Suojattu viestintä (turvaposti)

Keskustelutoiminnallisuuden avulla voit jakaa, vastaanottaa ja käsitellä sensitiivistä tai luottamuksellista tietoa tietoturvallisesti — ilman sähköpostin riskejä. Suojattu viestintä hyödyntää vahvaa tunnistautumista, suojattua yhteyttä ja selkeitä säilytysaikoja, jotka varmistavat, että tieto pysyy vain oikeiden henkilöiden käytettävissä ja poistuu kun sille ei ole enää tarvetta.

Mihin suojattua viestintää voi käyttää?

Keskusteluja voidaan hyödyntää turvapostina seuraaviin tarkoituksiin:

1. Tiedon kerääminen turvallisesti Luo vahvalla tunnistautumisella suojattu keskustelu ja lähetä kutsu vastaanottajalle, jolta tarvitset tietoja. Vastaanottaja tunnistautuu vahvasti ja voi toimittaa pyydetyt tiedot tai tiedostot turvallisesti keskustelun kautta.

2. Sensitiivisen tiedon lähettäminen Voit jakaa luottamuksellisia tiedostoja, kuvia tai muuta sisältöä keskustelun kautta ilman sähköpostin haavoittuvuuksia.

3. Luottamuksellisten keskustelujen käyminen Voit käydä keskusteluja, joissa käsitellään arkaluontoisia asioita tai yhteistyöprosessiin liittyviä luottamuksellisia tietoja. Kaikki viestit, liitteet ja kommentit säilyvät suojatussa näkymässä.

Näin luot suojatun keskustelun

1. Valitse + uusi -> Keskustelu

2. Lisää vastaanottajat

3. Aseta suojaustasoksi vahva tunnistautuminen

4. Luottamuksellisissa keskusteluissa valitse: Älä näytä keskusteluja sähköposti‑ilmoituksissa

5. Määritä säilytysaika keskustelulle

6. Kirjoita viesti ja tarvittaessa lisää liitteitä

7. Lähetä kutsulinkki vastaanottajille

Kutsun saaneet henkilöt voivat liittyä keskusteluun suoraan sähköpostilinkistä.

Vastaanottajan tulee vielä tunnistautua vahvasti ennen sisällön avaamista.

Onnistuneen tunnistautumisen jälkeen vastaanottaja pääsee avaamaan ja liittymään keskusteluun.

Jos kutsutulla henkilöllä on SignSpace‑tili, hänet ohjataan kirjautumaan tililleen ja tunnistautumaan vahvasti, mikäli vahvaa tunnistautumista ei ole aiemmin tehty tilille.

Huomioithan, että keskustelun luontilomakkeella lisätyn henkilön nimitietojen tulee täsmätä vahvan tunnistautumisen yhteydessä palautuviin nimitietoihin. Jos kutsulla on lisäksi määritetty syntymäaika, myös sen tulee vastata tunnistautumisessa saatuja tietoja.

Mikäli tiedot eivät täsmää, vastaanottaja ei voi liittyä keskusteluun. Tällöin kutsun lähettäjä voi korjata nimi- tai syntymäaikatiedot keskustelun Jäsenet‑valikon kautta ja lähettää kutsun uudelleen.

Näin keräät tietoja turvallisesti

Voit käyttää keskusteluja lomakkeen tai sähköpostin sijasta, kun sinun tarvitsee kerätä asiakkaalta tietoja tai dokumentteja.

Toimi näin:

1. Luo uusi keskustelu ja valitse suojaustasoksi vahva tunnistautuminen

2. Lähetä keskustelukutsu vastaanottajalle

3. Vastaanottaja avaa linkin ja tunnistautuu

4. Hän lataa tarvittavat tiedot tai dokumentit keskusteluun

5. Saat ilmoituksen, kun tiedot on toimitettu

Hyödyt:

• Kaikki tiedonsiirto tapahtuu vahvasti tunnistautuneena

• Vastaanottajan ei tarvitse rekisteröityä

• Toimitettu materiaali tallentuu yhteen turvalliseen paikkaan

Lähetä sensitiivistä dataa

Keskustelujen kautta voit lähettää esimerkiksi:

• henkilötietoja

• sopimusluonnoksia

• terveystietoja

• taloustietoa

• henkilöstöasioita

• muita luottamuksellisia dokumentteja

Keskustelu on suojattu pääsykoodilla tai vahvalla tunnistautumisella. Voit myös määrittää keskustelulle selkeän säilytysajan, jonka jälkeen se poistuu automaattisesti.

Käsittele luottamuksellisia asioita suojatussa keskusteluissa

Suojattu keskustelu sopii hyvin tilanteisiin, joissa useampi osapuoli osallistuu:

• luottamuksellisiin työryhmäkeskusteluihin

• neuvotteluihin

• sensitiivisten asioiden käsittelyyn

• asiakaskohtaamisiin

• vastuuhenkilöiden välisten asioiden koordinointiin

Kaikki viestit, kommentit ja liitteet näkyvät yhdessä selkeässä näkymässä, mikä tekee yhteistyöstä turvallista ja läpinäkyvää.

Suojaustaso ja tietoturva

• Keskustelut voidaan suojata joko pääsykoodilla (oletustaso) tai vahvalla tunnistautumisella (esim. pankkitunnukset tai mobiilivarmenne).

• Voit asettaa säilytysajan, jonka jälkeen keskustelu poistuu pysyvästi kaikilta osallistujilta.

• Toiminnallisuudet on tietoturvatestattu ulkopuolisella tietoturvapalvelulla ja todettu turvallisiksi.

• Kaikki tietoliikenne on salattua.

• Osallistuja ei voi nähdä muuta sisältöä kuin sen, mihin hänet on kutsuttu.

HUOM: Lähettäjäorganisaation Luotetut Hallinnoijat, jotka organisaation edustusoikeudellinen henkilö on valtuuttanut, voivat tarkastella kaikkia tilin sisältöjä, mukaan lukien keskustelut.

Vahva tunnistautuminen on lisämaksullinen ominaisuus. Käytöstä veloitetaan käyttöperusteisesti hinnaston mukaisesti.

Lisätietoja

Keskustelutoiminnallisuutta on käsitelty tarkemmin tällä ohjesivulla