtävän tiedostot kootaan yhteen nippuun. Nipun nimenä on allekirjoituspyynnön tai tehtävän nimi. Tiedostonippu on merkitty sinisellä kuvakkeella:

Näet tiedostot napsauttamalla nuolta:

Tiedoston voi avata esikatselunäkymään napsauttamalla tiedoston tai tiedostonipun nimeä.

Tiedostoluettelosta näet myös, onko tiedostoon määritetty tageja. Jos tiedoston sisältävään viestiin, allekirjoituspyyntöön tai tehtävään on määritetty tagi, tagi näkyy myös tiedostoluettelossa. Kun viet hiiren osoittimen kunkin tiedoston riville, näet uuden tagikuvakkeen, josta avautuu apuikkuna tagien muokkaamista varten.

Apuikkunassa näet lisätyt tagit ja voit poistaa niitä tai lisätä uusia tageja. Kaikki muutokset tallennetaan automaattisesti. Kun olet valmis, sulje apuikkuna napsauttamalla X-kohtaa tai mitä tahansa kohtaa apuikkunan ulkopuolella.

Ennalta määritetyt metatietoluettelot mahdollistavat käyttäjien syöttämien metatietojen sisällön ja muodon hallitsemisen. Näitä jäsenneltyjä luetteloita voidaan käyttää, kun sisältöä täytyy jakaa tietyille ryhmille tai arkistoida ulkopuolisiin järjestelmiin.

Valitse (+) lisätäksesi arvoja ja (-) poistaaksesi arvoja. Enter-näppäin lisää uuden rivin.

Kentän poistaminen ei poista kyseiselle arvolle aikaisemmin syötettyjä metatietoja. Poistettuja arvoja on mahdollista tarkastella valitsemalla Näytä poistetut. Valitse (+), jos haluat palauttaa poistetun arvon takaisin aktiiviselle listalle.

Jaa ryhmän kanssa -sarake määrittää ryhmän/ryhmät, joiden kanssa uudet allekirjoituspyynnöt jaetaan automaattisesti, kun niitä vastaava arvo täytetään.

Kun haluat jakaa sisältöä ulkopuolisen järjestelmän kanssa tiettyjen ennalta määritettyjen rakenteiden pohjalta, voit määrittää vastaavan URL-osoitteen tai viitteen Ulkopuolisen järjestelmäviitteen avulla.

Vaihtoehtoinen tapa luetteloarvojen syöttämiselle on tuoda arvot tiedostosta. Lataa esimerkkitiedosto (Excel (CSV)), lisää arvot ja tuo ne tuo tiedostot -toiminnolla.

Metatietomalleja käytetään jäsenneltyjen metatietojen keräämiseen käyttäjiltä. Voit esimerkiksi luoda yhden metatietomallin kokouspöytäkirjoille ja toisen tietyntyyppisille sopimuksille, kuten alihankintasopimuksille tai yleismallisille sopimuksille.

Kun olet määrittänyt vaaditut metatietokentät, voit luoda metatietomallin, joka määrittää, mitä tietoja käyttäjiltä kerätään.

Uusi malli luodaan napauttamalla +Uusi metatietomalli metatietomallien luettelosta.

Anna nimi ja kirjoita tarvittaessa kuvaus. Nämä näkyvät käyttäjille sivuilla, joille metatietoja on syötetty.

Lisää metatietokenttiä valittavana olevien metatietokenttien luettelosta. Valitut kentät voidaan järjestää vetämällä ja tiputtamalla ne haluttuun järjestykseen.

Voit määrittää osan tai kaikki metatietokentistä pakollisiksi. Tätä suositellaan, jos metatietoja käytetään myöhemmin asiakirjojen jakamiseen tai arkistointiin.

Metatietomalli jaetaan oletusarvoisesti organisaatiosi kanssa. Jakamista on mahdollista räätälöidä asettamalla tiettyjä rajoituksia. Jakaminen on organisaatiotasolla rajattu omaan organisaatioon ja konserniyhtiöihin.

Siirry osoitteeseen www.signspace.fi ja napsauta sivun yläreunassa olevaa Rekisteröidy-linkkiä.

Täytä rekisteröitymislomake ja hyväksy Käyttöehdot, Sopimus henkilötietojen käsittelystä ja Tietosuojakäytäntö. Napsauta sitten Jatka.

Siirry sähköpostiisi ja varmenna sähköpostiosoitteesi. SignSpacen lähettämän viestin löydät Saapuneet-kansiosta (tai roskapostikansiosta). Napsauta viestissä olevaa Viimeistele rekisteröinti -linkkiä.

Syötä salasana kirjautumisikkunassa ja valitse Kirjaudu

Kun olet kirjautunut sisään, sinulle ehdotetaan organisaatiotilin luomista tai olemassa olevaan organisaatioon liittymistä.

Jos päätät jatkaa organisaation rekisteröinnillä, siirry ohjeeseen

Mikäli valitset Myöhemmin, siirryt SignSpacen pääkäyttöliittymään, jossa näet tervetulotoivotuksen SignSpaceen.

Metatietokentät ovat malleissa välttämättömiä, joten ne täytyy määrittää ennen mallien luomista. Metatietokentät määrittävät, mitä tietoja käyttäjiltä kerätään. Metatietokenttiä on viittä eri tyyppiä: teksti, päivämäärä, luettelo, numero ja henkilö.

Uusi kenttä luodaan napauttamalla +Uusi kenttä -painiketta metatietokenttien luettelossa. Yläosa on samanlainen kaikissa kenttätyypeissä. Kentän nimi täytetään ja kentän tyyppi valitaan listasta. Kentän tyyppi on oletusarvoisesti Teksti.

Jokaisella tyypillä on omat ominaispiirteensä. Jos metatiedot on syötettävä vapaana tekstinä, valitse kenttätyypiksi Teksti. Jos taas haluat varmistua siitä, että arvot syötetään tietyllä tavalla, valitse kenttätyypiksi Luettelo ja määritä syötettävät arvot. Päivämäärä-kentän avulla käyttäjät voivat lisätä päivämääriä, ja Numero-kenttä mahdollistaa numeeristen arvojen syöttämisen. Henkilö-kenttää käytetään, kun tietty henkilö tai ryhmä täytyy sisällyttää metatietoihin. Monitasoisiin metetatietorakenteisiin voit käyttää Hierarkia-kenttää.

Yläpalkin oikeassa reunassa voit valita kielen (englanti, suomi tai ruotsi) sekä tarkastella ja hallita henkilökohtaisia asetuksiasi: Omat tiedot, Varmenna henkilöllisyytesi (valinta näkyy, jos et vielä ole varmentanut sitä), Vaihda kuva ja Minun organisaationi (jos olet liittynyt organisaatioihin). Samassa valikossa ovat myös Käyttöohje ja Kirjaudu ulos -toiminto. Voit vaihtaa salasanasi Omat tiedot -sivulla.

Sähköpostiasetukset ovat henkilökohtaisten asetusten pudotusvalikossa.

Valikkokohtaa napsauttamalla avautuu valintaruutuluettelo, jossa voit määrittää, milloin SignSpace lähettää sinulle sähköposti-ilmoituksia keskusteluista.

Kun asetus on päällä, sinulle lähetetään sähköposti-ilmoitus keskusteluista kun:

• minut on mainittu: sähköposti-ilmoitus lähetetään, kun sinut @-mainitaan keskustelussa

• joku vastaa lähettämääni viestiin: sähköposti-ilmoitus lähetetään, kun joku vastaa suoraan sinun lähettämääsi viestiin

• joku lähettää viestin keskusteluun, jossa olen omistaja: sähköposti-ilmoitus lähetetään, kun uusi viesti lähetetään tilaan, jossa olet omistajana

SignSpace-palvelu tarjoaa . Palvelu on sekä palvelun käyttäjien, että ulkoisten tahojen käytössä. Palvelun avulla vastaanottaja voi varmistua, että hänelle toimitettu allekirjoitettu asiakirjakokonaisuus on alkuperäinen ja muuttumaton.

Pdf-tiedostojen allekirjoitukset voi tarkistaa myös esimerkiksi avaamalla tiedoston Adobe Acrobat Reader -sovelluksella.

Allekirjoitustekniikka

SignSpace-palvelussa tehdyt sähköiset allekirjoitukset ovat EU:ssa säädetyn eIDAS-asetuksen (910/2014) mukaisia. Asetus on Euroopan Unionin jäsenvaltioissa suoraan velvoittavaa lainsäädäntöä. SignSpace-palvelussa voidaan tehdä eIDAS-asetuksen 26 artiklan mukaisia tavallisia sähköisiä allekirjoituksia ja kehittyneitä sähköisiä allekirjoituksia.

Lisätietoa SignSpace allekirjoitusten tekniikasta, turvallisuudesta ja lainmukaisuudesta löydät

SignSpace-palveluun tallennettuja tietoja säilytetään ja poistetaan alla kuvattujen käytäntöjen mukaisesti.

Voit luoda allekirjoituspyyntöjä varten valmiita malleja nopeaa lähetystä varten. Malleja voi jakaa muiden käyttäjien, ryhmien tai koko organisaation käyttöön.

Tallentamalla toistuvat tekstit, työnkulut ja muut asetukset uudelleenkäytettäviin malleihin, lyhennät allekirjoituspyyntöjen valmisteluaikaa ja mahdollistat luontiprosessien automatisoinnin myös muille organisaatiossasi.

Uuden mallin luominen

Luo uusi malli valitsemalla +Uusi valikosta Malli

Avautuva mallipohja on ulkonäöltään allekirjoituspyyntölomakkeen näköinen, jotta tietojen täyttö olisi helppoa hahmottaa.

Ryhmien avulla voit liittää keskusteluihin useita henkilöitä ja jakaa sisältöjä ryhmälle. Voit osoittaa allekirjoitus- ja asiatarkastuspyyntöjä sekä tehtäviä niille ryhmän jäsenille, jolle on ryhmässä annettu oikeudet käsitellä allekirjoituspyyntöjä tai tehtäviä.

Vinkki! Sisältöjen jakaminen ryhmille yksilöiden sijaan mahdollistaa tehokkaan jakamisen toimintojen, yksiköiden ja muiden tarvittavien rakenteiden mukaisesti. Ryhmän kautta on helppo jakaa tietyn aihealueen sisällöt esimerkiksi uudelle työntekijälle, lisäämällä henkilö ryhmän jäseneksi.

Luo uusi ryhmä valitsemalla Ryhmät-välilehdellä + Uusi ryhmä tai +Uusi valikosta Ryhmä

Täytä ryhmän tiedot ja lisää ryhmän jäsenet uuden ryhmän hallintasivulla.

Pääsy ryhmään -kentässä voit valita ryhmän yksityisyyden tason:

Luotettu hallinnoija -pääsyoikeuden saaneilla käyttäjillä on oikeudet päästä lukemaan ja hallinnoimaan kaikkia organisaation SignSpace-tilille tallennettuja tietoja.

Miten pääsen hallinnoimaan organisaation tietoja?

Pääsy kaikkiin organisaation tietoihin edellyttää erillisen luotettu hallinnoija -istunnon avaamista.

Napsauta luotettu hallinnoija -kuvaketta organisaatioluettelosta, jonka löydät sovellusikkunan vasemmasta yläkulmasta.

Pääkäyttäjät voivat kutsua uusia käyttäjiä organisaation tilille. Tämä tehdään Käyttäjien hallinta -sivulla. Pääset Käyttäjien hallinta -sivulle siirtymällä sivupalkissa olevaan tilivalikkoon ja napsauttamalla hammasrataskuvaketta (organisaatiosi tilitiedot näyttävän rivin oikeassa reunassa).

Vaihtoehtoisesti pääset organisaation asetuksiin hammasrataskuvakkeesta sivun oikeasta ylälaidasta.

Valitse sivupalkissa Käyttäjähallinta

Napsauta + Uusi käyttäjä -kohtaa.

Syötä kollegoidesi sähköpostiosoitteet, valitse käyttäjätyyppi ja napsauta Lähetä kutsu

Mikäli olet rekisteröinyt henkilökohtaisen tilin organisaatiosi sähköpostiosoitteella ja haluat liittää sen organisaatiosi tiliin, sinun tulee olla yhteydessä organisaatiosi SignSpace-pääkäyttäjään, joka voi kutsua sinut organisaation SignSpace-tilille.

Kun organisaation pääkäyttäjä on lisännyt sinut käyttäjäksi SignSpace-palveluun, saat kutsun sähköpostiisi. Kutsulinkin kautta sinut ohjataan kirjautumaan tilille ja hyväksymään liittymisesi organisaation tiliin.

Käyttäjät joille on myönnetty poisto-oikeudet, voivat poistaa omistamiaan sisältöjä organisaation tililtä. Luotetuilla hallinnoijilla on organisaatiotilin kattavat poisto-oikeudet. Voit poistaa sisältöjä, kuten allekirjoituspyyntöjä, keskusteluja, tehtäviä tai äänestyksiä. Näiden sisälle tallennettujen yksittäisten tietojen poistaminen ei ole tuettu.

Poistokäytännöt on kuvattu tarkemmin sivulla: Tietojen säilytys- ja poistokäytännöt

• Miten saan oikeuden poistaa tietoja?

• Miten poistan tietoja?

Miten saan oikeuden poistaa tietoja?

Jotta voit poistaa tietoja organisaation tililtä, sinulla tulee olla sekä omistajuus kyseiseen sisältöön että pääkäyttäjän myöntämä poisto-oikeus. Poikkeuksena , joilla on oikeus poistaa rajoituksetta mitä tahansa tietoa organisaation tililtä.

Omistajuuden tunnistaa -kuvakkeesta. Esimerkissä alla omistajina ovat Erika Holm, joka on luonut allekirjoituspyynnön sekä Helmi Simpukka. Omistajat voivat lisätä uusia omistajia / myöntää omistajuuksia tarvittaessa Jäsenet -välilehdellä.

Mikäli omistat sisältöjä, mutta et voi poistaa niitä niin siinä tapauksessa sinulla ei ole pääkäyttäjän myöntämiä poisto-oikeuksia.

Pääkäyttäjät myöntävät ja eväävät poisto-oikeuksia käyttäjänhallinnassa. Oletuksena poisto-oikeus on myönnetty ainostaan pääkäyttäjille ja luotetuille hallinnoijille.

Yksittäisen sisällön poisto

Voit poistaa yksittäisen sisällön valitsemalla työkalupalkista Tiedot ja klikkaamalla avautuvan sivupalkin alalaidasta Poista tämä sisältö

Mikäli haluat lähettää sähköpostilla ilmoituksen poistosta, voit valita ruksaamalla käyttäjät / ryhmät joille lähetetään ilmoitus poistosta kirjoittamallasi saatetekstillä.

Useiden sisältöjen poisto yhdellä kertaa

Voit poistaa useita sisältöjä kerralla lista­näkymissä.

Aloita klikkaamalla listan monivalintakuvaketta.

Valitse poistettavat sisällöt ruksaamalla ne ja napsauta Poista.

Näet yhteenvedon valituista sisällöistä ennen poiston vahvistamista.

Jos sinulla ei ole oikeuksia poistaa jotakin valittua sisältöä, ne näytetään erikseen poistoyhteenvedossa eikä niitä poisteta.

Poistetun sisällön palauttaminen

Poistettu sisältö näkyy omistajille 14 päivän ajan poistosta. Muilta käyttäjiltä sisältö poistuu välittömästi. Omistajat voivat palauttaa poistetun sisällön 14 päivän ajan poistosta valitsemalla Palauta sisältö.

Sisältöihin pääsyoikeuden omaaville käyttäjille näytetään poistotieto sovelluksen -näkymässä.

Metatietojen hierarkia-toiminto mahdollistaa monitasoisten metatietorakenteiden määrittelyn. Hierarkioiden avulla keräät metatietolistojen tiedot käyttäjiltä halutussa järjestyksessä, huomioiden listojen väliset riippuvuudet.

• Hierarkisen metatietorakenteen määrittely

• Hierarkian liittäminen metatietomalliin

• Metatietojen syöttö

Hierarkisen metatietorakenteen määrittely

Metatietorakenteet määritellään

Aloita luomalla hierarkian alemmat tasot. Näiden tasojen Kentän tyypiksi valitaan Luettelo ja Kentän arvot kohtaan listataan kaikki tämän hierarkisen tason arvot.

Esimerkissä hierarkia tason 2 metatiedot

Kun tarvittavat alempien tasojen luettelot on tehty, luo hierarkialle ylin taso. Tämän tason Kentän tyypiksi valitaan Hierarkia ja Kentän arvot kohtaan listataan ylimmän tason arvot. Seuraavaksi sinun tulee liittää alemman tason metatietoluettelot hierarkiaan. Tämä tehdään täyttämällä Hierarkia -kenttään luetteloiden nimet halutussa järjestyksessä.

Esimerkissä määritelty hierarkia on kaksitasoinen:

Palvelualue (ylätaso)

- Projekti (taso 2)

Viimeisessä vaiheessa tulee määritellä kenttien arvojen väliset suhteet. Tämä tehdään valitsemalla hierarkiaan liitetty lista, jonne määritellään kunkin luettelon arvon kohdalle sen suhde ylemmän tason arvoihin.

Hierarkian liittäminen metatietomalliin

Saat hierarkian käyttöön lisäämällä sen metatietomalliin kohdassa Kentän nimi.

Esimerkissä Palvelualue -hierarkia lisätään metatietomalliin Urakkasopimus

Metatietojen syöttö

Käyttäjiltä edellytetään hierarkian rakenteen mukaisessa järjestyksessä.

Esimerkissä Palvelualue-hierarkia on lisätty metatietomalliin Urakkasopimus. Käyttäjä valitsee ensin palvelualueen listalta ja tämän jälkeen yhden tähän palvelualueeseen liitetyistä projekteista.

Kun yrityksesi käyttää selainpohjaista järjestelmää ajolupalomakkeiden täyttämiseen, näiden sähköinen allekirjoittaminen voidaan toteuttaa helposti hyödyntäen SignSpace Easyn tarjoamaa kevyttä integraatiota ja lomaketoiminnallisuutta.

Allekirjoitusprosessin vaiheet

Allekirjoitusprosessin vaiheiden saumaton yhteensopivuus mahdollistaa ajolupien nopean käsittelyn. Kaikki tiedot tallentuvat sähköisesti ja allekirjoittajan henkilöllisyyden vahvistaminen lisää prosessin luotettavuutta. Henkilötietojen käsittely voidaan rajata tarvittaville henkilöille / ryhmille ja poistopolitiikka määritellä niin, että toiminta on tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaista.

Alla esitetty esimerkkiprosessi kattaa kaikki ajolupaprosessin vaiheet. SignSpace-palvelun joustavuus mahdollistaa ratkaisun räätälöinnin vastaamaan kunkin asiakkaan yksilöllisiä tarpeita.

1. Myyjä täyttää ajoluvan

Myyjä täyttää ajolupalomakkeen autoliikkeen järjestelmässä

2. SignSpace Easy -laajennuksen käyttö

• Myyjä avaa ajolupadokumentin Chrome-selaimessa.

• Klikkaa SignSpace Easy -laajennuksen kuvaketta.

• Järjestelmä lukee automaattisesti asiakkaan tiedot ajolupadokumentilta.

• Myyjä tarkistaa ja tarvittaessa muokkaa tietoja ja tallentaa allekirjoituspyynnön.

3. Myyjän allekirjoitus

• Myyjä ohjataan SignSpace-sovellukseen ja allekirjoittaa ajoluvan kevyellä tunnistautumisella.

• Tämän jälkeen hän voi tarvittaessa kopioida allekirjoituslinkin ja jakaa sen asiakkaalle esimerkiksi WhatsAppilla.

4. Asiakkaan allekirjoitus

• Asiakas avaa allekirjoituskutsun puhelimella tai tietokoneella.

• Tunnistautuu vahvasti pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

• Lukee ajoluvan, liittää ajokorttikuvan ja allekirjoittaa dokumentin.

• Allekirjoitettu ajolupa voidaan avata selaimeen tai tallentaa laitteelle.

5. Allekirjoitetun ajoluvan toimitus

• Asiakas voi ladata ajoluvan suojatusta linkistä tai se voidaan vaihtoehtoisesti lähettää sähköpostiin.

6. Tiedon palautus autoliikkeen järjestelmään

• Riippuen autoliikkeen järjestelmän kyvykkyyksistä vastaanottaa tietoa, SignSpace voi palauttaa autoliikkeen järjestelmään tietoja, kuten linkin allekirjoitettuun dokumenttiin ja merkinnän onnistuneesta allekirjoituksesta.

Automaatiot ja lisätoiminnot

• Tietoja voidaan lukea automaattisesti PDF-dokumentista ja tallentaa SignSpacen metatietoihin (esim. ajoluvan numero, rekisterinumero).

• Ajoluvat voidaan jakaa SignSpace-palvelussa määriteltyihin ryhmiin ja ohjausta näihin voidaan tarkentaa metatiedoilla.

• Ajoluvat voidaan arkistoida ulkoiseen järjestelmään kuten SharePointiin.

• Asiakas määrittelee ajoluville poistoajan, jonka jälkeen ne poistuvat SignSpace -järjestelmästä.

Tarvittavat edellytykset

• Autokaupan järjestelmässä lomakkeelle täytettävien allekirjoittajatietojen ja metatietojen tulee sijaita selaimeen avattavalla PDF-dokumentilla aina samoissa kohdissa.

• Chrome-selaimeen tulee asentaa SignSpace Easy -laajennus kullekin käyttäjälle.

• Henkilöiden jotka lähettävät ajolupia allekirjoitettavaksi, tulee olla yrityksen SignSpace-tilin käyttäjiä ja tunnistautua tilille kertaalleen vahvasti.

Vaihda organisaation kuvakkeen tilalle organisaatiosi logo, jotta muiden käyttäjien on helpompi tunnistaa organisaatiosi tili. Siirry sivupalkin yläosaan. Vie hiiren osoitin vakiokuvakkeen kohdalle. Näet katkoviivalla ympyröidyn alueen, jossa lukee Muokkaa. Napsauta ympyröityä aluetta.

Voit päivittää organisaatiosi logon avautuvassa apuikkunassa. Napsauta Vaihda kuva.

Valitse logo tietokoneeltasi ja lataa se palveluun. Näet päivitetyn logon. Jos se näkyy oikein, napsauta Tallenna kuva.

Apuikkuna sulkeutuu, ja organisaatiosi logo näkyy sivupalkissa. Kaikki organisaatiotilin käyttäjät näkevät logon samalla tavoin, mutta vain sinä ja muut hallinnoijat voitte vaihtaa sen.

Jos logon näyttäminen sähköposteissa on valittuna, niin logo näytetään sähköposti-ilmoitusten yläosassa.

SignSpace-alustan luotettavuuden varmistamiseksi sen käyttäjiä kannustetaan varmentamaan henkilöllisyytensä. Henkilöllisyytensä varmentaneiden käyttäjien nimen vieressä näkyy sininen merkki.

Merkki on harmaa, jos käyttäjä ei ole varmentanut henkilöllisyyttään.

Kun napsautat nimesi vieressä näkyvää harmaata merkkiä, voit varmentaa henkilöllisyytesi.

Vaihtoehto on valittavissa myös henkilökohtaisista asetuksistasi.

Varmenna henkilöllisyytesi -linkki johtaa ensin tälle sivulle.

Kun napsautat Varmenna henkilöllisyys -painiketta, pääset suorittamaan vahvan sähköisen tunnistautumisen Signicat-varmennuspalvelussa. Henkilöllisyys varmennetaan Suomen, Ruotsin, Norjan, Viron, Latvian tai Liettuan sähköisellä henkilöllisyystodistuksella. Henkilöllisyyden varmentaminen edellyttää pankkitunnuksia tai matkapuhelimessa olevaa sähköistä henkilöllisyystodistusta.

Kun palaat SignSpaceen vahvan sähköisen tunnistautumisen jälkeen, nimesi vieressä näkyvä kilpi on sininen.

Voit asettaa itsellesi poissaoloviestin. Viestin avulla voit kertoa muille poissaolostasi ja antaa toimintaohjeita esimerkiksi sijaisjärjestelyihin liittyen.

Poissaoloviestin asettaminen päälle

Voit asettaa poissaoloilmoituksen päälle henkilökohtaisten asetusten valikosta kohdasta Poissaoloviesti.

Voit kirjoittaa erilliset poissaoloviestit sisäisille ja ulkoisille käyttäjille.

Viestit saa julkaistua näkyviin POIS/PÄÄLLÄ-liukukytkimestä ja klikkaamalla Tallenna.

Poissaoloviestin kytkeminen pois päältä

Kun toinen tai molemmat poissaoloviesteistä on kytkettynä päälle, sinulle näytetään käyttöliittymän yläreunassa muistutus siitä että ilmoitus on asetettu päälle.

Voit koska tahansa kytkeä viestin pois päältä poissaoloviestin asetuksissa, jonka saa avattua henkilökohtaisten asetusten valikosta tai klikkaamalla muistutus-palkista löytyvää Asetukset-linkkiä.

Poissaoloviestin näkyminen muille käyttäjille

Sisäinen viesti näkyy ainoastaan oman organisaatiosi ja sen tytäryhtiöiden käyttäjille. Ulkoinen viesti näkyy organsaatiosi ulkopuolisille käyttäjille.

Poissaoloviestisi näytetään muille käyttäjille palvelun käyttöliittymässä silloin kun sinua ollaan lisäämässä allekirjoittajaksi tai muuksi vastaanottajaksi allekirjoituspyynnöllä.

Poissaoloviestisi tulee näkyviin myös osoittamalla kuvakettasi hiirellä.

Kun poissaoloilmoitus on päällä, kuvakkeen oikeassa alareunassa näytetään liilan värinen indikaattori.

Käyttäjänimen muutokset onnistuu lähettämällä tukipyynnön SignSpace-asiakaspalveluun.

Pyynnöltä tulee ilmetä seuraavat tiedot:

• SignSpace-tilin pääkäyttäjä on hyväksynyt muutoksen tai on sitä pyytänyt

• Henkilö jonka käyttäjätunnusta muutetaan on tietoinen muutoksesta tai on sitä pyytänyt

• Nykyinen ja uusi käyttäjätunnus

Helpoin tapa pyytää muutosta on tukipyynnön lähettäminen sähköpostilla ja lisäämällä viestin jakeluun pääkäyttäjän / henkilön jonka tunnus muuttuu.

Teemme meidän päässämme vielä sähköpostiosoitteeseen perustuvan henkilöllisyyden todennuksen SignSpace-tilin tietoja vasten ja soitamme käyttäjälle siinä tapauksessa että todennusta ei voi pelkän sähköpostiosoitteen perusteella tehdä.

Muutos saadaan välittömästi voimaan kunhan tarvittavat tiedot on kerätty ja henkilöllisyydet varmennettu.

Huom. Mikäli nimen lisäksi myös käyttäjätunnuksen domain muuttuu, niin tarvitsemme muutosta varten tietoturvasyistä vahvalla tunnistautumisella allekirjoitetun valtakirjan sekä pääkäyttäjältä että henkilöltä jonka käyttäjätunnusta muutetaan.

Jos haluat luoda äänestyspyynnön, napsauta + Uusi -painiketta ja valitse Äänestys.

Uusi äänestyspyyntö -lomake avautuu.

Näet valittuna olevan tilisi Tili-kentästä. Äänestyksen otsikkona käytetään Äänestyksen aihe -kentässä olevaa tekstiä. Tarvittaessa voit vaihtaa nimeä myöhemmin. Äänestettävänä oleva kysymys on pääasiallinen kysymys, joka näkyy äänestysnäkymässä äänestettävien vaihtoehtojen yläpuolella. Äänestettävät vaihtoehdot ovat äänestäjille tarjotut vaihtoehdot. Ne voivat sisältää sanoja, numeroita tai muita symboleja sen mukaan, mitä äänestyksessä tarvitaan. Äänestettäviä vaihtoehtoja lisätään napsauttamalla Enter-painiketta syöttökentän ollessa korostettuna tai napsauttamalla +-kuvaketta. Äänestettäviä vaihtoehtoja on oltava vähintään kaksi (esim. Kyllä/Ei). Äänestyksestä voi kuitenkin tarpeen mukaan luoda monitahoisemmankin.

Oletuksena äänestäjät voivat valita yhden vaihtoehdon. Jos haluat mahdollistaa useiden vaihtoehtojen äänestämisen, valitse

Organisaation rekisteröiminen SignSpaceen edellyttää, että sinulla on jo SignSpace-tili. Mikäli sinulla ei vielä ole tiliä, katso ohje

Kun olet luonut henkilökohtaisen tilin tai jos sinulla on jo henkilökohtainen tili, siirry sivupalkissa olevaan tilivalikkoon.

Valitse Liity / rekisteröi organisaatio

Täytä organisaation tiedot ja napsauta Etsi organisaatio

Saat vahvistuksen, että kyseistä organisaatiota ei ole vielä rekisteröity. Napsauta Rekisteröi organisaatio

Ilmoita sähköpostiosoite, jonka haluat liittää organisaatioon. Tätä sähköpostiosoitetta käytetään SignSpacen sähköposti-ilmoituksiin, jotka ilmoittavat esimerkiksi uusista allekirjoitustapahtumista.

Salasanan voi vaihtaa oikean yläkulman pudotusvalikosta kohdasta Omat tiedot -> Käyttäjän tiedot.

Jos salasana on unohtunut, sen voi tilata kirjautumisikkunasta kohdasta "Unohditko salasanasi?".

Kaupparekisteriin merkityt edustamisoikeudelliset henkilöt voivan valtuuttaa tarvittaville organisaatiotilin käyttäjille rajattoman pääsyoikeuden SignSpace-palveluun tallennettuihin organisaation tietoihin. Tätä pääsyoikeutta kutsutaan nimellä Luotettu hallinnoija.

Luotetulla hallinnoijalla on pääsy kaikkiin organisaation omistamiin sisältöihin ja hän voi lisätä ja poistaa käyttäjiltä näiden sisältöjen pääsyoikeuksia. Oletuksena kenelläkään organisaatiotilin käyttäjistä ei ole luotettu hallinnoija -oikeuksia. Henkilöstä, joka rekisteröi tilin, tulee tilin pääkäyttäjä. Pääkäyttäjä voi tehdä Luotettu hallinnoija -pääsyoikeutta koskevan uuden valtuutuspyynnön, jossa pyytää pääsyoikeutta itselleen tai toiselle organisaation käyttäjälle.

Ohjatun valtuuttamisprosessin avulla varmistetaan, että vain organisaation edustamisoikeudellisen henkilön valtuuttamilla käyttäjillä voi olla pääsyoikeus kaikkiin organisaation SignSpace-palveluun tallennettuihin tietoihin.

Miten Luotettu hallinnoija -pääsyoikeus valtuutetaan?

Sinulla tulee olla pääkäyttäjäoikeudet, jotta voit aloittaa valtuutusprosessin.

Napsauta +Uusi-valikosta Valtuutus, niin ponnahdusikkuna uuden valtuutuksen luomista varten avautuu.

Kaikki valtuutuspyynnön kentät on täytettävä.

Kun olet täyttänyt lomakkeen niin napsauta Lähetä hyväksyttäväksi. Valtuuttajalle (valtuuttajille) lähetetään kutsu allekirjoittamaan valtuutus sähköpostilla.

Valtuutuksen tilaa voi seurata SignSpace-palvelussa sitä varten luodulta valtuutuspyynnöltä.

Kun valtuuttajat ovat allekirjoittaneet valtuutuspyynnön, sen tilaksi muuttuu VARMENNETAAN ja se siirtyy SignSpace-tiimille varmennettavaksi. Kun valtuuttajan edustamisoikeus yhtiössä on todennettu, valtuutuspyynnön tilaksi muuttuu HYVÄKSYTTY ja hyväksynnästä kertova sähköposti-ilmoitus lähetetään pyynnön tekijälle, valtuuttajille ja valtuutetuille.

Mikäli todetaan että valtuuttajalla (valtuuttajilla) ei ole tarvittavaa edustamisoikeutta yhtiössä, valtuutuspyynnön tilaksi muuttuu HYLÄTTY ja pyynnön tekijälle ja allekirjoittajille lähetetään tästä sähköposti-ilmoitus.

Valtuutuspyynnön voi perua milloin tahansa valtuutuspyynnön oikeasta yläkulmasta löytyvästä valikosta.

SignSpace AcroForms-lomaketoiminnallisuuden avulla voit kerätä tiedot asiakirjaan sen laatijalta ja/tai allekirjoittajalta ennen allekirjoittamisvaihetta.

Mikä on AcroForm?

AcroForm on PDF-dokumenttiin sisältyvä lomake, joka tukee kenttätyyppejä kuten:

• Tekstikentät

• Valintaruudut

• Radiopainikkeet

• Pudotusvalikot ja listat

• Painikkeet

AcroForms toimii PDF-katseluohjelmissa (esim. Adobe Acrobat) ja voi sisältää JavaScriptiä laskentaa, validointia tai interaktiivisuutta varten. Lomake ja siihen syötetyt tiedot kulkevat yhdessä tiedostossa, ja lomake toimii myös offline-tilassa.

Milloin AcroFormia käytetään?

AcroForm sopii tilanteisiin, joissa halutaan:

• Kerätä tietoja ennen dokumentin allekirjoitusta

• Mahdollistaa lomakkeen täyttö joko sen tekijän, ensimmäisen allekirjoittajan tai näiden molempien toimesta

Lomakkeen lisääminen ja asetukset

Kun PDF-lomake lisätään Lomake / + Uusi lomake -toiminnolla, järjestelmä tunnistaa, sisältääkö tiedosto muokattavia kenttiä. Käyttäjälle näytetään valinta:

Mikäli haluat säilyttää alkuperäiset lomakekentät, niin valitse Jatka

Kuka voi täyttää lomakkeen?

Lomakkeen asetuksissa määritetään, kuka täyttää lomakkeen:

• Luoja tai omistaja: Lomake täytetään ennen allekirjoituspyynnön lähettämistä.

• Allekirjoittaja: Lomake täytetään allekirjoitusprosessin yhteydessä ensimmäisen allekirjoittajan toimesta.

• Molemmat: Lomake voidaan täyttää sekä luontivaiheessa että ensimmäisen allekirjoittajan toimesta. Valitse tällöin molemmat valintaruudut.

Allekirjoittajan näkymä

Kun lomake on asetettu täytettäväksi allekirjoittajalle, häntä pyydetään täyttämään vähintään pakolliset kentät:

Raportointi

voivat ladata CSV-raportin, joka sisältää lomakkeiden kenttätiedot kaikista allekirjoituspyynnöistä. Raportti on saatavilla vain Luotettu hallinnoija -istunnon aikana.

SignSpace Easy -laajennuksen avulla pdf-tiedostojen lähettäminen allekirjoitettavaksi ulkoisesta järjestelmästä onnistuu ilman teknistä integraatiota.

Voit käyttää ultrakevyttä allekirjoitustasoa silloin, kun kevyempi tunnistautuminen riittää ja haluat maksimoida allekirjoitusprosessin nopeuden sekä käyttömukavuuden. Ultrakevyt allekirjoitus täyttää eIDAS-asetuksen vaatimukset tavalliselle sähköiselle allekirjoitukselle (SES).

Lähetystavan valinta

Kun valitset allekirjoitustasoksi ultrakevyen, sinun tulee määrittää allekirjoituskutsun lähetystapa. Oletuksena lähetystavaksi on valittu puhelin. Voit kuitenkin vaihtaa sen sähköpostiksi tai valita molemmat vaihtoehdot. Tällöin vastaanottaja saa kutsulinkin sekä tekstiviestinä että sähköpostitse, ja voi itse valita, kumman kautta siirtyy allekirjoittamaan.

Puhelinnumeron syöttäminen

Jos valitset lähetystavaksi puhelimen, sinun tulee syöttää vastaanottajan matkapuhelinnumero kansainvälisessä muodossa. Numero kirjoitetaan maakoodin jälkeen ilman ensimmäistä nollaa (esimerkiksi +358 40 123 456). Vastaanottajan oletusmaakoodina käytetään organisaatiotilisi maa-asetusta, mutta voit vaihtaa sen tarvittaessa.

Tilaajavastuulaki velvoittaa tilaajan selvittämään, että hänen sopimuskumppaninsa täyttävät sopimuspuolina ja työnantajina lakisääteiset velvoitteensa. Tilaajavastuutiedot tulee tarkastaa ennen sopimuksen solmimista.

Lisäpalveluna tilattavan tarkastustoiminnallisuuden avulla voit helpottaa organisaatiossasi tilaajavastuutietojen tarkastamista tuomalla sen osaksi allekirjoitusprosessia. Lain edellyttämät tilaajavastuuraportit ja näiden lukukuittaukset tallentuvat SignSpace-palveluun. Sisäisten- ja viranomaistarkastusten edellyttämät tiedot on helposti saatavilla yhteenvetonäkymästä tarvittaessa.

• Tilaajavastuu-ominaisuuden käyttöönotto

• Luotettava Kumppani -tulkinta

Tilaajavastuu-ominaisuuden käyttöönotto

Saat tilaajavastuu-toiminnallisuudet käyttöösi ottamalla yhteyttä SignSpace-palvelun myyntiin. Voit kokeilla ominaisuutta 30 päivää, jonka aikana tilauksen voi irtisanoa maksutta. Mikäli ominaisuuden tilausta ei irtisanota kokeilujakson aikana, sen käyttö muuttuu maksulliseksi ja laskutetaan tilaussopimuksen mukaisesti.

Ominaisuus on saatavilla ainoastaan suomalaisille yrityksille.

Luotettava Kumppani -tulkinta

Tilaajavastuulain edellyttämät tiedot sisältävä Luotettava kumppani -tulkinta näytetään allekirjoittajan tiedoissa, silloin kun organisaatio on lisättynä allekirjoituspyynnölle. Tieto on saatavilla suomalaisista ja virolaisista organisaatioista.

Luotettava Kumppani -tulkinta näytetään maksutta kaikille palvelun käyttäjille riippumatta tilaustyypistä.

Kuvake näytetään kun organisaatio, jonka tilaajavastuutiedot eivät ole saatavilla löytyy kaupparekisterin yritystietojärjestelmästä (YTJ). Yritys voi liittyä Luotettava Kumppani -palveluun ja näin helpottaa tilaajaa lakivelvoitteiden noudattamisessa. .

Sopijaosapuolen lisääminen

Tilaajavastuutietojen tarkastus edellyttää sopijaosapuolen organisaation lisäämistä allekirjoittajan tietoihin uudella . Syötä organisaation nimi tai y-tunnus ja valitse Vahvista.

Mikäli syöttämäsi organisaatio löytyy SignSpace-palvelun käyttämistä tietolähteistä, Luottava Kumppani-tulkinta tai -kuvake näytetään symbolina allekirjoittajan organisaation kohdalla.

Mikäli syöttämääsi organisaatiota ei löydy tietolähteistä, kuvaketta ei näytetä. Myöskään oman organisaation tai tytäryhtiöiden kohdalla kuvaketta ei näytetä.

Tarkastusominaisuuden asettaminen päälle

Kun organisaatiosi on ottanut tilaajavastuutietojen tarkastusominaisuuden käyttöön, niin voit asettaa sen päälle allekirjoituspyyntölomakkeen alalaidasta löytyvästä tilaajavastuutarkastus-liukukytkimestä.

Huom! Organisaatiosi on saattanut määrittää oletusasetuksen siten, että se on aina kytkettynä päälle, mutta sen voi kytkeä pois päältä tai siten että sitä ei voi poistaa käytöstä.

Tarkastuksen käsittelyvaihtoehdot

Voit valita kahdesta käsittelyvaihtoehdosta: Tee tarkistus tai Ei sovelleta

Mikäli tilaajavastuutietojen tarkastusta ei edellytetä, valitse Ei sovelleta. Voit halutessasi jättää kommentin, joka näkyy oman organisaatiosi käyttäjille allekirjoituspyynnöllä.

Valitse Tee tarkastus kun tilaajavastuutiedot tulee tarkastaa.

Tarkastuksen suorittaminen

Tarkastusikkuna avautuu valitsemalla käsittelyvaihtoehdoista: Tee tarkastus

Mikäli Luotettava Kumppani -raportti on saatavilla kyseiselle organisaatiolle, raportti avautuu esikatseluikkunaan luettavaksi. Voit myös ladata raportin tietokoneellesi tarvittaessa valitsemalla Lataa.

Kun raportin tulkinta on Ok lisäselvityksiä ei edellytetä ja voit luettuasi raportin. Muistathan aina lukea raportin koko sisällön!

Kun raportin tulkinta on Huomioi , pyydä toimittajaltasi tarvittavat lisäselvitykset poikkeuksesta.

Mikäli raportin tulkinta on Selvitettävää tai Tietoja puuttuu , edellytetään .

Stop näytetään kun organisaatio ei täytä tilaajavastuulain vaatimuksia: organisaation kaupparekisteriotteella mainitulla vastuuhenkilöllä on liiketoimintakielto tai YTJ-tietojen perusteella organisaatio on lakkautettu, konkurssissa tai toiminta on päättynyt.

Käsittelytoimenpiteet

Kun sopijaosapuolen tilaajavastuutiedoissa on huomioitavaa, selvitettävää, tietoa puuttuu tai tietoa odotetaan tietolähteestä, tarvitaan joko lisäselvityksiä tai päivitettyä Luotettava Kumppani -raporttia.

Tarvittavat käsittelytoimenpiteet vaihtelevat tilanteesta riippuen.

Mikäli sinulla on kerättynä Luotettava Kumppani -raporttia täydentävät tilaajavastuuselvityksen edellyttämät asiakirjat, tai haluat jättää selvitykseen liittyviä kommentteja, voit

a) liittää tiedostoja tarkastusikkunan oikealla puolella olevaan Liitä tiedostoja - kenttään:

b) tallentaa allekirjoituspyynnön luonnoksena ja kerätä puuttuvat tiedot myöhemmin ja tallentaa ne allekirjoituspyynnöltä löytyvään Tilaajaavastuutarkastus -keskusteluun:

c) tai palata tarkastusikkunaan syöttämään tarvittavat tiedot.

Tilaajavastuutarkastukseen liittyvät kommentit näkyvät ainoastaan niille oman organisaatiosi henkilöille joille kyseinen allekirjoituspyyntö on jaettu sekä organisaatiosi Luotetuille Hallinnoijille.

Tarkastuksen asettaminen valmiiksi

Kun tarkastus on tilaajavastuulain edellyttämässä laajuudessa tehty, voit asettaa tarkastuksen valmiiksi klikkaamalla Olen tarkastanut, ... -valintaruutua ja valitsemalla Aseta valmiiksi.

Sopimuskumppanin kutsuminen Luottava Kumppani - palveluun

Kuvake näytetään silloin kun organisaation tilaajavastuutietoja ei voi tarkistaa, koska organisaatio ei ole mukana Luotettava Kumppani -palvelussa.

Tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden hoitaminen onnistuu helpoiten pyytämällä sopimuskumppania liittymään Luotettava Kumppani -palveluun.

Klikkaa Kutsu ... -nappia ja lähetä esitäytetty kutsu sopimuskumppanisi edustajalle sähköpostiin. Voit muokata saatetekstiä vapaasti ennen lähettämistä.

SignSpace ilmoittaa sinulle sähköpostilla kun sopimuskumppanisi Luotettava Kumppani -raportti on saatavilla ja voit edetä allekirjoittamaan sopimuksen.

Luotettava Kumppani-raportin liittäminen sopimukseen

Tarkastettu Luotettava Kumppani -raportti ja sen lukukuittaus tallennetaan aina organisaatiosi tilille osana tilaajavastuutarkastusta. Mikäli tämän lisäksi haluat liittää tilaajavastuuraportin osaksi allekirjoitettavaa sopimusta, valitse KYLLÄ kohdassa Liitetäänkö Luotettava kumppani -raportti osaksi allekirjoitettavaa sopimusta?

Kun KYLLÄ on valittuna, raportti tuodaan osaksi allekirjoitettavaa sopimusta.

Mikäli allekirjottavat sopimustiedostot ovat pdf-muotoisia, voit halutessasi yhdistää tiedostot yhdeksi tiedostoksi valitsemalla Yhdistä pdf-tiedostoja yhdeksi tiedostoksi.

Tilaajavastuuselvitysten seuranta

Voit seurata sopimuksille tehtyjä tilaajavastuuselvityksiä . Valitse Muokkaa sarakkeita ja klikkaa valintaruutuja niiden sarakkeiden kohdalta, jotka haluat esittää tiedostot-näkymässä. Valitsemasi sarake-asetukset eivät näy muille käyttäjille.

Huom! Tilaajavastuutarkastus-sarakkeet tulevat näkyviin kun organisaatiosi on ottanut käyttöön maksullisen tilaajavastuutietojen tarkastustoiminnallisuuden.

Valitsemasi sarakkeet esitetään Tiedostot-näkymässä. Hyödyntämällä esimääriteltyjä Tilaajavastuutarkastus -otsikon alta löytyviä suodattimia voit hakea listalle haluamasi sopimukset.

Organisaatioiden tilaajavastuutietojen valvonta

SignSpace-tarjoaa organisaatiotietojen vientitoiminnon Excel-tiedostoon. Tiedoston avulla sopimuskumppaneiden organisaatiotietojen tuonti onnistuu vaivattomasti esimerkiksi Vastuu Group Oy:n tarjoamaan .

Tietojen tallennus ja poisto

Allekirjoitettujen sopimusten tilaajavastuutiedot tallennetaan palveluun oletuksena 10-vuoden ajan. Tilaajavastuutiedot poistuvat palvelusta allekirjoitetun sopimuksen poiston yhteydessä.

Lomakkeiden avulla allekirjoituspyynnön tekijä voi täydentää vakiomuotoiseen sopimukseen tarvittavat tiedot ennen sen lähettämistä allekirjoitettavaksi. Lomakkeita voidaan käyttää myös siten, että allekirjoittajaa pyydetään täyttämään halutut kentät ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Kun ulkoisessa järjestelmässä laadittu lomakemallin mukainen sopimus liitetään allekirjoitusprosessiin SignSpace Easy -integraation kautta, sen sisältö luetaan automaattisesti lomakkeessa määriteltyjen kenttien perusteella ja tiedot esitäytetään allekirjoituspyynnölle. Allekirjoittajille asetetaan lomakkeelta tarvittavat tiedot, kuten sähköpostiosoite, nimi, henkilötunnus ja puhelinnumero.

Sopimuksen metatiedot voidaan lukea automaattisesti dokumentilta, ja näitä tietoja hyödyntää esimerkiksi ulkoiseen järjestelmään integroidussa automattisessa arkistoinnissa tai helpottamaan sopimusten löytymistä SignSpace-palvelusta.

Näin luot uuden lomakkeen

Avaa Lomakkeet-osio ylävalikon lomakekuvakkeesta .

Luo uusi lomake valitsemalla "+ Uusi lomake".

Aloita lataamalla pdf-tiedostomuotoinen lomakepohja, jota haluat käyttää sopimuksen pohjana.

Lomakkeen rakentaminen

Lomakkeen rakentaminen tapahtuu esikatselualueella vetämällä kenttiä oikeasta sivupalkista lomakkeeseen. Kenttiä voi siirtää ja muokata tarpeen mukaan.

Toimijat (Actors)

Seuraavaksi lisätään toimija lomakkeelle. Toimijat ovat osapuolia, jotka suorittavat toimintoja allekirjoitusprosessissa. Vaihtoehdot ovat:

• Tekijä (Creator)

• Allekirjoittaja (Signatory)

• Robotti (Robot)

Voit lisätä toimijoita klikkaamalla "Lisää toimija" -painiketta ja valitsemalla toimijan tyyppi pudotusvalikosta.

Taulukossa esitellään toimijat ja niiden tekemät toiminnot.

Robotti toimijana

Robotti asetetaan toimijaksi silloin kun käytössäsi on ja on tarvetta lukea allekirjoittajien tietoja ja / tai metatietoja ulkoisessa järjestelmässä täytetyltä lomakemallin mukaiselta pdf-dokumentilta.

Allekirjoittajatietojen lukeminen ja automaattinen täyttö

Kun toimintotyypiksi on valittu Lue allekirjoittajatiedot, robotti lukee määritellyistä pdf-tiedoston kohdista allekirjoittajan tiedot ja tuo ne automaattisesti allekirjoituspyynnölle allekirjoittajan tietoihin.

Valitse ensin mitä tietoja haluat tuoda allekirjoituspyynnölle:

• Sähköposti

• Henkilötunnus

• Nimi

• Puhelin

Raahaa sitten lomakepohjan päälle ilmestyneet kentät niihin kohtiin, joista robotti lukee tiedot.

Muut määrittelyt tehdään asetuksissa.

Metatietojen automaattinen lukeminen ja tallennus

Kun toimintotyypiksi on valittu Lue metatiedot, robotti lukee määritellyistä pdf-tiedoston kohdista kenttien tekstit ja tallentaa ne automaattisesti allekirjoituspyynnön metatietoihin.

Valitse valintalistalta metatietokentät, joihin haluat tallentaa tietoja ja aseta kentät lomakkeella niihin kohtiin joista tiedot luetaan.

Allekirjoittaja toimijana

Kun allekirjoittaja on asetettu toimijaksi, allekirjoittajaa pyydetään täyttämään lomakkeelle määritellyt tiedot ennen allekirjoitusta. Tietoja voi kerätä vain ensimmäiseltä allekirjoittajalta, sillä sopimukseen ei voi enää tehdä muutoksia kun allekirjoittaminen on aloitettu.

Kenttiä voi lisätä ja poistaa muokkaus (Edit) valikon kautta.

Tekijä toimijana

Tekijä asetetaan toimijaksi, kun halutaan kerätä tietoja allekirjoituspyynnön laatijalta ennen sopimuksen lähettämistä allekirjoitettavaksi. Tarvittavat kentät lisätään lomakkeelle ja sijoitetaan niihin kohtiin, joissa tiedot halutaan esittää dokumentissa.

Lomake on saatavilla allekirjoituspyynnön luontilomakkeella niille käyttäjille, joille se on jaettu.

Lomakkeen lisääminen allekirjoituspyynnölle

Voit lisätä lomakkeita uudelle allekirjoituspyynnölle tiedoston tavoin.

Klikkaa uudella allekirjoituspyynnöllä Lisää lomake ja valitse haluamasi lomake listalta:

Jos tietojen syöttöä kenttiin edellytetään, lomake avautuu tietojen syöttönäkymään.

Kaikki pakolliset (*) kentät on täytettävä ennen lähetyksen sallimista.

Lomaketiedoston päivitys

Kun lomakkeen pohjatiedoston sisältöön tulee muutoksia, se voidaan päivittää uuteen versioon valitsemalla Päivitä tiedosto.

Lomake mallipohjaan

Lomakkeita voidaan lisätä , kuten muitakin tiedostoja.

Fontin määrittely

Tekstityypin ja koon voi määritellä lomakkeen asetuksissa (kun ensimmäinen toimija lisätty). Asetus on voimassa kaikilla lomakkeen kentillä.

Kertakirjautuminen (Single Sign-On, SSO) mahdollistaa organisaation käyttäjien kirjautumisen SignSpace-palveluun ilman erillisiä tunnuksia. Käyttäjät voivat kirjautua organisaationsa identiteettipalvelun, kuten Microsoft Entra ID:n, avulla.

Miksi kertakirjautuminen kannattaa ottaa käyttöön?

• Käyttäjien ei tarvitse muistaa ja säilyttää erillisiä salasanoja SignSpace-palvelua varten, mikä parantaa organisaation suojaa salasanoihin liittyviä kyberhyökkäyksiä vastaan.

• Tietoturva paranee entisestään, mikäli kirjautumistunnusten yhteydessä käytetään monivaiheista tunnistautumista.

• Organisaatio voi hyödyntää keskitettyä käyttöoikeuksien- ja pääsynhallintaa Entra ID:n kautta.

SSO:n kustannukset

Kertakirjautumisen kustannukset määräytyvät käyttäjämäärän ja tarvittavan konfiguraation laajuuden mukaan.

SSO:n käyttöönotto

Integraation voi totettaa kahdessa eri laajuudessa:

1. mahdollistaa käyttäjien kirjautumisen SignSpace-palveluun SSO:n avulla. Uudet käyttäjät lisätään joko Entra ID:stä käsin tai vaihtoehtoisesti SignSpace-sovelluksen käyttäjähallintanäkymässä.

2. Jos organisaationne tarvitsee , integraatiota voidaan laajentaa siten että käyttäjien pääsyoikeuksia ja näiden muutoksia voidaan hallita suoraan Entra ID:stä.

Perustason SSO-konfiguraatio

Perustason konfiguraatio mahdollistaa kirjautumisen SignSpace-palveluun Entra ID -tunnuksilla.

Käyttäjät joilla on olemassaoleva SignSpace-tili ja SSO kytkettynä käyttöön Entra ID:ssä, ohjataan kertakirjautumaan. Uusi käyttäjä, joka lisätään organisaation identiteettipalvelusta käsin SignSpace-käyttäjäksi, ohjataan kertakirjautumaan kirjautumisikkunasta sähköpostiosoitteen syöttämisen jälkeen tai vaihtoehtoisesti hänelle toimitetusta SSO-kirjautumislinkistä: .

Ensikirjautumisen yhteydessä käyttäjälle luodaan SignSpace-tili. Mikäli käyttäjälle on asetettu käyttöoikeuksia, rooleja ja/tai pääsyoikeus useampaan organisaatioon Entra ID:ssä, niin tämä tieto välittyy ensikirjautumisen yhteydessä SignSpace-palveluun ja valitut asetukset astuvat voimaan. Tämän jälkeen käyttäjähallinta hoidetaan SignSpace-käyttöliittymän kautta, eli kertakirjautumisen jälkeen tehdyt muutokset käyttäjäasetuksiin Entra ID:ssä, eivät astu voimaan SignSpace-palvelussa.

Käyttäjä voidaan vaihtoehtoisesti myös kutsua SignSpace-palvelun kautta käyttäjäksi. Tällöin käyttäjä rekisteröi tilin sähköpostiin lähetettävästä linkistä ja kirjautuu palveluun käyttämällä kertakirjatumista, edellyttäen että kertakirjautuminen on asetettu päälle SignSpace-tilin käyttäjäasetuksissa ja käyttäjä on lisättynä SignSpace käyttäjäksi Entra ID:ssä.

Käyttäjähallinta Entra ID:n kautta

SignSpace tukee keskitettyä käyttäjähallintaa suoraan Entra ID:stä. Tämän käyttöönotto edellyttää, että käyttäjätiedot välitetään organisaationne identiteettipalvelusta SignSpaceen SSO-tokenin kautta ennalta määrätyssä muodossa.

Seuraavat toiminnot voidaan ottaa käyttöön:

• Uusien käyttäjien lisääminen suoraan organisaation identiteettipalvelusta

• Käyttäjäroolien, käyttöoikeuksien, organisaatioiden ja ryhmien määrittäminen suoraan identiteettipalvelusta

• Käyttäjäroolien ja käyttöoikeuksien muutokset organisaation identiteettipalvelusta

Ennakkovaatimukset

Organisaation tulee käyttää Entra ID -identiteettipalvelua (IdP), joka tukee standardia SSO-protokollaa. Integraation laajuudesta riippuen organisaation identiteetinhallintaan tarvitaan muutoksia, jotta tarvittavat tiedot voidaan välittää SignSpace-palveluun.

SSO:n käyttöönoton vaiheet

1. SignSpace-yhteyshenkilö toimittaa asiakkaalle Entity ID:n ja Reply URL:in, joita tarvitaan SAML.xml-tiedoston luomista varten.

2. Asiakas konfiguroi Entra ID:n - .

3. Asiakas lähettää Federation metadata XML SAML.xml -tiedoston tai linkin, josta uusin versio voidaan ladata, SignSpace-yhteyshenkilölle.

SSO:n toiminnallisuus

Tässä kappaleessa kuvataan yleisimmät kirjautumisprosessit.

Uuden käyttäjän lisääminen Entra ID:n kautta

Uusi käyttäjä lisätään Entra ID:n kautta SignSpace-organisaation käyttäjiin. Kun käyttäjä kirjautuu sisään ensimmäisen kerran SSO:lla, sisäänkirjautumisprosessissa käyttäjää pyydetään kirjautumaan Microsoft-tilin kautta, tarkistamaan kirjautumisessa käytetyt henkilötietonsa ja hyväksymään Palveluehdot ja Tietosuojakäytäntö.

Uusi käyttäjä kirjautuu palveluun ensimmäisen kerran linkin kautta: https://app.signspace.com/srv/login/sso

Mikäli käyttäjä ei ole vielä kirjautunut, hänet ohjataan kirjautumaan Microsoft-tilille.

Kirjautumisen jälkeen käyttäjä hyväksyy palveluehdot ja tietosuojaselosteen.

Käyttäjä ohjataan SignSpace-palveluun. Käyttäjälle on määritelty rooli ja myönnetty käyttöoikeudet SSO-tokenin sisältämien tietojen perusteella,

SSO-käyttäjä yrittää kirjautua käyttäjätunnuksella ja salasanalla

Käyttäjät joille SSO on aktivoitu käyttöön, eivät voi kirjautua käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tämä työnkulku esittelee prosessin, kun käyttäjä yrittää kirjautua sisään käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Käyttäjä yrittää kirjautua sisään sähköpostiosoitteella.

Käyttäjä ohjataan sivulle, joka ilmoittaa, että hänen organisaationsa on ottanut kertakirjautumisen käyttöön.

Käyttäjä ohjataan kertakirjautumissivulle.

Jos käyttäjä on jo kirjautunut Microsoft-tilille, hänet ohjataan suoraan SignSpace-palveluun.

Käyttäjä yrittää kirjautua sisään kertakirjautumissivulla käyttämällä sähköpostiosoitetta, jota ei ole linkitetty SSO:hon

Käyttäjälle ilmoitetaan, että sähköpostiosoite ei kelpaa kertakirjautumiseen, ja häntä kehotetaan tarkistamaan sähköpostiosoite tai kirjautumaan sisään käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Käyttöoikeuksien hallinta Entra ID:stä käsin

Mikäli käyttöoikeuksien hallinta Entra ID:stä käsin on otettu käyttöön, niin Entra ID -puolella tehdyt muutokset käyttöoikeuksiin astuvat voimaan käyttäjän seuraavan kirjautumisen yhteydessä.

Käyttäjän poisto Entra ID -puolelta

Entra ID:stä poistettu käyttäjä ei voi enää kirjautua sisään, mutta käyttäjän tililä ei poisteta SignSpacestä, sillä SignSpace-palveluun välittyy tietoa Entra ID:ssa tehdyistä muutoksista ainoastaan käyttäjän SSO-kirjautumistapahtuman yhteydessä.