Valmistele sopimus keskustelutoiminnoilla
TULOSSA MAALISKUUSSA 2026
Keskustelutoiminnallisuudet on uudistettu tukemaan entistä paremmin sopimusten allekirjoitusta edeltävää esikäsittelyä. Uudistusten myötä sopimusten valmistelu, kommentointi ja versioiden läpikäynti on sujuvaa ja tietoturvallista kaikille osapuolille. Keskusteluihin liittyminen ei edellytä SignSpace-tilin rekisteröimistä, joten ominaisuutta on helppo hyödyntää kaikkien sidosryhmien kanssa.
Keskustelut soveltuvat kaikkiin tilanteisiin, joissa keskeneräisiä sopimuksia tarkistetaan, kommentoidaan tai jaetaan ennen allekirjoitusvaihetta — aina kevyestä sisällöntarkastuksesta laajoihin sopimusneuvotteluihin.
Tärkeimmät ominaisuudet
Keskustelut viestiketjussa: selkeyttää tiedonvaihtoa ja nopeuttaa sopimusten esikäsittelyä.
Ei edellytä rekisteröitymistä: kutsutut voivat liittyä keskusteluun suoraan sähköpostilinkin kautta.
PDF-tiedostojen kommentointi: keskusteluun liitettyihin PDF-tiedostoihin voidaan kirjoittaa kommentteja.
Kohdennetut sähköposti-ilmoitukset: Lähettäjä voi valita viestikohtaisesti, kenelle sähköposti‑ilmoitus uudesta viestistä toimitetaan.
Siirtyminen allekirjoitusvaiheeseen dokumenteista: keskusteluun tallennetuista tiedostoista voi valita valmiit ja käynnistää uuden allekirjoituspyynnön.
Tietoturvallinen: keskustelut on aina suojattu vähintään pääsykoodilla ja voit lisäksi edellyttää vahvaa tunnistautuminen, jolla varmistat että ainoastaan nimeämäsi henkilöt pääsevät näkemään keskustelun.
Elinkaaren hallinta: Määritä kutsulinkkien voimassaolo ja keskustelun säilytysaika, jotta pääsyoikeudet ja aineisto poistuvat haluttuna ajankohtana.
Lue täältä, miten voit hyödyntää keskustelutoiminnallisuutta turvapostina — ja jakaa, vastaanottaa sekä käsitellä sensitiivistä tai luottamuksellista tietoa tietoturvallisesti.
Uuden keskustelun luominen
Näin luot uuden keskustelun:
Valitse ylävalikosta + Uusi → Keskustelu
Lisää osallistujat nimellä tai sähköpostiosoitteella.
Jos Vahva henkilöllisyyden varmennus on päällä, kullekin osallistujalle täytyy lisäksi täyttää Maa, Etunimi Sukunimi ja/tai Syntymäaika.
Kirjoita viesti. Tekstiä voi muokata työkalupalkista löytyvillä vaihtoehdoilla.
Lisää liitteet-osioon, jossa tiedostojen esittämisjärjestystä voi muokata.
PDF-tiedostojen kommentointi on oletuksena käytössä. Poista valinta, jos haluat estää kommentoinnin.
Tee tarvittavat muutokset keskustelun asetuksiin sivupalkista
Julkaise keskustelu valitsemalla Lähetä
Kun keskustelu on julkaistu, osallistujat vastaanottavat kutsun keskusteluun sähköpostilla.
Sivupalkin asetukset
Sivupalkissa hallitaan keskustelun perusasetuksia, suojausta ja elinkaarta.
Kutsun kieli
Sähköposti‑ilmoitukset lähetetään valitulla kielellä, ellei vastaanottaja ole rekisteröitynyt käyttäjä ja valinnut käyttöliittymäänsä toista kieltä. Kutsun voi lähettää suomeksi, englanniksi tai ruotsiksi.
Turvallisuusasetukset
Turvallisuusasetuksissa määritellään suojauksen taso.
Oletuksena jokaisen keskusteluun osallistuvan tulee joko kirjautua omalle SignSpace-tililleen tai todentaa henkilöllisyytensä kuusinumeroisella pääsykoodilla, joka lähetetään sähköpostiin kunkin keskusteluun liittymisen yhteydessä.
Vahva tunnistautuminen vaaditaan: Voit tiukentaa tietoturvaa ottamalla vahvan tunnistautumisen käyttöön. Tällöin jokaisen osallistujan on todistettava henkilöllisyytensä vahvasti. Asetuksen ollessa päällä Etunimi Sukunimi ja/tai Syntymäaika on pakollinen tieto jokaiselle osallistujalle. Näitä tietoja verrataan tunnistautumisen yhteydessä palautuviin henkilötietoihin, ja pääsy myönnetään ainoastaan, jos tiedot täsmäävät. Suojaustaso on korkeimmillaan, kun osallistujille syötetään sekä nimi että syntymäaika.
Vahva tunnistautuminen on lisämaksullinen ominaisuus. Käytöstä veloitetaan käyttöperusteisesti hinnaston mukaisesti.
Mikäli et halua, että keskustelujen sisältöjä näytetään sähköposti‑ilmoituksissa, voit ottaa käyttöön asetuksen Älä näytä keskusteluja sähköposti-ilmoituksissa.
Mikäli keskustelu sisältää ryhmiä, vahvaa tunnistautumista ei voi ottaa käyttöön. Jos vahvan tunnistautumisen käyttöönotto on välttämätöntä, kaikki ryhmät tulee poistaa ennen asetuksen muuttamista. Tämän jälkeen voit kutsua tarvittavat ryhmien jäsenet uudestaan keskusteluun yksittäisinä henkilöinä.
Pääsyoikeudet
Oletuksena muut osallistujat eivät voi lisätä uusia käyttäjiä keskusteluun. He voivat kuitenkin ehdottaa uusia henkilöitä lisättäväksi, jolloin saat tästä ilmoituksen ja voit joko hyväksyä tai hylätä ehdotetun pääsyn.
Voit halutessasi sallia, että muut osallistujat kutsuvat suoraan uusia käyttäjiä joko omasta organisaatiostasi ja/tai sen ulkopuolelta.
Kutsulinkin voimassaolo
Sähköpostikutsulinkki on oletuksena voimassa kuukauden kutsun lähettämisestä. Voimassaoloaikaa voi tarvittaessa muuttaa lyhyemmäksi tai pidemmäksi.
Jokaisessa lähetetyssä sähköposti‑ilmoituksessa oleva linkki on voimassa sähköpostin lähetyspäivästä alkaen sen ajan, joka on määritelty keskustelun kutsulinkin voimassaolo ‑asetuksessa.
Säilytys
Keskustelu poistetaan automaattisesti, kun sen säilytysaika päättyy. Oletussäilytysaika määräytyy organisaatiosi asetusten mukaisesti. Mikäli sinulle on myönnetty tarvittavat oikeudet pääkäyttäjän toimesta, voit muuttaa keskustelun säilytysasetusta.
Julkaistu keskustelu
Julkaistu keskustelu kokoaa kaiken viestinnän, tiedostot ja kommentit yhteen selkeään näkymään. Viestiketjumainen rakenne tekee yhteistyöstä sujuvaa, ja kaikki osallistujat pysyvät ajan tasalla keskustelun sisällöstä ja sen muutoksista.
Tiedostojen liittäminen ja käsittely
Kaikki osallistujat voivat jakaa tiedostoja liittämällä niitä viesteihin. Jos jaat useita tiedostoja kerralla, voit valita, haluatko muodostaa niistä tiedostopaketin vai pitää ne erillisinä tiedostoina. Tiedostopaketti näkyy muille osallistujille yhtenä kokonaisuutena, kun taas erilliset tiedostot esitetään yksitellen. Tiedostopakettien etuna on helpompi käsiteltävyys ja parempi luettavuus erityisesti silloin, kun sopimuksessa on paljon liitteitä.
Voit halutessasi muuttaa tiedostojen esitysjärjestystä esikatselunäkymän Yhteenveto-välilehdellä. Samassa näkymässä on mahdollista myös muokata tiedostonimiä.
Sivupalkin Liitteet-osiossa näytetään kaikki keskustelussa jaetut dokumentit kronologisessa järjestyksessä.
Dokumenttien lähettäminen allekirjoitettavaksi
Voit valita haluamasi tiedostot valintaruudun avulla ja sen jälkeen joko ladata valitut tiedostot tai lähettää ne suoraan allekirjoitettavaksi.
Yllä olevassa esimerkissä valittu “Sopimus alihankinta” lähetetään allekirjoitettavaksi valitsemalla valikosta Lähetä allekirjoitettavaksi. Tämän jälkeen järjestelmä luo uuden allekirjoituslomakkeen, jonka voit täyttää ja lähettää vastaanottajille.
Tiedostojen kommentointi
Osallistujat voivat jättää kommentteja PDF-muotoisiin dokumentteihin. Kommentointi tapahtuu tiedoston esikatselunäkymässä.
Kommentti‑kuvake näyttää, jos tiedostossa on kommentteja. Jokaisesta kommentista lisätään myös ilmoitus keskusteluketjuun.
Vastaaminen
Voit kirjoittaa uuden viestin keskusteluketjuun klikkaamalla sivun alalaidassa olevaa tekstikenttää. Kun alat kirjoittaa, tekstikentän yläpuolelle avautuva työkalupalkki mahdollistaa tekstin muotoilun, tehtävien luomisen, keskusteluun osallistuvien henkilöiden @maininnan sekä tiedostojen liittämisen.
Näet samalla, kenelle sähköposti-ilmoitus lähtee oletuksena.
Sähköpostilähetyslistalle lisätään automaattisesti viime aikoina keskusteluun osallistuneet sekä keskustelun luoja. Voit poistaa vastaanottajia x-painikkeella tai lisätä uusia kirjoittamalla nimen kenttään, klikkaamalla kirjekuori‑ikonia tai valitsemalla kaikki vastaanottajiksi “Ilmoita kaikille” ‑kuvakkeesta.
Uusien jäsenten lisääminen keskusteluun ei ole mahdollista vastaamisen yhteydessä.
Omistajat ja luotetut hallinnoijat voivat lisätä uusia osallistujia Jäsenet-ikkunassa.
Liittyminen keskusteluun ilman SignSpace-tiliä
Osallistujat saavat sähköpostiinsa kutsun, jonka linkkiä klikkaamalla he voivat liittyä keskusteluun. Jos käyttäjällä ei ole SignSpace‑tiliä, linkki ohjaa hänet tunnistautumaan joko pääsykoodilla tai vahvalla tunnistautumisella, riippuen lähettäjän määrittämistä suojausasetuksista.
Rekisteröimättömät käyttäjät tunnistautuvat vahvasti jokaiseen istuntoon. Istunto on voimassa 30 minuuttia kerrallaan. Jos istunto ei ole vielä vanhentunut, sen voimassaoloa voidaan jatkaa aina uudella 30 minuutin jaksolla. Käyttäjälle näytetään pidennyspyyntö viisi minuuttia ennen istunnon vanhenemista.
Osallistujien lisääminen ja poisto
Keskustelun osallistujista saa selkeän yleiskuvan sivun yläreunassa näkyvästä osallistujaluettelosta. Keskustelun luoja
, muut nimetyt omistajat
sekä luotetut hallinnoijat voivat lisätä tai poistaa osallistujia valitsemalla ylävalikosta Jäsenet‑toiminnon.
Mikäli keskustelu on suojattu vahvalla tunnistautumisella, omistajat näkevät osallistujaluettelossa osallistujien etu‑ ja sukunimen sekä syntymäajan. Näitä tietoja voidaan tarvittaessa muokata esimerkiksi virheiden korjaamiseksi tai uusia osallistujia lisättäessä. Poikkeuksena ovat käyttäjät, joilla on rekisteröity SignSpace‑tili: heidän nimensä tulee suoraan tilitiedoista eikä ole muokattavissa, jolloin kynä‑ikoni ei ole näkyvissä.
Last updated